2.4 Получение справочной информации

В Microsoft ^® Office реализовано несколько (одинаковых для всех прило-

жений) способов получения справочной информации:

- Помощник по Office – интерактивный инструмент, позволяющий вводить воп-

росы и выбирать ответ из списка тем, близких к сути заданного вопроса.

Часто Помощник по Office сам предлагает пользователю полезные советы в

соответствии с возникшей ситуацией;

- Окно справочной системы – обеспечивает просмотр дерева тем справочной

системы и поиск информации по названию темы или по ключевому слову;

- Инструмент, позволяющий путем выполнения команды Справка / Что

это такое? указать элемент окна диалога и получить краткое описание

назначения выбранного элемента интерфейса;

- Выполнив команду Справка / Office в Интернете можно получить доступ к справочной информации на Web- страницах компании Microsoft.

2.5 Ввод данных. Автозаполнение

Один из первых шагов построения электронной таблицы – ввод информации. Рассмотрим основные приемы ввода данных.

Чтобы поместить данные на рабочий лист, необходимо указать, в какой ячейке эти данные будут располагаться, (такая ячейка называется активной). Выбрать активную ячейку можно с помощью мыши или клавиш управления курсором. Активную в данный момент ячейку окружает жирная рамка, адрес ячейки будет выведен в поле имени, а содержание – в строке формул. Кроме того, автоматически выделяются кнопки номера столбца и номера строки, на пересечении которых находится активная ячейка. На рис. 2 активная ячейка – D7. Черный квадрат в правом нижнем углу рамки, окружающей активную ячейку – маркер заполнения (маркер).

Рис. 2

С данными, хранящимися в активной ячейке (или с данными нескольких ячеек, объединенных в диапазон) при помощи правой кнопки мыши можно выполнять типовые операции, перечень которых зависит от внешнего вида маркера в момент выполнения операций:

- маркер – черный квадрат. Содержание контекстного меню показано на рис. 3;

- маркер – черный крестик. Содержание контекстного меню показано на рис. 4;

- маркер – четырехглавая стрелка. Содержание контекстного меню показано на рис. 5;

При вводе данных наиболее часто приходиться решать следующие задачи:

- Ввод данных в одну ячейку.

В Excel можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого нужно сделать ячейку активной и набрать на клавиатуре то, что требуется в эту ячейку занести. Вводимая информация отображается в самой ячейке и в строке формул, а сама ячейка находится в режиме редактирования. Признаком редактирования является более тонкая рамка вокруг ячейки, сообщение Правка в левом углу строки состояния и наличие курсора в позиции вставки. Если поместить курсор в строку формул, то ее так же можно использовать для ввода и редактирования данных.

Рис. 3 Рис. 4 Рис. 5

Для завершения ввода набранной информации необходимо нажать клавишу Enter.

Отменить ввод в ячейку ошибочно набранных данных можно при помощи кнопки Отменить панели инструментов Стандартная или командой Правка / Отменить.

- Ввод одинаковых данных в несколько ячеек.

Для заполнения нескольких ячеек одинаковыми данными (на рис.2 -ячейки C5:I5), необходимо ввести значение в первую ячейку диапазона, подвести указатель мыши к маркеру (указатель мыши примет форму черного крестика), затем протянуть маркер вправо до ячейки I5, после чего весь диапазон выделенных ячеек заполнится данными, расположенными в первой ячейке.

Аналогичным способом можно заполнять таблицы значениями одинаковых строк или столбцов, выделяя область копируемых данных и перетаскивая маркер в нужном направлении.

- Ввод диапазона значений данных в несколько последовательно расположенных ячеек.

Сначала заполняем две соседние ячейки данными, позволяющими определить принцип заполнения всего диапазона ячеек. (На рис. 2 ячейки C3,D3 – 11.01.2004, 12.01.2004; ячейки D7,E7 - январь, февраль; D9,E9 - понедельник, вторник.) Затем можно протянуть маркер вправо, влево, вверх или вниз в зависимости от того, в каком направлении необходимо заполнить ячейки значениями выбранного диапазона. Значения ячеек диапазона А2:А13, показанных на рис. 2, получили заполнив две ячейки – А7 и А8 числами 1,0 и 1,25, после чего перетащили маркер вверх и вниз от двух выбранных ячеек.

В качестве значений диапазона могут быть использованы текстовые и числовые данные, даты и формулы. Рассмотренный способ ввода диапазона данных существенно упрощает работу и называется Автозаполнение.

Если нужно получить возможность в дальнейшей работе заполнять диапазон ячеек значениями из списка, не заданного в Excel, необходимо сделать следующее. Выполняем команду Сервис / Параметры, раскрываем вкладку Списки и в поле Элементы списка (см. рис. 6) вводим последовательные элементы списка (например, цвета радуги) по одному в каждую строку и нажимаем кнопку Добавить. На рис. 2 значениями вновь созданного списка цветов радуги заполнены ячейки С13 : J13.

Рис. 6

Заполнить диапазон ячеек значениями рядов арифметической или геометрической прогрессий, а так же последовательностью дат можно и еще одним способом (Как и другие приложения Microsoft^®Office, Excel позволяет решать многие задачи несколькими способами, из числа которых пользователь выбирает наиболее удобный и приемлемый для себя вариант.) Пример ввода различных последовательностей значений показан на рис. 7.

Заполняем требующийся диапазон следующим образом. Вводим начальное значение диапазона в первую ячейку (например, В10). Цепляем маркер заполнения правой кнопкой мыши и перемещаем его в том же столбце на одну ячейку ниже. В появившемся контекстном меню выбираем команду Прогрессия и в открывшемся диалоговом окне задаем требующиеся параметры вводимого диапазона значений.

Рис. 7