- •1. Документоведение как научная дисциплина, роль документа в жизни человека и общества.
- •2. Определения понятия документ, документ как объект документоведческих исследований.
- •3. Отличие документа от других источников информации.
- •4. Документ в сфере управления, общая характеристика.
- •5. Влияние технических достижений на развитие документа.
- •6. Методы документоведческих исследований.
- •7. Связь документоведения с архивоведением, источниковедением, правом, теорией управления, информатикой, лингвистикой.
- •8. Роль документоведения в совершенствовании документационного обеспечения управления.
- •9. Информация как основа принятия управленческих решений.
- •10. Свойства управленческой информации.
- •11. Понятие вида и разновидности документа.
- •13. Понятие оперативной и ретроспективной информации. Понятие ценности, факторы, влияющие на информационную ценность.
- •13. Функции документа, его полифункциональность.
- •14. Понятие носителя информации, характеристика. – 13
- •15. Древнейшие материалы и способы изготовления документов.
- •16. Нормативная регламентация формуляра – 14,15
- •17. ГосТы
- •18. Автоматизированное документирование.
- •19. Материалы для технического документирования.
- •20. Формуляр текстового документа XIX-XX века.
- •21. Влияние носителя на долговечность документа и сохранность информации.
- •22. Бланк документа, адресование, датирование, подписи и печати.
- •23. Способы придания документам юридической силы.
- •24. Электронно-цифровая подпись
11. Понятие вида и разновидности документа.
Вид док-та – принадлежность документа к системе документации по признакам содержания целевого назначения.
Подвид (разновидность) док-та – группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (приказы о проведении обучения, аттестации и т.д.)
Документ как способ фиксации управленческой информации и инструмент управления – смотри выше.
13. Понятие оперативной и ретроспективной информации. Понятие ценности, факторы, влияющие на информационную ценность.
В документ заложены оба свойства — быть источником оперативной и источником ретроспективной информации. В начальной стадии функционирования документа превалирует реализация первого свойства, а по мере старения документной информации все более возрастает потенциал второго.
И все же для документальных систем есть критерий, который (возможно также с определенной долей условности) проводит такую границу. Это время, когда конкретный документ перестает выполнять ту основную функцию, ради которой он был создан, т.е. становится архивным документом.
Регламентация оформления документов в 20-30 годы XX века, первые стандарты.
1918 год, Совнарком – декрет о форме бланков госучреждений.
20е – был введен определенный размер бумаги, стандартизированы чернила.
Конституция 1936 года определила, какие документы какой орган власти издает:
Верховный совет – законы
Президиум Верховного Совета – указы и постановления
Наркомы – приказы и инструкции
Местные советы депутатов – решения
Руководители организаций – приказы
ЕГСД – единая госсистема делопроизводства – комплекс правил, определявший организацию делопроизводственных процессов для их усовершенствования.
Устанавливались правила документирования управленческой деятельности, распространявшиеся на организационно-распорядительные документы, содержались рекомендации по работе с документами.
13. Функции документа, его полифункциональность.
Основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она прису¬ща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью.
Тесно связана с информационной коммуникативная фунꬬция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.
Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
Тесно с культурной функцией документа связаны кумулятивная и познавательная (когнитивная) функции. Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.
Современные материалы, используемые для документирования.
• бумажные (характеристики – состав и род волокон, масса, толщина, плотность, структурные свойства, гладкость поверхности, белизна, светопрочность)
• фотографические носители (гибкие пленки, пластинки, ткани. важнейшие свойства – светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность);
• носители механической звукозаписи (грампластинки – обычные, долгоиграющие, стереофонические);
• магнитные носители (магнитные ленты, кассеты, жесткие диски, гибкие магнитные диски, пластиковые карты, миникарты);
• оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации (CD, DVD)