Тема 3. Процессный подход к управлению.

Управление часто представляют как процесс. При этом процесс управления определяется как упорядочение системы. Процесс управляются – это деятельность объединенных в определенную структуру субъектов управления, направленная на достижение поставленных целей управления путем реализации определенных функций и применения соответствующих методов и принципов управления. Процессный подход был впервые предложен приверженцем школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера.

Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные.

Управленческая функция представляет собой процесс, потому что состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций. Функция, в переводе с латинского, означает деятельность.

ФУНКЦИЯ управления – это вид деятельности, основанный на разделении и кооперации управленческого труда и характеризующийся определённой однородностью, работа по достижению цели с помощью других – это серия непрерывных взаимосвязанных действий. Функции, выделяемые по этапам управления, принято называть общими. К общим функциям относятся организация, распорядительство, согласования и контроль. Функции и их названия претерпели определённые изменения.

Любой процесс управления, любая специальная функция осуществляется на основе общих функций. Рассмотрим последовательно сущность каждой из общих функций как этапов процесса управления.

Анри Файоль, которому предписывают первоначальную разработку этой концепции, считая, что существуют пять исходных функций. По его словам управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать. Другие авторы разработали иные перечни функций. Обзор современной литературы позволяет выявить следующие функции – планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок. Объединение существенных видов управленческой деятельности в небольшое число категорий, которые в настоящее время общепринято считать применимыми ко всем организациям состоит из четырёх функций:

• планирование;

• организация;

• мотивация;

• контроль.

Эти четыре первичные функции управления объединены связывающими процессами коммуникации и принятия решений. Руководство просматривается как самостоятельная деятельность. Оно предполагает возможность влияния на отдельных работников и их группы таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что крайне существенно для успеха организации. Все эти категории рассматриваются в отдельности.

Процесс управления представляет собой взаимосвязанную совокупность следующих составных частей или этапов управления, их согласование обеспечивается функцией координацией:

Координация

Планирование Организация Мотивация Контроль

Цель системы управления достигается через функциональные процессы прямой связи – прогнозирование, моделирование, нормирование, планирование, организацию, которые должны протекать во взаимосвязи с процессами организованности, развития и совершенствования, и через функции обратной связи – учёт, анализ, контроль, регулирование.

В любом производственном организме для того, что бы он существовал как единое целое, управлением призвано выполнять некоторые общие функции.

Логичен вопрос: что означает термин общие функции?

Нередко используются термин общие в смысле общие всем, одинаковые для всех . Отсюда можно сделать вывод, на этот счет, вывод: все руководители управляли совместно трудом подчиненных им людей, всегда, на всех уровнях выполняют (хуже или лучше) общие т. е. принципиально одинаковые отношению к своим подчиненным функции. Так, функции, которые, скажем, выполняет дирижер предприятия по отношению к руководимому им коллективом всего этого предприятия, и функции, которые выполняет начальник одного из цехов этого же предприятия по отношению к коллективу одного только своего цеха, одинаковы.

Планирование – основополагающая функция управления, определяет цели функционирования системы и способы их достижения.

Стратегическое прогнозирование, сущность которого состоит в научно обоснованном предвидении развития. Прогнозы носят вероятностный характер. Однако сформированные на основе современных научных методов прогнозы являются достаточно надежной базой планирования.

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организаций в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов и служб. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимых для достижения поставленных целей. Соответственно планирование как процесс включает:

• установление целей и задач (с содержанием этой части процесса мы познакомились); разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

• определение необходимых ресурсов их распределение по целям и задачам;

• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

Планы – это не директоры, которым надо жестко следовать, а индикаторы, показывающие эффективные пути решения целей и задач организации в конкретной ситуации ее развития.

Функция организовывания создает реальные условия для достижения запланированных целей.

Организовывания - функция управления, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение работы всем необходимым – персоналом, материалами, оборудованием, помещениями, денежными средствами и т. п. Организовывание включает разделение на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ. Нередко это связано с перестройкой структуры организации и ее системы управления для повышения их гибкости и приспособляемости к требованиям рыночной экономики. В структуру вводятся новые звенья, в том числе связанные с необходимостью изучения рынка, и разработкой стратегии организации.

Для многих организаций (прежде всего, государственных) это новая задача, так как в прежних условиях хозяйствование использовались типовые структуры управления, разрабатываемые централизованно для различных отраслей и под отраслей. Они были жестко привязаны к штатному расписанию, поэтому предприятия не стремились к их изменению, опасаясь сокращения штатов.

В настоящее время организации формируют структуру управления в соответствии с собственными потребностями. В результате наметилась тенденция к отходу от функционального принципа построения структур, к сокращению так называемой вертикали (иерархии) управления, к делегированию полномочий сверху в низ.

Вторая, не менее важная задача функции организовывание – создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, единым для всех работников ценностям. Культура это сложившаяся в организации система ценностей, убеждений, образов и норм поведения, проявляющихся в отношениях между работающим, с организацией и с внешней средой. Здесь главное – это работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления, поддержка работников предпринимательского склада, проявляющих способность к творчеству и нововведениям, умеющих брать на себя риск и ответственность за решение проблем предприятия.

Мотивация – это деятельность, имеющая целью активизировать трудовой коллектив и каждого работающего в организации и побудить их эффективно трудится для выполнения целей, сформулированных в планах. В процессе мотивации:

• устанавливаются или оцениваются неудовлетворенные потребности;

• формулируется цели, направленные на удовлетворение на удовлетворение потребностей;

• определяются действия, необходимые для удовлетворения потребностей.

Действия по мотивам включают экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. Современные менеджеры внимательно относятся к таким факторам, как удовлетворение:

А) Социальными потребностями:

• работа должна способствовать общению;

• коллегиальность в работе;

• периодическое совещание;

• сохранение не формальных групп, если они не наносят вреда;

• социальная активизация вне рамок организации.

Б) Потребности в уважении:

• содержательная работа;

• положительная обратная связь с результатом работы;

• оценка и поощрение результатов работы подчиненных;

• привлекать подчиненных к формулировке целей и выработки решений;

• дополнительные права и полномочия подчиненных;

• продвижение по служебной лестнице;

• обучение и переподготовка кадров.

В) Потребность в самовыражении:

• выполнение подчиненными сложной и важной работы;

• поощрение у подчиненных творческих способностей;

Одним из важных условий достижения целей системы удовлетворения результатами работы является обеспечение заинтересованности всех участников процесса управления в эффективности их действий.

Контроль – это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организаций. В ней выделяют два главных направления:

• контроль за выполнением работы, намеченных планов;

• принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.

Главным инструментом выполнения этой функции – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи.

По результатам контроля производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и стандартов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и современным, иметь стратегическую направленность и ориентироваться на результаты. В современных условиях организаций стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям и это создает условия для существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В итоге контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организации своих целей. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления заставлял бы функционировать организацию в соответствии с планом.

Для того чтобы контроль мог выполнить свою задачу он должен обладать несколькими свойствами: своевременность, гибкость и простотой.

Координация – это функция, обеспечивающая бесперебойность и непрерывность процесса управления. Главная задача координации – достижение согласованность в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Для ее выполнения могут использоваться:

• документальные источники (отчеты, доклады записки, аналитические материалы);

• результаты обсуждений возникающих проблем (на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.п.).

Большую роль играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ, устанавливать взаимодействие между подсистемами, осуществлять маневрирование ресурсами и согласовывать все стадии процесса управления.

В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост числа неформальных связей, обеспечивающих горизонтальную координацию работ. Одновременно сокращается необходимость в координации, если структуры управления становятся «плоскими».

Основные принципы общих функций управления.

Принципы	Содержание
Централизация.	Решения, относящиеся к разработке политики – целей и стратегий фирмы в целом.
Децентрализация	Решение , относящиеся к оперативному управлению передачи прав принятия решений низовому оперативно -хозяйственному звену. Это определяет высокую степень координации деятельности на всех уровнях управления.
Коллегиальность	Выработка коллективного решения на основе личных руководителей разного уровня повышает объективность принимаемых решений их обоснованность. Процесс принятия происходит медленнее, чем индивидуальных. Роль руководителя сводится к подготовке принятия решения.
''Единая команда''	Сочетание прав, обязанностей и ответственности. Менеджеры осуществляют свои связи на один уровень вверх или вниз от своего уровня. Менеджер несет полную ответственность за возложенные на него задачи и выполняет определенные функции. Отрицательным моментом является то, что руководитель может оказаться изолированным от среды своей ответственности, т. к. его непосредственные подчиненные могут препятствовать его личным и прямым контактам с низовыми звеньями управленческой структуры.
Демократизация управления.	Основано на корпоративной организации собственности, когда денежные средства многих людей, вложенные в акции, поставленные под единое административное управление.