1.4. Характеристика економічної інформаційної системи пп «Західний Буг»

У діяльності ПП «Західний Буг» важливе місце займає робота з документами, які необхідно одержувати ззовні, готувати всередині організації, реєструвати, передавати працівникам, контролювати виконання, вести довідкову роботу, зберігати тощо. Організація роботи з документами є важливою складовою частиною процесів управління і прийняття рішень, яка істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу і якість управління. Все це можна здійснити за допомогою системи обробки даних для вирішення класу проблем автоматизованим способом. Основні функції системи обробки даних полягають у зборі, видачі, накопиченні, збереженні та обробці великих об'ємів інформації. Збір інформації проводиться різного роду периферійними засобами, наприклад через канали зв'язку з допомогою модемів, локальні та глобальні комп'ютерні мережі, різного роду датчиків, що встроєні в технологічних виробничих лініях, а також з допомогою клавіатури та монітора. Систему обробки даних на нашому ПП «Західний Буг» можна поділити на дві частини: перша – опис ручної системи обробки даних, тобто всі операції з переробки інформації виконуються людиною; друга частина – загальний опис автоматизованої системи управління, тобто частина функції керування або опрацювання даних здійснюється автоматично, а частина — людиною.

Отже, до ручної обробки даних на ПП «Західний Буг» можна віднести процес прийомки на роботу, письмово укладається трудовий договорів. При укладенні трудового договору ви зобов’язані подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи. Процес документообігу на ПП «Західний Буг» також відіграє досить важливу роль в інформаційній системі підприємства. Документообіг на ПП «Західний Буг» встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства.

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі в архів. Процес документообігу який відбувається в нас на підприємстві досить не простий, його можна розділити на такі етапи:

• складання і оформлення документа (укладання контракту, трудова угода, заява, характеристика, доручення, акт, службовий лист);

• прийняття документа бухгалтерією (усі документи до їх передачі в архів проходять належну перевірку й опрацювання, щодо, оформлення первинних документів; підготовка звітів матеріально відповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії; приймання звітів; перевірка звітів за формою і по суті; складання оборотного балансу; складання сальдового балансу та інших форм бухгалтерської звітності);

• рух документів по відділах і робочих місцях бухгалтерії (відбувається його обробка і використання їх для облікових записів);

передача документа на засоби обчислювальної техніки і повернення

назад;

• передача документа до архіву.

Це те що стосується ручної обробки даних на ПП «Західний Буг».

Основну увагу на підприємстві приділяють автоматизованій обробці даних, в яких інформаційна проблема виконується за участю системи та людини. На ПП «Західний Буг» до автоматизованої обробки даних можна віднести комплексну програму «1С. Підприємство» за допомогою якої, бухгалтер-спеціаліст визначає склад облікових показників, впроваджує уніфіковану систему документації. Це універсальна програма масового призначення для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, що включає підготовку обов'язкової (регламентованою) звітності. Методика бухгалтерського обліку забезпечує одночасну реєстрацію кожного запису господарської операції як по рахунках бухгалтерського обліку, так і по необхідних розрізах аналітичного обліку, кількісного і валютного обліку.

На ПП «Західний Буг» використовується ще одне програмне забезпечення, а саме програма «Обліку сировини», яка була написана нашими програмістами для введення обліку на виробництві. Це також, як і «1С. Підприємство» дуже важлива програма за допомогою якої можна проаналізувати фінансово-господарську діяльність нашого підприємства.