6. Добавление цифровой подписи к документу

Создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписьюЦифровыми подписями можно воспользоваться для подписи документов Office двумя различными способами:

• добавить видимые строки подписи в документ для ввода одной или более цифровых подписей;

• добавить невидимую цифровую подпись в документ.

Видимые строки подписей используют чаще всего в документах типа контрактов, договоров, приказов и других, особенно в тех случаях, когда требуется подписание документа несколькими лицами. Изображение этой подпись может быть напечатано вместе с документом.

Невидимые цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение документа. В отличие от строки подписи невидимая цифровая подпись не видна в содержимом документа, но позволяет получателю документа определить, что документ имеет цифровую подпись.

1. Работа с видимой строкой подписи

Строка подписи выглядит как обычное место для подписи в печатном документе. Когда строка подписи вставлена в документ, автор документа может предоставить сведения о предполагаемом лице, которое будет подписывать документ, а также поместить инструкции для этого лица. Когда электронная копия документа отправлена лицу, которое будет его подписывать, последний видит строку подписи и уведомление о том, что требуется его подпись. Можно щелкнуть строку подписи и поставить цифровую подпись в документе. Затем можно выбрать изображение своей подписи из графического файла или подписать документ вручную, используя графические возможности планшетного компьютера. Одновременно с появлением в документе видимого представления подписи добавляется цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения, чтобы не допустить внесения изменений.

В отличие от подписи бумажных документов, цифровые подписи могут предоставить сведения о том, что именно было подписано, а также позволяют проверять подпись в будущем.

• Поставьте курсор в то место в документе, где необходимо добавить строку подписи.

• Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Строка подписи (рис. 6), или щелкните по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите значение Строка подписи Microsoft Office.

• В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.

• Введите имя подписывающего лица в поле Предложенный подписывающий.

• Введите название должности подписывающего лица в поле Должность предложенного подписывающего.

• Введите адрес электронной почты подписывающего лица (если таковой имеется) в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего.

• Если необходимо снабдить подписывающее лицо какими-либо инструкциями, введите их в поле Инструкции для подписывающего. Инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором лицо будет ставить подпись.

• Если необходимо дать возможность подписывающему лицу добавлять комментарии к подписи, установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.

• Если необходимо отобразить дату подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

• Нажмите кнопку ОК.

Вставленная строка подписи представляет собой своеобразный графический объект.

При введении подписи в строку подписи в документе можно добавить как видимую подпись, так и цифровую.

• Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись, после чего появится диалоговое окно Подписание

• В верхней части окна можно щелкнуть ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается, чтобы просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи

• Щелкните ссылку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать

• В поле Цель подписания документа можно ввести информацию о назначении данной подписи.

• При необходимости для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

• В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. В информационном окне нажмите кнопку ОК.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена область задач Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись - в разделе Требуемые подписи.

Рис. 7.  Подпись в документе

После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует переслать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений (рис. 8).

Рис. 8.  Панель сообщений

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего отобразится область задач Подписи, в которой приведен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи или в области задач щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Подписать После этого в области задач Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.

Можно просмотреть параметры подписей в документе.

В области задач Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в документе.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне (рис. 9). Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.

Рис. 9.  Свойства подписи