Оформление диаграмм: выделение данных, добавление текстовых полей и их оформление

Если вы хотите выделить на диаграмме отдельный элемент, вы можете это сделать, внося в диаграмму дополнительные линии, стрелки и выделяя элементы диаграммы различными цветами.

Маркеры отдельных данных можно выделить стрелкой или линией. В диаграмму можно вносить текстовые толя, менять шрифт и другие параметры уже имеющихся текстовых фрагментов.

Чтобы добавить к диаграмме стрелки и линии надо воспользоваться кнопкой Рисование на стандартной панели инструментов, при этом внизу, экрана появляется Панель рисования с кнопками Стрелка, Добавить текстовое поле и так далее.

Рисуя стрелки, следите за тем, чтобы их построение велось в том направлении, куда указывает стрелка, то есть от «хвоста» к «голове».

Нарисовав стрелку, желательно пояснить, на что она указывает. Для этого на диаграмме и надо разместить текстовое поле соответствующей кнопкой на панели Рисование. Добавив к диаграмме текстовое поле, его всегда можно форматировать: шрифт, выравнивание, цвет и так далее.

Текст в текстовом поле можно форматировать, как и текст в таблице. Можно форматировать сразу весь текст или отдельные элементы надписи. Для изменения формата всей надписи надо выделить текстовое поле и дважды щелкнуть на его границе левой кнопкой мыши. Откроется окно Формат надписи, где, выбирая нужные вкладки можно менять текст по своему усмотрению: менять начертание шрифта, цвет шрифта, добавлять и удалять лишние рамки и так далее.

Если вас не устраивает цветовая гамма на вашей диаграмме, то цвета любых элементов диаграммы (сетки, фона легенды, рамок, текста, маркеров рядов данных) можно легко менять с помощью кнопки Цвета фона на панели инструментов Форматирование или соответствующей команды из контекстного меню или при помощи команд меню Формат.

Следует обратить внимание на то, что форматирование различных элементов очень удобно выполнять через контекстное меню. Имя команды форматирования в контекстном меню всегда зависит от выбранного объекта и может иметь разные названия: Формат надписи, Формат рядов данных, Формат линий сетки и так далее.

Подготовка документа Excel к печати

При подготовке документа к печати, необходимо использовать функцию предварительного просмотра документа на экране. Для этого удобнее всего пользоваться кнопкой: Предварительный просмотр на панели инструментов.

На экране лист отобразится таким, каким он будет выглядеть после печати. И если вас что-то не устраивает, в ваш документ можно внести поправки.

• Чтобы напечатать всю книгу, а не только текущий лист, установите в окне диалога Печать переключатель Всю книгу.

• Для печати конкретных листов перед выбором команды Печать в меню Файл выделите их как группу. Затем установите в окне диалога Печать переключатель Выделенные листы.

• Чтобы вывести на принтер лишь часть листа, сначала выделите то, что вы хотите напечатать, а затем установите переключатель Выделенный диапазон в окне диалога Печать.

• Чтобы напечатать только конкретный диапазон страниц, введите в полях С и ПО номера начальной и конечной страниц.

• Если вам нужно получить несколько копий, введите нужное значение в поле Число копий окна диалога Печать.

Иногда данные на рабочих листах могут не уместится на одной странице, в этом случае документ следует разбить на 2 страницы. Это можно сделать с помощью команды Параметры страницы из меню Файл.

Выбрав вкладку Страница, можно выбрать нужную вам ориентацию страницы (книжная или альбомная), в группе, Масштаб выбрать Размещение не более чем на одной или более страницах в ширину и высоту. Установить 100% от натуральной величины (или больше, или меньше).

На вкладке Поле задать поля на листе: верхнее, нижнее, правое и левое, и выбрать Центрирование документа на странице горизонтальное или вертикальное.

Задав все эти параметры, опять надо сделать предварительный просмотр документа и если надо, внести еще изменения, чтобы придать документу удобочитаемый вид (может изменить ширину столбцов, размещение заголовков и. т. д.)

Если вы печатаете рабочий лист на нескольких страницах, то бывает необходимо чтобы слева или сверху на каждой странице находились заголовки строк и столбцов. Повторяющиеся названия строк или столбцов можно добавить командой Параметры страницы в меню Файл на вкладке Лист в группе Печать на каждой странице, выбрав поля сквозные строки или сквозные столбцы ($C:$C).

При печати больших документов разбиение на страницы происходит автоматически по ближайшим к полям ячейкам. Это может оказаться несоответствующим вашему замыслу. Тогда вы можете задать разбиение на страницы сами принудительно. Для этого нужно выделить строку, на которой должна кончаться страница, и в меню Вставка выбрать команд. Разрыв страницы. Чтобы удалить разрыв страницы, надо выбрать команду Удалить разрыв страницы из меню Вставка.

Если документ занимает больше одной страницы в ширину, то печать такого документа автоматически производится сначала сверху вниз, а затем печатается правую часть документа. Изменить этот порядок можно на вкладке Лист в меню Параметры страницы.

Разбить рабочий лист на страницы можно и по вертикали. Для этого надо выделить столбец, слева от которого будет проходить граница страницы, и в меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы.