Основні типи завдань менеджера

• завдання комунікаційного плану (виховання людей, отримання й передача інформації);

• завдання стратегічного планування;

• завдання оперативного управління виробництвом.

За обсягом часу, необхідного для їхнього виконання, ці завдання є різними. Найбільш об’ємними в часі є завдання комунікативної діяльності, у зв’язку з чим їм необхідно віддати пріоритет.

Можна сказати, що впорядкування діяльності веде до скорочення часу, а невпорядкування – до його перевитрат. Щоб навчатися управляти часом, необхідно навчатися планувати його використання. При складанні плану можна дотримуватися перевірених практикою принципів, які вироблені фінськими управлінцями.

Поради фінських спеціалістів щодо планування робочого дня менеджера

• не завантажуйте свій робочий день більше, ніж на 60%, оскільки кожний день доводиться займатися й непередбаченими справами;

• на початку тижня уточнюйте, які додаткові завдання вам доведеться виконати;

• виділіть і згрунтуйте так звані дрібні роботи;

• на основі тижневих планів складайте щоденні плани виконання роботи;

• не дивлячись ні на яку поспішність, починайте свій робочий день із спокійного обдумування справ протягом 10-15 хвилин;

• визначайте послідовність виконання всіх робіт;

• намагайтеся починати роботу з виконання найбільш важких завдань;

• якщо є можливість, то в першій половині дня попрацюйте “за закритими дверима”;

• тримайте в голові чіткій план роботи на день;

• не забувайте про ритм працездатності протягом дня, обідню перерву й зміну характеру роботи.

Увага! Вирішення управлінських завдань – спосіб життя менеджера і суть його роботи. Коли люди, устаткування, ресурси і гроші зводяться воєдино, координуються і направляються для досягнення єдиних спільних цілей, завжди виникають проблеми.

Замість того, щоб уникати проблем, менеджер повинен вчитися ефективно справляються з ними.

Менеджер повинен готуватись до проблем і очікувати труднощів. Вирішення проблем і подолання труднощів – його посадові обов’язки.

В наш час навіть на тих рівнях управління, де можлива творча і ціле направлена діяльність найчастіше спостерігається незадоволення працею.

Проблеми, які найчастіше турбують керівника

• брак часу;

• недотримання встановлених термінів;

• надмірна кількість справ, які підлягають вирішенню;

• рутинні процедури;

• невміння чітко формулювати проблеми;

• відсутність єдиних концепцій;

• невміння делегувати повноваження і стимулювати працівників;

• труднощі в між особовому спілкуванні;

• невміння розв’язувати конфлікти;

• авторитарний стиль управління.

Той, хто хоче використати свій шанс, повинен собі добре уяснити, що одержує гроші (зарплату) за речі, які не в стані зробити самотужки. Він буде приділяти більшу увагу важливості, ніж терміновості справ і буде не людиною або менеджером, а людиною і менеджером одночасно.

Кожний керівник, підсумовуючи все, що було зроблено за останні дні або тижні, переживає найчастіше відчуття незадоволення. Багато із зробленого не заслуговує на увагу, багато справ – незавершені. Часу завжди не вистачає. Це стереотипна відповідь на питання про те, чому багато питань залишаються нерозв’язаними. Чим пояснюється такий стан справ? Який знайти вихід?

Найпростіша відповідь – за даний проміжок часу виконати великий обсяг робіт. Але це вимагає підвищення продуктивності праці. На ріст продуктивності праці впливає використання робочого часу. Одержуємо замкнене коло. Як розірвати його?

Працівник, який, на перший погляд, витрачає все більше фізичних сил, насправді відчуває всезростаюче психічне навантаження. У зв’язку з тим, що далеко не всі завдання можуть бути вирішені одночасно, накопичується гора справ, які чекають вирішення, і розвивається психологічний стрес, як результат безсилля перед потоком невирішених завдань.

До особистої криз додається нове розчарування, а саме – сумніви в ефективності запропонованих методів управління, які рідко оправдовують очікування менеджера. Тому ще до заступлення кризи необхідно систематично аналізувати управлінські проблеми, використовувати відповідні методи і варіанти, щоб привести себе в стан постійної готовності.

Менеджер повинен уяснити собі, що йому слід впритул зайнятись питанням підвищення якості своєї праці. Теоретичне вивчення прийомів і методів без застосування їх на практиці може тільки посилити почуття незадоволення.

Існують два основних способи оцінки використання робочого часу: безпосереднє спостереження і самофотографія.

Безпосереднє спостереження є найбільш ефективним способом аналізу використання часу. Здійснюється воно таким чином: особа, яка користується довір’ям керівника, повинна перетворитися в його “тінь” на три дні. “Тінь” не повинна бути спеціалістом в області, в якій працює керівник, найкраще всього, якщо це буде людина зі сторони. Попередньо керівник роз’яснює “тіні” свою роль в організації. Для цього необхідно провести особливу бесіду. Потім “тінь” знайомиться з посадовими інструкціями.

“Тінь” повинна мовчазно, без всіляких коментарів спостерігати за ходом робочого дня і фіксувати всі роботи як з точки зору їх тривалості, так і зі змістовної сторони. Особлива увага може бути надана використанню часу у відповідності з особистим розпорядком дня, складеним керівником.

Самофотографія робочого дня призначена для самостійної роботи і дає можливість проводити аналіз під різними кутами зору. Всі роботи заносяться в спеціальну таблицю послідовно із записом тривалості.

Види робіт	Час дня	Трива-лість, хв.	Перешкоди		Нав’язані роботи	Відповідальність	Важливість	Терміновість
			Внутрішні	Зовнішні

Самофотографія дає можливість виявити власні сильні і слабкі сторони менеджера. Вона дає можливість виділити і проаналізувати помилки, які допускаються при розподілі робочого часу.

У цілому ж ефективність використання менеджером свого робочого часу багато в чому залежить від взаємодії з помічниками та культури його менеджерської діяльності.