6.Управление документально-информационными системами

Методика выполнения заданий:

6.1. Конечный продукт работы любого менеджера – это решения и действия. Принятое им решение ведет либо к преуспеванию организации, либо к неудачам. Принятие решения – это всегда выбор определенного направления деятельности из нескольких возможных. Так как процесс управления любой организацией осуществляется исключительно посредством формирования и реализации управленческих решений, поэтому остановимся на типах решений, которые имеют различные характеристики и требуют различных источников данных.

Оперативные решения – периодические: одна и та же задача возникает периодически. В результате процесс принятия решения становится относительно рутинным и почти беспроблемным.

Тактические решения обычно принимаются управленцами среднего уровня, ответственными за обеспечение средствами для достижения целей и намерений, поставленных лицом принимающим решение (ЛПР) верхнего звена. Тактические решения не так рутинны и структурированы.

Стратегические решения принимаются на основе целей организации, определенных в его уставе и уточненных высшим руководством организации. Эти решения обеспечивают базу для принятия тактических и оперативных решений.

Необходимо заполнить таблицу, выяснив типичные принимаемые решения в библиотеке:

Таблица 6.1. Типичные решения, принимаемые в библиотеке

Типы решений	Ответственные лица	Примеры
Оперативные решения
Тактические решения
Стратегические решения

6.2. Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Основная цель – обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Информационные системы офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с пользователями и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Необходимо заполнить таблицу, выяснив какие информационные системы офисной автоматизации, внедрены и эксплуатируются в деятельности библиотеки.

Таблица 6.2. Информационные системы офисной автоматизации

в _______________библиотеке

Название информационной системы офисной автоматизации	Функции	Примеры осуществляемой деятельности
	обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров
	производство высококачественной печатной продукции
	архивация документов
	электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации
	электронная и аудиопочта
	видео- и телеконференции
	…

6.3. Заполните таблицу, отыскав некоторые информационно-поисковые системы, выяснив, к какому виду они относятся.

Название ИПС	URL	Местоположение	Вид ИПС
			Классификационная	Словарная	Предметная
Yahoo
Infoseek
Lycos
Excite
Look Smart
Euroseek
Yellow Web
Alta Vista
Ay
Созвездие Интернет
Rambler
Google
Апорт
Яндекс
WebRing
…

6.4. Приведите примеры информационных запросов пользователей библиотеки, для выполнения которых потребуется обращение к той или иной информационно-поисковой системе, выяснив, к какому виду они относятся.

Таблица 6.4. Информационные запросы пользователей и информационно-поисковые системы

Информационный запрос пользователя	Вид информационно-поисковой системы	Конечный результат (ответ, адекватный требованиям запроса)
	Классификационные информационно-поисковые системы
	Словарные информационно-поисковые системы
	Предметные информационно-поисковые системы

6.5. Проанализировать фактографические и документальные информационные системы, используемые в библиотеке, и привести основные их отличия по форме представления данных и способам удовлетворения информационных потребностей пользователей. Результаты занести в таблицу:

Таблица 6.5. Виды информационных систем

Вид информационной системы	Форма представления данных	Способы удовлетворения информационных потребностей пользователей
Фактографические информационные системы
Документальные информационные системы

6.6. Проанализировать тип полнотекстовых информационно-поисковых систем – справочно-информационные системы общего назначения, ориентированные на доступ пользователей к нормативно-правовым услугам, имеющиеся в библиотеке и выявите их особенности. К этим системам относятся «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и др.

Название полнотекстовой справочно-информационной системы	Основные особенности
	предоставление адресного доступа к полным текстам	учет контекстных связей, регламентированных прилагательных (типа «обязательный», «произвольный» и др.)	приписывание к тексту классификационных индексов, ключевых слов или дескрипторов (как при обычном индексировании)	приписывание к тексту комментарии специалистов	приписывание к тексту ссылок на предшествующие версии	приписывание к тексту ссылок на связанные документы	приписывание к тексту на решения судов	…	…
«Кодекс»
«Гарант»
«Консультант Плюс»
…