- •1. Документоведение как научная дисциплина, роль документа в жизни человека и общества.
- •2. Определения понятия документ, документ как объект документоведческих исследований.
- •3. Отличие документа от других источников информации.
- •4. Документ в сфере управления, общая характеристика.
- •5. Влияние технических достижений на развитие документа.
- •6. Методы документоведческих исследований.
- •7. Связь документоведения с архивоведением, источниковедением, правом, теорией управления, информатикой, лингвистикой.
- •8. Роль документоведения в совершенствовании документационного обеспечения управления.
- •9. Информация как основа принятия управленческих решений.
- •10. Свойства управленческой информации.
- •11. Понятие вида и разновидности документа.
- •13. Понятие оперативной и ретроспективной информации. Понятие ценности, факторы, влияющие на информационную ценность.
- •13. Функции документа, его полифункциональность.
- •14. Понятие носителя информации, характеристика. – 13
- •15. Древнейшие материалы и способы изготовления документов.
- •16. Нормативная регламентация формуляра – 14,15
- •17. ГосТы
- •18. Автоматизированное документирование.
- •19. Материалы для технического документирования.
- •20. Формуляр текстового документа XIX-XX века.
- •21. Влияние носителя на долговечность документа и сохранность информации.
- •22. Бланк документа, адресование, датирование, подписи и печати.
- •23. Способы придания документам юридической силы.
- •24. Электронно-цифровая подпись
10. Свойства управленческой информации.
Вся управленческая информация должна отвечать определенным требованиям:
1. Актуальность – собранная информация является свежей и отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению
2. Достоверность – определяется способностью информации схватывать и отражать факты, события, и особенно их причины и взаимосвязи.
3. Достаточность – свидетельствует о том, что информация получена по целому ряду системно-увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, а так же движущие его пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, а так же содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.
4. Доступность – связано с открытостью, гласностью и возможностью оперативного получения информации в нужном объеме.
5. Аутентичность – обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, а так же обуславливает соответствие их познаниям в области языка. Засоренность узкоспециальными терминами и иностранными словами значительно усложняет постижение и практическое использование информации.
6. Объективность – предполагает то, что она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения или суждения – вне и независимо от человеческого сознания. Можно получить с помощью исправных измерительных приборов. Отражаясь в сознания конкретного человека, информация перестает быть объективной, т.к. преобразуется в зависимости от мнения, суждения, опыта и знания конкретного субъекта.
7. Полнота – достаточность для понимания и принятия решения.
8. Репрезентативность – правильность отбора и формирования информации, с целью адекватного отражения заданных свойств объектов.
9. Краткость: информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее потребителя на несущественных или не относящихся к делу сведениях;
10. Оперативность: информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение. В противном случае она малопригодна для целей управления;
11. Сопоставимость: информация, полученная в разное время и по различным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима;
12. Целесообразность: информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена. Информация должна помогать в решении конкретных управленческих задач;
13. Адресность: информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии компании;
14. Конфиденциальность: как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.
Законодательное регулирование делопроизводства в XVIII веке, видовой состав документов.
Указом Петра 1 от 22 февраля 1711г. Создан Правительствующий Сенат как высший орган управления с судебными, финансовыми, административно-хозяйственными, контрольными функциями, состоящий из равноправных сенаторов в количестве 9 человек.
Во главе Сената стоял генерал-прокурор.
Решение, каждое из которых требовало единогласия, обсуждались и принимались в общем присутствии Сената.
Вся работа с документами (подготовку их к слушанию на заседании присутствия коллегии, а также ведение всех делопроизводственных операций: регистрация, контроль, оформление исходящих документов, их отправление) велась в канцелярии Сената, которая делилась на столы. Канцелярия была подчинена обер-секретарю, а с 1722г. – генерал-прокурору Сената.
Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов в соответствующих журналах, а так же ввел понятие архива.
Виды:
1. Договоры с иностранными государствами – трактат, конвенция, договор, протокол.
2. Для общения с иностранными государствами – ноты и мемуары
3. Судебная – допросы, клятвенные обещания, показания
4. Результаты судебных процессов – приговоры, выписки из судебных журналов
5. Законодательные и распорядительные акты – указы, инструкции, регламенты, протоколы, резолюции
6. Бухгалтерских учет – приходно-расходные книги
Петр I заменил столбечную форму тетрадной формой документа. Название документа выносится наверх, все пометы на первом листе.