Лабораторная работа №1

Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД). Такие программы помогают пользователям осу­ществлять различные операции с файлами баз данных, которые обычно содержат очень большое число элементов. Основным компонентом любой базы данных является таб­лица — набор данных, расположенных в записях (стро­ках) и полях (столбцах). База данных может состоять из нескольких взаимосвязанных таблиц. Таблицы могут со­держать разную информацию, но при этом связываться между собой по какому-то определенному полю. Напри­мер, если в одной таблице содержатся все фамилии и ад­реса сотрудников издательства, а также есть отдельное поле с номером или любым другим идентификатором, то мож­но организовать другую таблицу и поместить в нее допол­нительную информацию о сотрудниках, например, об их профессиональной деятельности. Соответствие записей в двух таблицах будет контролироваться с помощью поля идентификатора. Если в вашей базе данных есть доволь­но много информации по одной тематике, то, чтобы быст­рее ориентироваться в ней, лучше создать несколько вза­имосвязанных таблиц. Базы данных, организованные в виде связанных таблиц, называются реляционными. Как уже упоминалось, таблица — это основной элемент базы данных. Однако база данных может включать также запросы, формы, отчеты и некоторые другие объекты, которые позволяют просматривать данные и выполнять с ними различные операции. Давайте создадим базу данных Мой дом, которая будет состоять из нескольких объектов.

Начало работы с базой данных

Сейчас мы запустим программу и создадим новую базу данных.

1. Из Главного меню Windows выберите команду Програм­мы > Microsoft Access. Справа – окно Создание файла. Если его нет, выполнить Файл – Создать.

2. . В окне Создание файла нажать Новая база данных и щелкните на кнопке ОК. Появится окно диало­га Файл новой базы данных.

3. Введите слова Мой дом в поле имени и щелкните на кноп­ке Создать. На экране появится окно диалога Мой дом: база данных (формат Access2000)

В левой части окна расположены названия групп объек­тов базы данных. Если щелкнуть на названии группы, в основном поле окна диалога появляется список соответству­ющих объектов. Мы создали новую базу данных.

Создание таблицы

Итак, теперь мы можем приступить к созданию таблицы базы данных, которая будет содержать информацию о сотрудниках издательства «Мой дом».

1. Щелкните на кнопке Создать в окне базы данных. Access откроет окно диалога, которое показано на верхнем рисунке на следующей странице. В левой части окна диалога отображается наз начение текущей операции.

2 . Выберите вариант Мастер таблиц и щелкните на кнопке ОК. На экране появится первое окно мастера.

Таблицы для делового и личного применения

В первом окне диалога Мастера таблиц есть два переключа­теля — Личные и Деловые. Установите, например, переклю­чатель Личные. Access покажет перечень таблиц, которые, по мнению программы, могут вам подойти. Подробнее с их содержанием вы можете ознакомиться самостоятельно.

3. В поле Образцы таблиц выберите вариант Сотрудники. Список Образцы полей изменится. Теперь в нем содер­жатся поля, доступные в таблицах выбранного типа.

4. Выделите поле КодСотрудника и щелкните на кнопке >. Имя поля будет добавлено в список полей новой таб­лицы.

5. Аналогичным образом добавьте следующие поля: ТабельныйНомер, Имя, Отчество, Фамилия, Должность, ЭлектроннаяПочта, РабочийТелефон, КодОтдела, ДатаНайма. Щелкни­те на кнопке Далее, чтобы продолжить диалог с мастером.

Выбор полей новой таблицы

При выборе полей для добавления в таблицу с помощью мастера вы можете копировать названия всех полей из списка с помощью кнопки ». Кнопки < и « служат для удаления выделенного поля или всех полей из списка полей новой таблицы. С помощью кнопки Переименовать поле вы можете задавать другие имена для полей новой таблицы — то есть создавать свои комбинации полей.

6. Access предлагает очень «оригинальное» имя для дан­ной таблицы — Сотрудники. Если оно вас устраивает, не меняйте его. Однако ключевое поле таблицы советую выбирать самостоятельно. Ключевое поле — это поле, значение которого отличает одну запись от другой. По значению первичного ключа можно однозначно иден­тифицировать запись в таблице. Если в таблице уже выбрано ключевое поле, и вы пробуете ввести две за­писи с одинаковым ключом, Access выведет сообщение об ошибке и не позволит вам вставить вторую запись.

Итак, установите переключатель Пользователь определяет ключ самостоятельно и щелкните на кнопке Далее.

Автоматическое определение ключа

Если вы выбираете вариант автоматического определения ключа, Access самостоятельно добавляет в таблицу иоле счетчика, делает его первичным ключом и автоматически устанавливает его значение (последовательные натуральные числа) при добавлении новых записей.

7. Теперь нужно указать ключевое поле и его тип. Давай­те оставим ключевым полем предлагаемое программой по умолчанию поле КодСотрудника. Установите переклю­чатель Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей. Щелкните на кнопке Далее. На экране появится следующее окно диалога.

8. Выберите вариант непосредственного ввода данных в таблицу и щелкните на кнопке Готово, Access выведет на экран подготовленную таблицу.

Ввод и удаление записей

Вы можете выбрать любой из двух способов работы с за­писями в таблице. Можно вводить и редактировать запи­си прямо в таблице, тогда на экране будут видны одно­временно несколько записей и столько полей, сколько позволяет разрешение экрана. Также вы можете восполь­зоваться режимом формы для работы с текстом — в этом случае на экран будет выводиться только одна запись. Давайте познакомимся поближе с этими методами.

Ввод записей в таблицу

В последнем окне диалога мастера мы выбрали непосред­ственный ввод данных в таблицу, и программа самостоя­тельно переключилась в режим таблицы. Курсор ввода находится в первом поле Код сотрудника (обратите внима­ние, как программа использовала в качестве подписи для поля КодСотрудника удобное для чтения словосочетание), стрелка слева от строки (на маркере выделения записи) указывает, что запись готова к вводу данных.

1. Введите число 1111 в поле Код сотрудника. Стрелка в маркере выделения записи приняла вид карандаша. Это означает, что данная запись сделана, но не сохранена. Access добавит вторую запись (строку), и в ее маркере отобразит звездочку, что означает, что запись пуста и в нее можно вводить данные. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующему полю.

2. С помощью клавиши Enter (для перехода от поля к полю) введите следующую информацию в поля первой записи:

Код сотрудника 1111

Табельный номер 12W-4789

Имя Иван

Отчество Петрович

Фамилия Андреев

Должность Заведующий редакцией

Имя электронной почты ivan. andreev@dom. ru

Рабочий телефон [phone]

Код отдела 12

Дата найма 12.12.92

Пока не обращайте внимания, что некоторые данные не помещаются в поле, — скоро мы исправим этот недо­статок.

Обратите внимание, при вводе даты Access «помогает» вам ввести данные, показывая на экране специальное «поле». Так называемые маски ввода служат для того, чтобы облегчить пользователю ввод нужных данных и не допустить ввода данных в неправильном формате.

3. Введите записи 2 - 5 со следующими данными:

Код	1112	1116	1156	1178
сотрудника
Табельный	12W-4790	15W-4389	15W-4512	12W-4755
номер
Имя	Петр	Андрей	Елена	Сергей
Отчество	Петрович	Кузьмич	Сергеевна	Николаевич
Фамилия	Сидоров	Петров	Иванова	Андреев
Должность	Нач. отдела	Нач. отдела	Художник	Редактор
	производства	производства
Имя	petr. sidorov	andrei. petrov	elena. ivanova	sergei. andreev
электронной	@dom. ru	@dom. ru	@dom. ru	@dom. ru
почты
Рабочий	138-19-12	138-19-10	138-19-10	138-19-85
телефон
Код отдела	12	15	15	12
Дата найма	15.09.94	02.08.95	03.04.92	18.09.96

После ввода этих записей таблица будет выглядеть так, как показано на рисунке.

Перемещение в таблице

При вводе данных для перемещения в таблице удобнее пользо­ваться клавиатурой, а не мышью. Используйте клавиши Ноmе, End, PageUp, PageDown, Tab u клавиши перемещения курсора.

Поля и записи

База данных — это совокупность полей и записей. В отли­чие от таблиц Excel, каждое поле таблицы Access содержит только информацию строго определенного типа, например телефонные номера. Каждая запись содержит всю значимую информацию об отдельном элементе таблицы. Например, для таблицы телефонов в запись вводят имя, адрес и номер те­лефона.

Вас еще беспокоит, что окончания некоторых записей в нашей таблице не видны на экране? Давайте увеличим ширину некоторых полей. В режиме таблицы ширина по­лей в Access изменяется так же, как и ширина столбцов в Excel.

1. Поместите указатель мыши на границу между названи­ями полей Должность и Имя электронной почты.

2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, дважды щелкните левой кнопкой мыши. Access авто­матически установит ширину поля таким образом, что­бы в нем помещалась самая длинная запись.

Для изменения ширины записи также можно использовать команду Формат > Ширина столбца. Предварительно нужно выделить один или несколько столбцов, потом выбрать указанную команду и указать нужную ширину столбца. Попрактикуйтесь в полученных знаниях, изменяя поля по своему желанию. Можете попробовать сжать таблицу так, чтобы она поместилась на экран.

Ввод записей в режиме формы

Давайте научимся работать с текстом таблицы в режиме формы. В этом режиме удобнее выполнять ввод данных. Выполните следующие действия.

1. Раскройте список кнопки Новый объект на панели инст­рументов и выберите команду Автоформа. На экране появится форма.

2. Щелкните на кнопке Следующая запись внизу фор­мы. Access отобразит сведения о следующем со­труднике (табельный номер 12W-4790).

3 . Щелкните на кнопке Последняя запись, и вы перейдете к последней записи. Кнопка Новая запись служит (как ни странно) для ввода новой записи

4. Введите дату 19.06.97 в последнее поле пятой записи. После этого нажмите клавишу Enter. На экране появится пустая форма, в которую можно ввести информацию о следующем сотруднике (см. рисунок выше).

5. Введите в поля формы данные о следующих двух со­трудниках:

Код сотрудника 1184 1185

Табельный номер 16W-4395 16W-4369

Имя Владимир Глеб

Отчество Викторович Борисович

Фамилия Борисов Григорьев

Должность Нач. отдела продаж Менеджер отдела продаж

Имя vladimir.borisov@dom. ru [e-mail]

электронной

почты

Рабочий телефон 138 – 19 - 01 138 – 19 - 01

Код отдела 16 16

Дата найма 22.09.96 23.10.96

Ввод данных закончен, и теперь можно просмотреть запи­си в режиме таблицы или формы. Для этого нужно также знать, как переключаться из одного режима в другой.

1. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид слева на панели инструментов. Появившийся список поможет вам переключать режимы просмотра таблицы. Выберите вариант Режим таблицы.

Щелкните на кнопке Вид еще раз и выберите вариант Режим формы.

Щелкните на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна формы. Access спросит вас, хотите ли вы сохранить изменения макета или структуры формы, ответьте Нет. Не волнуйтесь, сами данные уже сохранены, так как программа сохраняет каждую запись автоматически при переходе к следующей. Вы видите таблицу Сотрудники, но данные, которые мы вводили через форму, в ней пока не появились.

4 Выберите команду Записи > Обновить. Если ваши записи не появились в таблице, выберите команду Записи > Фильтр > Изменить фильтр. В первом поле появится небольшая кнопка со стрелкой. Остальные записи на эк­ране видны не будут. Не вводите ничего в первое поле и выберите команду Фильтр > Применить фильтр.

Удаление записей

Если запись устарела и не потребуется вам в будущем, ее можно удалить.

1. Щелкните на маркере выделения записи 2 (код сотрудника 1112) и выберите команду Правка > Удалить и. жмите клавишу Delete. На экране появится окно диалога.

2. Щелкните на кнопке Да, Access удалит запись и обно­вит таблицу.

Семь раз отмерь…

Имейте в виду, что после удаления записи ее нельзя восстановить, используя кнопку Отменить или соответствующую команду из меню Правка.