Тема 2. Регистрация документов: принципы и правила организации

Цель занятия: изучение организации и технологии регистрации управленческих документов в традиционных и автоматизированных системах.

Изучение автоматизированной системы регистрации проходит в компьютерном классе на примере системы управления документами «Effect Office».

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:

• знать нормативные требования к организации регистрации документов;

• уметь обосновать предложения по организации регистрации в конкретном учреждении;

• иметь навыки заполнения регистрационных форм.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить требования нормативно-методических документов к регистрации и построению информационно-справочного аппарата. Обратить внимание на состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных баз данных.

2. Составить сравнительную характеристику форм регистрации документов, выделив преимущества и недостатки (письменно)

3. Зарегистрировать в журнале, на карточках и в автоматизированной форме предложенные документы. Обратить особое внимание на регистрацию инициативных и ответных писем

4. Разработать и обосновать предложения по организации регистрации для конкретной организации

Вопросы для обсуждения на семинарском занятии

1. Регистрация документов: принципы организации

2. Сравнительная характеристика форм регистрации.

Тема 3. Формирование информационно-поисковой системы по документам организации

Цель занятия: изучение организации ведения ИПС в традиционных и автоматизированных системах.

В результате выполнения заданий практического занятия

студенты должны:

• знать нормативные требования к организации ИПС;

• уметь обосновать предложения по организации ИПС в конкретном учреждении;

• иметь навыки создания ИПС.

Задания для самостоятельной работы

1.Изучить требования нормативно-методических документов к построению информационно-справочного аппарата организации. Обратить внимание на правила формирования информационно-справочных баз данных.

2. Сравнить ИПС ручного и автоматизированного типа. Особенности их применения

3.Разработать и обосновать предложения по организации ИПС для конкретной организации

Вопросы для обсуждения на семинарском занятии

1. Информационно-поисковая система: задачи, функции и принципы организации

2.Сравнительная характеристика информационно-поисковых систем

Модуль 3.

Тема 1. Организация работы исполнителей с различными категориями документов и контроля исполнения

Цель занятия: изучение правил работы исполнителей с разными категориями документов и организации контроля исполнения

В результате выполнения заданий практического занятия

студенты должны:

• знать нормативные требования к организации работы исполнителей с документами;

• уметь выделять этапы исполнения документов и знать их особенности;

• знать технологию контроля исполнения.

Задания для самостоятельной работы

1.Изучить требования нормативно-методических документов к процедуре исполнения, срокам исполнения, контролю исполнения документов

2. Дать характеристику каждого этапа работы исполнителя с документами (в виде схемы, письменно)

3.Составить характеристику видов контроля исполнения документов, с выявлением технологических особенностей (письменно)

Вопросы для обсуждения на семинарском занятии

1.Особенности работы исполнителей с разными категориями документов

2.Контроль исполнения документов: функции, виды и технология