6. Методы документоведческих исследований.

Метод – способы и приемы для решения конкретных научных задач.

Общенаучные:

1. Анализ – разбиение целого на части

2. Синтез – из частей – целое

3. Системный – рассмотрение вопроса со всех сторон

4. Моделирования

5. Функциональный

6. Сравнение

7. Обобщение

8. Классификация

Формуляр современного управленческого документа

Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

1. типовой (характерен для определенного вида документов)

2. индивидуальный (характерен для конкретного документа)

Входят: формат бумаги, служебные поля, структура документа, реквизиты.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое, верхнее, нижнее, 10 мм – правое. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Реквизиты документа – совокупность обязательных данных о документе, установленных стандартом или положением.

Виды реквизитов:

1. постоянные (эмблема, наименование организации, справочные данные об организации)

2. переменные (наименование вида документа, дата документа, автор документа)

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Дальше идет перечисление 25 реквизитов из ГОСТа.

7. Связь документоведения с архивоведением, источниковедением, правом, теорией управления, информатикой, лингвистикой.

Архивоведение:

 общая задача – формирование эффективной информационной среды

 единый объект исследования – документ

 единство способов организации, хранения, поиска информации и выработки принципов документообразования.

Вместе с тем эти науки изучают документ с двух противоположных сторон:

• архивоведение – со стороны информационной ценности документа как исторического источника, с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы

• документоведение – со стороны информационной и оперативной ценности – как носитель информации, функционирующий, прежде всего, в современной социальной среде.

Источниковедение:

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований. Кроме того источниковеды изучают форму, структуру и свойства документированной информации, но в их историческом развитии.

Существенные различия в:

• объекте исследования (источниковедение кроме письменных изучает другие виды и формы исторических источников, в частности - вещественные)

• целях исследования – в частности источниковедение изучает документ с целью выработки методов извлечения необходимой информации

• в хронологии - источниковедение изучает исключительно в ретроспективной среде, не интересны те документы, которые создаются сейчас или будут созданы в ближайшем будущем , документоведение же изучает их как в ретроспективной, так и в оперативной перспективной среде.

Право:

В документоведении широко используются достижения правой науки – правовые способы введения в действие документов, классификация правовых актов и т.п.

Теория управления:

В документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Информатика:

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Лингвистика:

В документоведении используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Способы удостоверения документов, виды печатей в XVI-XVII вв.

Удостоверение документа – реквизит, имеющий особое значение (приговор боярской думы, законы, грамоты). Царь сам не подписывал документы, подлинность фиксировали "справы" – подписи дьяков. Печати ставились на отгибе документа. Важные документы имели по 2 печати.

Свои печати имели: отдельные города (гербы) и должностные лица (дьяки, духовенство). Пользовались: князья, духовенство, должностные лица.

Государственные печати (отличались размерами, изображениями и надписями):

1. Малая (жалованные грамоты, на корешке)

2. Большая (все остальное)

Другое разделение:

1. матрицы (рисунки, вырезанные на твердом предмете)

2. оттиски (отпечаток на бумаге, металле, воске в результате применения матрицы)

2 вида:

1. Прикладные – оставляют оттиск (т.е. матрица с обратным изображением)

2. Виспы (?) – висячие печати (изображение с обеих сторон)