2. Основні принципи і підходи до планування
В процесі здійснення планування необхідно дотримуватись наступних принципів (правил):
Участь максимальної кількості співробітників організації в роботі над планом ще на самих ранніх етапах його складання. Це пов’язано з тим, що люди якомога швидше і охоче будуть виконувати ті задачі, які самі собі поставили, ніж “надані зверху”.
Безперервність господарського життя вимагає, щоб планування було не разовою дією, а постійно повторюваним процесом. В його рамках всі поточні плани розробляють із урахуванням виконання минулих, а також тієї обставини, що самі вони є основою складання планів у майбутньому. Цим забезпечується їх спадкоємність.
Гнучкість – це можливість постійного внеску коригувань в раніше прийняті рішення, тобто це можливість перегляду у будь-який момент раніше прийнятих планових рішень відповідно до змінних обставин.
Єдність і взаємозв’язок окремих частин організації потребує узгодження її планів у формі координації та інтеграції. Координація здійснюється “по горизонталі”, тобто між підрозділами одного рівня; а інтеграція – “по вертикалі” між вище та нижчестоячими рівнями.
Економічність – витрати на складання плану повинні бути менше ефекту, який може надати його виконання.
Створення необхідних умов для виконання плану (планування повинно цим підкріплюватись).
Всі ці принципи універсальні, їх можна застосовувати на будь-яких рівнях управління.
Принципи можуть бути і специфічними (спеціалізація виробництв або підрозділів спонукає до інших, притаманних лише їм принципів, наприклад, одним із найважливіших специфічних принципів є науковість планування або при плануванні в цеху роботи обладнання принцип вузького місця – випуск продукції можна визначити, виходячи із можливостей обладнання самої низької продуктивності).
Процес планування у великих західних фірмах здійснює плановий комітет, членами якого є керівники підрозділів, а також плановий відділ та його структури на місцях. Діяльність планових органів координується першою особою організації або його замісником.
В задачу планових органів входе визначення того, які підрозділи певних організаційних цілей і як ця діяльність повинна бути забезпечена ресурсами. Все це формалізується у проекті планових показників, який спрямовують для розгляду майбутнім виконавцям. Вони, ознайомившись з ними, вносять свої доповнення, зауваження, коригування, які враховують при створенні остаточною варіанту плану.
В залежності від ступеню централізації управління фірмою, процес планування може здійснюватись трьома способами. Якщо вона висока, планові органи одноособово приймають більшість рішень стосовно не тільки організації в цілому, але і окремих підрозділів.
При середньому рівні централізації ними приймаються тільки основоположні рішення, які потім деталізуються у підрозділах.
У децентралізованих організаціях “зверху” визначають цілі, ліміти ресурсів, а також єдину форму планів, які вже складають самі підрозділи. В цьому випадку центральні планові органи їх координують, погоджують і зводять у загальний план організації.
В залежності від економічних можливостей організації можуть використовувати три підходи до складання планів. Якщо її ресурси обмежені і поява нових не передбачається у майбутньому, плани виходять в першу чергу саме з них і в подальшому не переглядаються, навіть якщо з’являться більш сприятливі можливості, тому що на їх реалізацію може не вистачити коштів. Такий підхід використовують переважно невеликі організації, головна мета яких – виживання.
Більш заможні (забезпечені) організації можуть дозволити собі змінювати плани, підстроюватися під нові можливості і залучати для їх виконання додаткові кошти, надлишок яких у них є. Таким чином складані плани в залежності від ситуації коригують. Нарешті, організації, які мають значні ресурси, оптимізують плани, виходячи не з ресурсів, а з цілей. Тому, якщо очікують, що проект буде прибутковим, коштів на нього не жаліють.