7. Ограничение доступа к документам

Ограничить разрешения на доступ к содержимому документов можно с помощью службы управления правами на доступ к данным (IRM), предусмотренной в Microsoft Office2007.

Служба управления правами на доступ к данным позволяет пользователям задавать разрешения на доступ к документам для предотвращения печати, пересылки или копирования данных пользователями, которые не имеют соответствующих прав. После ограничения разрешений на доступ к файлу с помощью службы IRM эти ограничения на использование и доступ будут применяться независимо от того, где находятся данные, поскольку разрешения на доступ к документу хранятся в самом файле.

С помощью службы управления правами на доступ к данным можно выполнить следующие задачи:

• предотвратить передачу, копирование, изменение, печать, отправку по факсу или вставку содержимого в сообщение электронной почты получателями, не имеющими соответствующих разрешений;

• предотвратить копирование содержимого с использованием функции печати экрана (клавиша PrintScreen) в операционной системе Microsoft Windows;

• указать время окончания использования файла, по истечении которого содержимое документа не удастся просмотреть;

С помощью службы IRM невозможно предотвратить следующие действия:

• удаление, кражу, захват и последующую передачу содержимого с использованием вредоносных программ, например программ-троянов, регистраторов клавиатуры и определенных видов шпионского программного обеспечения;

• потерю или повреждение содержимого в результате действий компьютерных вирусов;

• переписывание или перепечатывание содержимого с ограниченным доступом с экрана монитора получателя;

• фотографирование на цифровую камеру содержимого с ограниченным доступом, отображаемого на экране монитора получателя;

• копирование содержимого с ограниченным доступом с использованием программ сторонних производителей, предназначенных для снятия снимков экрана.

С помощью службы управления правами на доступ к данным в Microsoft Word 2007 можно защитить документы (файлы с расширениями .doc, .docx, .docm) и шаблоны (файлы с расширениями .dot, .dotx, .dotm).

Чтобы использовать службу управления правами на доступ к данным, на компьютере, как минимум, необходимо установить клиент службы управления правами Windows с пакетом обновления 2 (SP2).

Для использования службы управления правами на доступ к данным необходимо иметь идентификатор Windows Live ID. Этот идентификатор автоматически создается для всех пользователей почтовых служб live.com, hotmail.com, msn.com, пользователей программы Windows Live Messenger и в некоторых других случаях. При необходимости для создания учетных данных в Windows Live ID можно использовать любой существующий адрес электронной почты, полученный у любого поставщика услуг электронной почты.

Для проверки наличия идентификатора нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, затем в подчиненном меню команду Ограничить разрешения, а затем - команду Управление учетными данными (рис. 12).

Рис. 12.  Подчиненное меню Ограничить разрешения

Имеющиеся учетные записи отображены в окне Выбор пользователя.

Ограничить доступ можно для текущего открытого документа.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, затем в подчиненном меню команду Ограничить разрешения, а затем - команду Ограниченный доступ.

• В окне Разрешения установите флажок Ограничить разрешения на доступ к этому файлу документа. В поля Чтение и Изменение ведите адреса электронной почты пользователей, для которых будет разрешен доступ в том или ином виде.

• Можно непосредственно в поля вводить адреса электронной почты, можно в окне Разрешения нажать кнопку Чтение (Изменение) и выбрать адреса в адресной книге.

Выбор пользователей в адресной книге

При установке разрешения Чтение пользователи могут читать документ, но не могут вносить изменения, печатать или копировать их. При установке разрешения Изменение пользователи могут вносить изменения и сохранять их, но не могут печатать содержимое.

Можно установить дополнительные ограничения и разрешения для всех пользователей, можно изменить уровень доступа отдельных пользователей.

Нажмите кнопку Дополнительные параметры в окне Разрешения.

• В окне Разрешения установите флажок Печать содержимого, для разрешения печати документа всем пользователям независимо от уровня доступа. Для разрешения пользователям с правом на чтение можно разрешить копировать содержимое документа (соответствующий флажок). Всем пользователям можно использовать макросы в документе (флажок Программный доступ к документу).

• Для установки ограничения на время работы с документом установите флажок Срок действия документа истекает и выберите или введите дату, после которой документ нельзя будет открыть. После окончания срока действия разрешения для пользователей документ может быть открыт только его автором или пользователями с разрешением на полный доступ к документу.

Для изменения прав доступа отдельного пользователя в окне Разрешения выберите его в списке и щелкните по стрелке

Установка параметра Полный доступ означает, что пользователь имеет те же права доступа, что и автор (установка даты окончания срока действия для документа, запрет печати, а также определение разрешений для других пользователей).

Для автора документа изменить уровень доступа невозможно. Автор всегда обладает разрешением на полный доступ.

Для запрета пользователю доступа к документу выберите его в списке и нажмите кнопку Удалить.

Автор документа не может изменить свой уровень доступа или удалить себя из списка пользователей. Однако это может сделать любой пользователь, обладающий полным доступом к документу.

Для добавления пользователя нажмите кнопку Добавить после добавьте пользователя с помощью окна Добавление пользователей.

Доступ ограничивается после нажатия кнопки ОК в окне Разрешения

В верхней части окна документа, для которого ограничен доступ, отображается соответствующая панель сообщений. В строке состояния отображен соответствующий значок (рис. 13).

Рис. 13.  Документ с ограниченным доступом

Снять ограничения на доступ к документу может его автор, а также пользователь, обладающий полным доступом. Это можно сделать несколькими способами.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, затем в подчиненном меню команду Ограничить разрешения, а затем - команду Неограниченный доступ. Подтвердите удаление разрешений.

Нажмите кнопку Изменить разрешения в панели сообщений, в окне Разрешения снимите флажок Ограничить разрешения на доступ к файлу этого документа. После этого нажмите кнопку ОК.

Если на компьютере нет ни одной учетной записи Windows Live ID, появится соответствующее окно рис.14.

Рис. 14.  Сообщение об отсутствии учетных данных службы IRM

Нажмите кнопку Да для создания учетной записи.