Таблиця 5.9.

Вимоги до інформаційного забезпечення аналітичного процесу

Вимоги	Характеристика
1	2
Оперативність інформації	Потрібна інформація для проведення економічного аналізу мас надходити аналітику якомога швидше. Тільки в цьому разі с можливість оперативно впливати на хід виробничого процесу, результати господарської діяльності
Достовірність інформації	Характеризується правдивістю, відповідністю нормативним актам і внутрішньогосподарським положенням; нейтральністю, прозорістю обачністю - відображенням витрат і збитків раніше, ніж доходів і прибутків
Нейтральність	Відсутність у ній суб'єктивних оцінок. Інформація не повинна надаватися вибірково з мстою впливу на рішення користувачів
Об'єктивність інформації	Інформація повинна відповідати дійсності, бути достовірною, тобто об'єктивно відображати господарські факти, явища та процеси
Єдність інформації	Інформація для проведення економічного аналізу може надходити з різноманітних джерел. Тому необхідно усунути відокремленість та дублювання різних джерел інформації
Аналітичність інформації	Інформація повинна відповідати потребам економічного аналізу, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності та з тією деталізацією, яка необхідна для всебічного вивчення економічних явищ та процесів, виявлення впливу факторів і визначення резервів господарювання
Доречність (релевантність) інформації	Означає її своєчасність, цінність, корисність для прогнозування й оцінювання результатів
Зіставність інформації	Забезпечує зацікавленим користувачам можливість порівнювати її за різні періоди діяльності одного суб'єкта господарювання, а також за різними суб'єктами з метою об'єктивного оцінювання економічного та соціального розвитку, визначення реального фінансового стану та тенденцій щодо його зміни
Раціональність інформації	Передбачає її достатність, оперативність, високий коефіцієнт використання первинної інформації, відсутність зайвих даних, подолання протиріччя між систематичним зростанням обсягу інформації та постійною її нестачею для раціонального управління через високу вартість отримання необхідних відомостей
Ефективність інформації	Система інформації повинна потребувати мінімум затрат на збирання, оброблення. зберігання та використання даних, забезпечуючи всі потреби аналізу та управління

При исследовании достоверности информационной базы необходимо: - проверить соблюдение правил оформления отчетности; приемлемость и согласованность показателей отчетов за смежные хронологические периоды: согла ¬ ность показателей различных форм отчетности проверяют, как правило, сопоставлением. Некоторые показатели входят в разных отчетных форм и, следовательно, при правильном составлении отчета обязательно должны совпадать. При этом надо - Использовать внутришньоформови и мижформови увязки; - Провести выборочную инвентаризацию; - Осуществить логический контроль показателей отчетности; - Провести арифметический и нормативный контроль; - Применить встречную проверку. Одновременно должны быть обеспечены комплексность информации, ее формирование по единым признакам, возможность группировки, перегруппировки и компьютерного обработки, доступность для восприятия и т.д. При этом необходимо определить способы наиболее эффективного удовлетворения информационных потребностей, возможность обработки информации с помощью компьютерных технологий, разработку программ для использования информации. При применении в экономическом анализе и управлении экономикой современных ЭВМ появились условия для создания единой централизованной информационной системы, которая получила название банка данных. Банк данных - это совокупность взаимосвязанных информационных массивов (файлов), которые поддерживаются в рабочем состоянии, и программного обеспечения, позволяющего решать задачи поиска и обработки данных, сохраняются. Банк данных состоит из: - Комплекса технических средств для хранения, обработки и входа - выхода данных; - Одного или нескольких баз данных, т.е. совокупности сведений, хранящихся в запоминающих устройствах. - Комплекса программных средств, который принято называть системой управления банком данных. Эта совокупность программно-технических средств обеспечивает автоматическое ведение баз данных (прием на хранение и преобразование информации), а также поиск сведений по запросам пользователей, обработка и оформление в удобном виде ее результатов. Кроме того, выделяют языковые средства общения пользователя с банком данных, предназначенные для выполнения операций с данными, комплекс организационных мероприятий, обеспечивающих функционирование банка данных в составе автоматизированных систем управления (АСУ). Далеко не всегда исходная информация, например бухгалтерская отчетность, может быть признана достоверной. Причинами недостоверности могут быть: незнание составителями нормативных актов, содержания и порядка подготовки отчетности; невыполнение требований этих актов, прямая фальсификация, вуалирования сведений т.д. Важным критерием рациональности является не только отражающая, но и организуя функция информации, если она приспособлена к требованиям конкретного пользователя и может быть зафиксирована в качестве ноу-хау. В общем случае выделяют научную, техническую, экономическую и социальную информацию. Экономическая информация (ЭИ) включает количественную и качественную характеристики производственных процессов. Это сообщение, циркулирующих в экономической системе и которыми она обменивается с внешней средой. Объектом отражения EI является производственно-хозяйственная деятельность, а ее назначение - использование для нужд управления с целью совершенствования этой деятельности, улучшение технико-экономических показателей системы. Итак, экономическая информация - это совокупность различных сообщений экономического содержания, возникающие при подготовке производства, при производственно - хозяйственной деятельности и в управлении этой деятельностью. Экономическая информация является объектом сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и используется для осуществления функций управления народным хозяйством и его отдельными звеньями разного уровня. Информацию, представленную в определенном формализованном виде, что позволяет ее передавать, хранить на различных (в том числе и машинных) носителях и обрабатывать с помощью некоторого процесса, принято называть данными. Объектом информации являются различные производственные подразделения, изделия, детали и т.д., т.е. все элементы сообщения, которые передаются в систему. Источником информации является такой элемент, который может формировать или производить входящее сообщение в систему. Источником информации может быть, например, отдел. Измеряют ЭИ в следующих единицах: - Натуральных - количество сообщений, документов, строк, показателей, слов, символов; - Телеграфных бит (количество двоичных разрядов), байты (8 бит), килобайты (1024 байт), мегабайты, гигабайты и терабайты. Натуральные единицы используются в случае обработки информации человеком, его телеграфные - при организации машинной, в частности автоматизированных ного и автоматической обработки информации. EI имеет свойства и специфические особенности, которые следует учитывать при проектировании информационного обеспечения информационных систем и при анализе существующей информационной системы объекта. К этим свойствам относятся: - EI имеет линейную форму, то есть записывается построчно; - Входная и исходно информация в основной массе дискретная и представлена в алфавитно-цифровом виде, характеризуется длительностью хранения; - Входная информация в основном фиксируется в первичных документах, которые не пригодны для автоматического ввода в ЭВМ, что обусловливает необходимость перезаписи данных на машинные носители; - EI сравнению однотипна и однородна в сочетании с массовостью и общностью источников возникновения; - Одни и те же входные данные используются многократно для получения информации в различных экономических разрезах для всех служб и видов хозяйственной деятельности; - Основную часть экономической информации периодически и регулярно обрабатывают; - Экономическая информация характеризуется большим объемом и простыми операциями обработки; - При обработке информации основном существуют логические операции, арифметические операции сводятся, как правило, до четырех арифметических действий; - Полученную исходно информацию часто используют как входную при дальнейших расчетах. Особенности ЭИ влияют на выбор технических средств для ее обработки. К экономической информации выдвинут ряд требований. Рассмотрим основные из них. Информация в компьютерных системах обработки данных является и предметом труда, и его продуктом, а потому от качества такой информации существенно зависит эффективность функционирования системы. Качество информации можно определить как совокупность свойств, которые предопределяют возможности ее использования для удовлетворения определенных согласно ее назначению потребностей.

4. Требования к информации Возможность и эффективность использования информации для управления обусловлена такими ее потребительскими показателями качества, как репрезентативность, содержательность, полнота, доступность, актуальность, устойчивость, точность, достоверность и ценность. Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования с целью адекватного отражения заданных свойств объекта. Содержательность информации - это ее удельный семантическая емкость, равную отношению количества семантической информации в сообщении к размеру данных, что его воспроизводят. Полнота информации означает, что она имеет минимальный, но достаточный для принятия эффективного управленческого решения набор показателей. Доступность информации - это обеспечение восприятия при принятии управленческого решения в компьютерных системах соответствующих процедур ее получения и переработки. Актуальность - определяется степенью обеспечения ценности информации для управления в момент ее использования и зависит от статистических характеристик отображаемого объекта и интервала времени, прошедшего с момента выполнения этой информации. Своевременность информации - обеспечивается поступлением на тот или иной уровень управления не позже заранее назначенного момента времени. Устойчивость - это свойство управленческой информации реагировать на изменения входных данных, сохранять необходимую точность. Точность информации определяется степенью приближения отраженного Информацией параметра и его истинного значения. Для экономических показателей, которые отображаются цифровыми кодами, известны четыре классификационные понятия точности: 1) формальная точность, измеряемая значением единицы младшего разряда числа, которым подан показатель, 2) реальная точность, определяется значением единицы последнего разряда числа, правильность которого гарантирована, 3) достижимая точность - максимальная точность, которой можно достичь при конкретных условиях функционирования системы; 4) необходима точность, которая определяется функциональным назначением показателя. Достоверность (достоверность) информации - свойство информации отражать реально действующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность информации вероятностью того, что отображаемые информацией значение параметра отличаются от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности. Наряду с понятием "достоверность информации" существует понятие "достоверность данных", под которой понимают их безошибочность. Измеряется достоверность данных вероятностью появления ошибок в данных. Ценность информации - это комплексный показатель ее качества. Информацию, циркулирующую в экономическом объекте, можно классифицировать по разным признакам. Рассмотрим некоторые из них. По месту возникновения и направлению движения информация делится на входную внутреннюю и исходящую или результативную. Информация, поступающая в объект управления, называется входным. Внутренняя входная информация делится на следующие группы: плановая (для участков и рабочих мест), транспортные команды, технические задания мастерам, рабочие команды на ликвидацию внутренних искажений. Каждый из этих видов информации, в свою очередь, с точки зрения отношения к объекту управления, можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внутрен-ной называется такая информация, которая возникает внутри объекта (цеха, отдела). Внешняя возникает за пределами объекта. Внешняя входная информация делится на три группы: плановую, нормативно-справочную, о внешних искривления. К следующей группе информации можно отнести нормативно-справочную, которая содержит различные нормативные и справочные данные. Эта информация вводится и меняется редко. Информация о внешних искажения включает сведения, как. характеризующих изменение плана, недопоставки материалов и комплектующих изделий, недостаток технологической документации. Внутренняя входная информация делится также на три группы: о продукции, процессы, внутренние искажения. Информация о продукции включает в себя комплекс данных, характеризующих с количественной и качественной стороны все виды продукции, а также сообщения о движении этих видов продукции в цикле производства. Информация о процессах представляет собой данные о прохождении технологического процесса производства, состояние транспортных средств и т.д. Информация о внутренних искажения включает сообщения о простоя оборудования, рабочих, транспортных средств, отсутствие материалов и т.д. Внешняя исходная информация делится на учетно-расчетную и справочную. Справочная представляет собой различного рода справки высшим уровням управления о выполнении производственного задания: - По стадиям образования информация делится на первичную и вторичную (производную). Первичная информация возникает непосредственно во время деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии процесса управления (стадии первичного учета). Вторичная (производная) получается в результате обработки информации и может быть промежуточной или результативной. Промежуточная информация содержит результаты расчетов, которые используются как входные данные для последующих расчетов. Она является исходной для одного расчета и входной для групп других задач или для этого же расчета, что создается через некоторый промежуток времени, то есть обеспечивает связь в середине информационной системы и взаимодействие подсистем. Исходно информацию получают при обработке первичной и промежуточной информации и используют ее для управления объектом и принятия решений; - По отношению к процессу обработки информация классифицируется на такую, которая подвергается обработке, и такую, которая не поддается обработке; - По способу отражения данных информация делится на текстовую (алфавитную, цифровую, алфавитно-цифровую) и графическую; - По функциям управления экономическая информация подразделяется на плановую, нормативную, бухгалтерскую, статистическую и оперативно-техническую; - По стабильности информация делится на переменную и условно - постоянную, которую коротко называют постоянной. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности объекта, она может изменяться для каждого конкретного случая как по названиям реквизитов - признаков, так и за количественными величинами реквизитов - основ. Переменная информация, как правило, участвует в одном цикле обработки, поэтому ее называют разовой. Постоянная информация остается неизменной на протяжении длительного времени, многократно используется при обработке переменной информации. Постоянство информации во времени характеризуется коэффициентом стабильности, который признается отношением количества позиций номенклатуры, не изменяется в течение определенного периода (обычно года), к общему количеству позиций этой номенклатуры на начало этого периода. К постоянной причисляют информацию, для которой коэффициент стабильности больше 0,7. Постоянная информация, делится на нормативно-расценивательную, справочную, табличную, плановую. Нормативно - расценивательная информация месите действующие местные, отраслевые и общегосударственные нормативы, выраженные в абсолютных и относительных величинах. К абсолютным относятся нормы времени и расценки на изготовление изделий, нормы потерь материальных ресурсов, цены на материалы и изделия, тарифы. Относительными являются различные длительное время действующие расчетные коэффициенты, процентные ставки и т.д.

Постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде признаков, зависимость которых продолжалась некоторое время. В наборе таких признаков всегда выделяется основная ключевая признак, которому соответствуют определенные значения других признаков. Например, табельный номер работника (ключевая признак) соответствуют следующие признаки: отдел, цех, участок, категория работника, профессия, разряд т.д. К справочной информации можно отнести и структурную информацию, которая определяет состав объекта или явления, например распределение цехов и отделов предприятия по видам производства, состав уборочных соединений и т.д. Табличная информация содержит заранее вычисленные показатели, например, таблицы сумм налогов, таблицы сумм амортизации. Структурные построения ЭИ могут быть разными, но приоритет отдается иерархическому принципу выделения информационных совокупностей. Единицей (структурным элементом) высокого ранга можно считать всю информационную множество некоторого объекта (отрасль, регион, предприятие, цех, фирма, учреждение и т.п.), его информационную базу (ИБ). Такое множество делится на структурные единицы низшего ранга и так продолжается до тех пор, пока не будет достигнуто неделимых (атомарных) единиц. Такими в ЭИ являются реквизиты, которые представляют собой минимальные структурные совокупности ЭИ, имеющие смысл. Рассмотрим это понятие подробнее. Всякий объект (явление, процесс и т.д.) имеет определенные особенности и характеристики, присущие только ему и отличают его среди ему подобных. Скажем, такими свойствами изделия является его цена, габариты, масса, мощность и т.д. Все эти свойства отражаются с помощью переменных величин - реквизитов или элементарных структурных единиц ЭИ. По форме реквизит является совокупностью символов - знаков или цифр, которая отражает вполне определенные свойства объекта. Реквизит является логически неделимым элементом любой другой сложной информационной совокупности. При автоматизированной обработки данных часто используют синонимы понятия "реквизит"; - Элемент данных; - Атрибут; - Переменная т.д. В дальнейшем будем пользоваться такими из них, как атрибут и переменная. Каждый реквизит характеризуется наименованием (именем), значением и структурой. Имя реквизита служит для его однозначного определения. При автоматизированной обработки используют уменьшительное реквизита - идентификатор. Он также однозначно определяет реквизит и, как правило, является набором знаков и символов, имеет ограничения по алфавиту, длиной т.п., которые накладывают применяемые технические и программные средства. Кроме того, чтобы формулы и алгоритмы обработки информации можно было задавать публиковать, для реквизитов внедряют буквенно-цифровые обозначения заранее определенным для этого языках. Значение реквизита применяют, чтобы задать соответствующую конкретную свойство объекта. Структура реквизита - это способ представления его значений, который определяется длиной, типом и форматом представления значений. Длина реквизита - это количество знаков, которыми подается его значение. Она может быть постоянной или переменной. Тип реквизита определяется тем, какие свойства объекта он может подводить. Рассматривают числовые, текстовые, логические и другие типы. Реквизиты числового типа характеризуют количественные свойства объекта, которые получают в результате вычислений или измерений, то есть значение таких реквизитов можно задать в числовой форме. Реквизиты числового типа называют еще реквизитами-основаниями, или количественными атрибутами. Реквизиты текстового типа отражают обычно качественные свойства. их характеризуют обстоятельства, при которых происходит тот или иной процесс или было добыто те или иные значения количественных атрибутов. их называют еще реквизитами-оценками или качественными атрибутами. Реквизиты логического типа приобретают лишь двух значений: "истина" или "ложь". Они отражают такие свойства объекта, которые можно разделить на две противоположные группы. Между структурными единицами высшего и низкого рангов существуют и другие структурные элементы. Рассмотрим некоторые из них. Сложную структурную единицу ЭИ, образуемую из нескольких реквизитов, которые дают количественную и качественную или одну лишь качественную характеристику объекта или пронесу, называют сообщением. Она может принимать различные формы, в частности подаваться в виде показателя и документа. Сложная структурная единица ЭИ, образована из одного реквизита-основания и одного или нескольких качественных атрибутов, связанных с ним логично, является показателем. Показатель всегда является сообщением, но не каждое сообщение является показателем. Показатель, охватывающий реквизит-основание и реквизиты-признаки, позволяет характеризовать экономическое явление как по количественному, так и с качественной стороны. В экономике значения показателей чрезвычайно велико и их можно считать главными структурными единицами ЭИ. Однородные информационные совокупности реквизитов, объединенные общим содержанием, образуют информационный массив. Основные элементы информационного массива - это записи, под которыми понимают значение одной позиции массива. Записи являются теми элементами массива, с которыми в основном оперирует пользователь при работе с массивом. Множество однородных показателей (документов) образует соответствующий информационный массив. Запись массива характеризуется перечнем и последовательностью размещения реквизитов (атрибутов), входящих в него. Длина записи равна сумме длин указанных атрибутов. Информационный массив как совокупность записей характеризуется также идентификаторам Последний присваивается массива при его создании и используется для его отыскания и работы с массивом. Записи в массиве можно упорядочивать по возрастанию или убыванию значений соответствующих атрибутов или их комбинаций. Такие атрибуты называются ключевыми, или "ключами благоустройства" массива. Задавая идентификатор массива, структуру его записи и ключевые атрибуты, полностью определяем его как информационную единицу. При автоматизированной обработки ЭИ с помощью ЭВМ важное значение приобретает формализация представления ЭИ. Поскольку реквизит является основным и неделимым элементом ЭИ, то прежде чем начинать автоматизированную обработку данных, необходимо формализованы подать информацию. Это действие выполняют, в основном пользуясь таблицей с такими графами: название реквизита, обозначение, тип, длина, количество знаков после запятой, идентификатор. Чтобы формализованы подать любой показатель, прежде всего следует выделить его реквизиты, обозначить каждый из них и определить его тип. Если для упомянутых реквизитов задать значения, которые они могут приобретать, и присвоить им соответствующие идентификаторы, то станет возможным машинное представление информации, ее ввод в ЭВМ и машинное обработки. Рассмотрим пример формализованного представления показателя, задается документом "платежное поручение" и определяет сумму, которая перечисляется со счета клиента (плательщика) соответствующего банка на счет другого клиента (получателя) того же или другого банка (как оплата за купленные товары или оказанные услуги). Опишем реквизиты этого показателя в виде табл. 5.10.