Лабораторная работа №2

Изменение структуры таблицы

Мы создали нашу таблицу с помощью Мастера таблиц. Программа Access сама задала структуру таблицы. Давайте познакомимся со структурой таблицы поближе и научим­ся изменять ее.

1 . Щелкните на стрелке справа от кнопки Вид на панели инструментов и выберите вариант Конструктор. На экране появится окно конструктора таблиц.

Окно конструктора таблиц разделено на две части. Верх­няя половина состоит из списка имен полей (без пробе­лов) и их типов. Тип данных показывает, какая инфор­мация может быть внесена в поле, и определяет правила ее обработки. В нижней половине окна представлены свойства текущего поля.

2. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в столбец типа данных для поля КодСотрудника. Щелкните на стрелке справа от поля. На экране появится список типов дан­ных.

3. Выберите вариант Текстовый (оставив заданный тип без изменения) и нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к столбцу описания.

4. Введите слова: Четырехзначный код. Когда в режиме таб­лицы будет выделено данное поле, в строке состояния появится это описание.

Мы определили поле и теперь можем познакомиться с его свойствами. Какими-то свойствами поля вы будете пользо­ваться чаще, какими-то реже. В следующем разделе мы опишем только основные свойства поля.

Установка размера поля

Размер поля определяется для текстовых и числовых дан­ных. Для текстовых полей размер показывает максималь­ное число символов, которое может быть введено. Макси­мальное значение — 255 символов (букв, специальных символов, таких как ", $ и т. п.). Если вы попытаетесь ввести, вставить или импортировать данные, размер кото­рых больше заданного, Access «обрежет» длинную строку до указанного размера. Выполните следующие действия, чтобы установить размер текстового поля РабочийТелефон.

1. Щелкните в любом месте поля РабочийТелефон. В ниж­ней части таблицы появятся свойства данного поля.

2. Дважды щелкните на цифре 30 в поле Размер поля и введите 9, что укажет на невозможность ввода более девяти символов в это поле.

3. Повторите шаги 1 и 2 для выбора указанных ниже раз­меров полей таблицы.

Поле Размер

Табельный номер 8

Имя 15

Отчество 20

Фамилия 30

Для числовых полей размер поля выбирается в соответ­ствии с выбранным типом данных. Типы числовых дан­ных, применяемые в Access, приведены ниже.

___________________________________________________________________________________

Тип числовых данных Размер

Байт Числа от 0 до 255 (без дробей)

Десятичное число Числа от -10³⁸-1 до 10³⁸-1 (.adp)

Числа от -10²⁸-1 до 10²⁸-l (.mdb)

Целое Числа от -32 768 до 32 767 (без дробей)

Длинное целое По умолчанию числа от -2 147 483 648

до 2 147 483 647 (без дробей)

С плавающей точкой Числа от -3,402823Е38

(обычное) до -1.401298Е-45 — для отрицательных

значений и от 1,401298Е-45

до 3,402823Е38 — для положительных

значений

С плавающей точкой Числа от -1,79769313486231Е308

(двойной точности) до -4,94065645841247Е-324 —

для отрицательных значений

и от 1,79769313486231Е308 до 4,94065645841247Е-324

- для положительных значений.

Давайте зададим типы числовых данных.

1. Щелкните в любом месте поля КодОтдела. Затем щелк­ните в поле размера в нижней части окна.

2. Щелкните на стрелке справа от поля размера. Выбери­те значение Целое. Для кода отдела будет достаточно и двузначного целого числа.

Установка формата

Формат поля определяет представление выводимых дан­ных. Формат поля зависит от типа данных. Например, для даты и времени можно выбрать один из нескольких вари­антов формата.

1. Щелкните в поле ДатаНайма и перейдите в нижнюю часть окна в строку свойства Формат поля.

2. Щелкните в строке свойства Формат поля, просмотрите список доступных форматов и выберите вариант Сред­ний формат даты.

Для некоторых типов данных можно задавать пользова­тельские форматы. Чтобы в поле КодОтдела отображались две цифры, выполните следующие действия.

1. Щелкните в поле КодОтдела и перейдите в строку свой­ства Формат поля.

2. Наберите 00, чтобы программа выводила на экран две цифры. Теперь, например, при вводе числа 9 Access покажет в ячейке 09.

Определение маски ввода

Вы можете изменять вид вводимой информации не только с помощью параметров формата. Определяя маску ввода, мы указываем одновременно и формат отображения дан­ных, записанных в поле, и шаблон их ввода. Поскольку при создании нашей таблицы мы использовали мастер, то некоторые маски уже заданы. Давайте взглянем на них и внесем кое-какие изменения.

Щелкните в поле ДатаНайма. В строке свойства Маска ввода отображена маска 99.99.00;0. Данное поле содержит два раздела, которые разграничиваются знаком «точка с за­пятой». В первом разделе девятки и нули обозначают ме­сто ввода информации и то, что вводимые данные — циф­ровые. Ноль во втором разделе показывает, что текстовые символы сохраняются вместе с введенными значениями.

Давайте создадим маску ввода для поля РабочийТелефон.

1. Щелкните в поле РабочийТелефон в таблице в верхней части окна. Перейдите в строку свойства Маска ввода в нижней половине окна.

2. Щелкните на кнопке с тремя точками, расположенной справа от поля. При появлении запроса на сохранение таблицы ответьте Да - Да. На экране появится окно диалога Мастера создания масок ввода.

3. Щелкните на кнопке Список. Откроется окно диа­лога Настройка масок ввода.

В первом поле введите слова: РабочийТе­лефон. В поле Маска ввода наберите 000-00-00.

Ноль означает символ для обязательного ввода. Если вам нужно предусмотреть место для необязательных символов, вводите в маску число 9 — например, маска 000 (999) означает, что вы вводите три обязательных символа и три необязательных.

4. В поле Образцы данных введите 1111111. Access преобра­зует введенные числа в вид 111-11-11. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться к предыдущему окну. Затем щелкните на кнопке Далее. Появится окно диа­лога мастера, показанное далее на рисунке.

5. В поле со списком Заполнитель выберите знак подчер­кивания.

6. Теперь установите курсор в левой части поля Проба и введите 1234567. Используя клавишу Backspace, удалите введенный код и попробуйте ввести несколько букв. Вы увидите, что Access отказывается выполнить опера­цию ввода, так как маска ввода допускает ввод только цифр.

7. Нажмите клавишу Esc, набранный номер в поле Проба будет удален. Щелкните на кнопке Далее. Выберите вариант хранения данных без знаков маски, щелкните на кнопке Готово и вы вернетесь в режим конструктора таблиц.

Целостность данных

Указывая маску ввода или размер поля, помните, что в ре­зультате уже введенные данные могут быть потеряны или искажены. Например, при уменьшении размера поля уже содержащиеся в этом поле данные будут «обрезаны».

Ниже приведен список символов, используемых для фор­матирования масок ввода.

_____________________________________________________________________________

Символ Описание

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------