- •Делопроизводство. Подготовка служебных документов
- •Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия
- •1.1. Понятие о документообороте предприятия
- •1.2. Особенности организации работы с входящими документами
- •1.3. Особенности организации работы с исходящими документами
- •1.4. Особенности организации работы с внутренними документами
- •1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению
- •Глава 2. Унификация текстов служебных документов
- •2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов
- •2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов
- •2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)
- •2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.6. Приказ. Распоряжение
- •2.2.7. Протокол
- •2.2.9. Доверенность
- •2.2.10. Справка*(42)
- •Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями госТа р6.30-2003
- •3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика госТа р6.30-2003
- •3.2. Требования к реквизитам служебных документов
- •Основные требования к оформлению реквизитов документов
- •3.3. Требования к бланкам служебных документов
- •Глава 4. Правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора
- •4.1. Правовой статус трудового договора
- •4.2. Порядок заключения трудового договора
- •4.3. Порядок изменения условий действующего трудового договора
- •4.4. Порядок и случаи прекращения действия трудового договора
- •Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек
- •5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек*(91)
- •5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией
- •5.2.1. Оформление трудовой книжки
- •Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении
- •Перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора
- •Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений
- •5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе
- •5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней
- •5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
- •Примерная форма доверенности на продажу дома Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение заработной платы Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение свидетельства о праве на наследство Доверенность
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в архиве предприятия
- •Справка
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов другого предприятия, хранящихся в архиве
- •Справка
- •Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов*(123)
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению*(124)
- •Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*(125)
- •Перечень типовых сроков исполнения документов*(126)
- •Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях*(127)
- •Стандартизованные термины с определениями*(128) Список литературы
1.3. Особенности организации работы с исходящими документами
Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:
а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;
б) регистрацию документов;
в) подготовку документов к отправке;
г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;
д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;
е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.
Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.
Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).
Это означает, что исходящий документ должен:
а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе*(6);
г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;
е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).
Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа "Исходящий N__" и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.
Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает*(7):
- проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;
- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;
- вложение документов в конверты (упаковки);
- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.
Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.