- •1. Документоведение как научная дисциплина, роль документа в жизни человека и общества.
- •2. Определения понятия документ, документ как объект документоведческих исследований.
- •3. Отличие документа от других источников информации.
- •4. Документ в сфере управления, общая характеристика.
- •5. Влияние технических достижений на развитие документа.
- •6. Методы документоведческих исследований.
- •7. Связь документоведения с архивоведением, источниковедением, правом, теорией управления, информатикой, лингвистикой.
- •8. Роль документоведения в совершенствовании документационного обеспечения управления.
- •9. Информация как основа принятия управленческих решений.
- •10. Свойства управленческой информации.
- •11. Понятие вида и разновидности документа.
- •13. Понятие оперативной и ретроспективной информации. Понятие ценности, факторы, влияющие на информационную ценность.
- •13. Функции документа, его полифункциональность.
- •14. Понятие носителя информации, характеристика. – 13
- •15. Древнейшие материалы и способы изготовления документов.
- •16. Нормативная регламентация формуляра – 14,15
- •17. ГосТы
- •18. Автоматизированное документирование.
- •19. Материалы для технического документирования.
- •20. Формуляр текстового документа XIX-XX века.
- •21. Влияние носителя на долговечность документа и сохранность информации.
- •22. Бланк документа, адресование, датирование, подписи и печати.
- •23. Способы придания документам юридической силы.
- •24. Электронно-цифровая подпись
18. Автоматизированное документирование.
Автоматизированная документация – документация, создаваемая с помощью электронных технических средств.
Электронный документ –
• информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования;
• форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, ленте, лазерном диске и ином электронном носителе;
• Видеограмма – 1. сигналограмма, получаемая в результате видеозаписи;
• 2. изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
В качестве общих юридических признаков документа на машинном носителе можно выделить:
• Машинный носитель информации;
• Компьютерную информацию;
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.
Документ на машинном носителе должен содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование организации-создателя документа;
• местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;
• наименование документа;
• дату изготовления документа;
• код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе, или, как правило, код лица, утвердившего документ.
ЕГСД, ГСДОУ
ЕГСД – единая госсистема делопроизводства – комплекс правил, определявший организацию делопроизводственных процессов для их усовершенствования.
Устанавливались правила документирования управленческой деятельности, распространявшиеся на организационно-распорядительные документы, содержались рекомендации по работе с документами.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.
1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
• состав управленческих документов;
• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
• общие требования к составлению текстов управленческих документов.
2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:
• документооборота организации;
• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
• контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Организация службы документационного обеспечения управления.
Основные цели ГСДОУ:
упорядочении документооборота организации
сокращении количества и повышении качества документов
создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации.
Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.