Лабораторная работа №3

Работа с записями

В данном разделе мы опишем несколько простых спосо­бов работы с данными и поиска необходимой информации. Сейчас мы найдем сотрудников с фамилией Иванов.

Поиск записи

Access позволяет легко выполнить поиск определенной записи (или записей). Давайте рассмотрим этот процесс на примере.

1. Выделите любую фамилию, для чего подведите курсор к левой границе поля и, когда он примет вид значка «плюс», щелкните мышью.

2. Щелкните на кнопке Найти на панели инструмен­тов . Появится окно диалога.

3. Щелкните на строке заголовка окна диалога и перета­щите его в сторону, чтобы вы могли видеть необходи­мые записи.

4. Введите текст: Иванов в поле Образец. В списке Совпаде­ние выберите вариант С любой частью поля. Щелкните на кнопке Найти далее. Access выделит первую найденную запись.

5. Для поиска следующего элемента снова щелкните на кнопке Найти далее.

6. Для выхода из режима поиска щелкните на кнопке От­мена.

Перемещение полей

По умолчанию» поля воспроизводятся на экране в режиме таблицы в том порядке, в котором они вводились при со­здании таблицы. Чтобы изменить порядок следования полей, достаточно выделить поле и перетащить его на но­вое место.

1. Выделите поле с подписью Дата приема на работу, щелк­нув на заголовке этого столбца.

2. Перетащите поле влево. При перемещении между столб­цами появляется разделительная линия, которая ука­зывает новое расположение столбца.

3. Когда разделительная линия будет находиться слева от поля Имя, отпустите кнопку мыши. Теперь выделенный столбец занимает третью позицию слева.

Сортировка записей

Для поиска определенной записи (или записей) очень ча­сто применяется сортировка. Она особенно полезна при работе с большими базами данных, таблицы в которых могут содержать сотни и тысячи записей. Сейчас мы вы­полним сортировку по фамилиям сотрудников.

1. Выделите поле Фамилия, щелкнув мышью на заголовке соответствующего столбца.

2. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов . Рядом находится кнопка Сортировка по убыванию.

3. Щелкните на правой границе заголовка столбца Фами­лия и перетащите его границу в сторону, чтобы вы смогли увидеть фамилии на экране. Теперь фамилии рас­положены в алфавитном порядке.

Модернизация таблицы

Итак, мы создали базу данных, в которую включили про­стую таблицу и попробовали ввести в нее данные. Однако возможности Access намного превосходят такие скромные запросы пользователей. Теперь мы познакомимся с расши­ренными возможностями Access. Сначала мы создадим новую таблицу на основе уже существующей.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы и вы­делите значок таблицы Сотрудники. Щелкните на кноп­ке Копировать на панели инструментов.

2. Щелкните на кнопке Вставить. На экране появится окно диалога Вставка таблицы.

3. В поле Имя таблицы введите текст Заказчики, установите переключатель Только структура и щелкните на кнопке ОК. В окне базы данных появится новая таблица Заказчики.

4. Выделите значок таблицы Заказчики и щелк­ните на кнопке Конструктор . Откроется окно конструктора таблиц.

5. Замените имя поля КодСотрудника на КодЗаказчика. В стро­ку свойства Подпись для этого поля введите текст Код заказчика.

6. Щелкните на маркере выделения строки для поля Та­бельный номер и аналогичным образом выделите поля Имя и Отчество. Нажмите клавишу Delete. Щелкните на кнопке Да в появившемся окне диалога, чтобы подтвер­дить удаление полей.

7. Измените название поля Фамилия на Фирма. Соответству­ющим образом измените подпись для этого поля.

8. Выделите строки для полей Должность, Код отдела и Дата найма. Чтобы выделить несмежные поля, удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Удалите эти поля из таблицы.

9. Добавьте в таблицу новые поля Адрес и Город. Выдели­те их и перетащите вверх, чтобы поместить перед по­лем ЭлектроннаяПочта.

10. Замените имя поля РабочийТелефон на Телефон. Изме­ните подпись для этого поля.

11. Добавьте новое поле КодГорода с соответствующей под­писью. Теперь структура таблицы выглядит так, как показано на рисунке.

12. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в режим таб­лицы. Сохраните изменения в структуре таблицы.

13. Закройте таблицу Заказчики.

Создание форм

Вы уже знаете, как можно использовать формы для ввода и просмотра информации, содержащейся в таблицах. Сей­час мы создадим форму для ввода информации в таблицу Заказчики.

1 . Щелкните на кнопке Формы в левой части окна базы данных. Щелкните на стрелке справа от кнопки Новый объект на панели инструментов. Выберите вариант Фор­ма. В окне диалога Новая форма выделите строку Мастер форм и щелкните на кнопке ОК. На экране появится следующее окно диалога.

2. Чтобы выбрать все доступные поля таблицы, щелкни­те на кнопке », затем - на кнопке Далее. Появится второе окно мастера.

3. Установите переключатель В один столбец. Перейдите к следующему окну.

4 . Access просит вас выбрать стиль формы. Доступные стили вы можете просмотреть в списке справа, а слева показан внешний вид формы согласно выбранному сти­лю. Выберите вариант Рисовая бумага и щелкните на кнопке Далее. На экране появится следующее окно диа­лога.

5. Сохраните предложенное имя формы. Установите пе­реключатель Изменить макет формы и завершите работу с мастером, щелкнув на кнопке Готово. Форма откроет­ся в режиме конструктора. Результат вы можете срав­нить с рисунком.

Окно формы в режиме конструктора разделено на три области: заголовок, область данных и примечание. В заголовке формы обычно содержится название фирмы или дата. В области данных расположены элементы управления. В данном случае — это текстовые поля и подписи. В них содержится информация из таблиц. Внизу окна находится примечание формы, где помеща­ется любая информация, например дата, время и т. д. Кроме того, форма содержит еще два элемента — верх­ний и нижний колонтитулы, — но в данном режиме они не видны. В окне есть вертикальная и горизонтальная линейки, а также сетка. Помимо полей в качестве эле­ментов управления могут выступать списки, флажки, группы переключателей и т. д. Все доступные элемен­ты управления представлены на панели элементов.

6. Если область данных не видна на экране целиком, не­много растяните макет формы. Обратите внимание, что подпись для поля Электронная почта не помещается на экране целиком.

Панель элементов

На панель элементов вынесено множество элементов управ­ления. Если вы хотите добавить какой-нибудь элемент, вос­пользуйтесь этой панелью. Чтобы получить сведения о на­значении элемента, выберите из меню Справка команду Что это такое? и щелкните на кнопке, о которой вы хотите полу­чить справку.

Виды указателей перемещения

Если вы хотите сохранить относительное положение элемен­та управления и его подписи, выделите элемент управления и подведите указатель мыши к его рамке. Когда указатель примет вид открытой руки черного цвета, начинайте пере­мещать элемент по форме. Если вы хотите изменить поло­жение только элемента управления, выделите его и перета­щите за большой маркер, расположенный в верхнем левом углу элемента управления. Указатель примет вид черной указывающей руки. Если вы хотите переместить одну под­пись, выполните для нее аналогичные операции.

Создание формы «с нуля»

Для создания формы без помощи мастера щелкните на стрел­ке справа от кнопки Новый объект, выберите вариант Форма. В окне диалога Новая форма выберите таблицу, в которую будет выполняться ввод данных с помощью новой формы. Дважды щелкните на строке Конструктор. Access перейдет в режим конструктора и отобразит форму, содержащую только область данных, в которую необходимо добавить элементы управления. Кроме того, в отдельном окне будет открыт список полей выбранной таблицы. Просто перетащите их в область данных. Далее выделенные элементы формы можно перетаскивать, удалять, переименовывать, изменять их раз­меры и т. д. Чтобы создать колонтитулы, заголовок или при­мечание, выберите из меню Вид соответствующие команды.

7. Один раз щелкните на подписи к полю Электронная поч­та. Access выделит как само поле, так и подпись к нему.

8. Еще раз щелкните на подписи к полю. Оно будет вы­делено другим цветом, и вы сможете изменить текст подписи. Измените текст на Эл. почта.

9. Щелкните на кнопке Сохранить.

10. Щелкните на кнопке Вид. Форма откроется в режиме формы.

11. Теперь введите данные согласно таблице, приведенной ниже. Напоминаем, что для перехода к новой записи и от поля к полю используется клавиша Tab.

12. Сохраните и закройте форму.