2.6 Обработка диапазона ячеек
Excel позволяет автоматически выполнять ряд стандартных действий по обработке данных, хранящихся в диапазоне ячеек. Для этого сначала необходимо выделить интересующий пользователя диапазон. Смежные ячейки образуют прямоугольную область, называемую связный диапазон, к которому, в случае необходимости можно добавить несмежные ячейки. В результате можно получить несвязный диапазон. Составляющие несвязный диапазон ячейки и связные диапазоны обозначаются через точку с запятой. Например, выделенные на рис. 8 диапазоны и ячейки, можно обозначить А3:В4; В7:Е9; Е3; G3.
Выделять необходимые диапазоны ячеек можно, последовательно нажимая сочетание клавиш Shift+ F8 и отмечая необходимые диапазоны и ячейки.
Нажав правую кнопку мыши на Строке состояния, вызываем контекстное меню, содержащее перечень операций (см. рис. 8), которые можно выполнять над выделенными диапазонами ячеек. Так, на рис. 8 флажок установлен на пункте Максимум, позволяющем автоматически выводить в поле Строки состояния наибольшее значение из чисел, хранящихся в выделенном диапазоне ячеек.
Выделяя в качестве диапазона строки и/или столбцы таблицы можно использовать команды контекстного меню для выполнения простейшего экспресс-анализа данных.
Рис. 8
2.7 Автозамена
Параметры Автозамены можно проверить и, при необходимости уста-
новить, выполнив команду Сервис/Параметры Рис. 9
автозамены, после чего появляется вкладка
Автозамена, показанная на рис. 9. Следует помнить, что списков автозамен и соответствующих им диалоговых окон столько, сколько языков установлено в системе.
2.8 Сохранение рабочей книги. Автосохранение
Вновь созданную рабочую книгу необходимо записать в файл, которому следует присвоить логически связанное с содержанием данной книги название и поместить его в соответствующую папку. Сделать это можно несколькими способами:
- команда Файл / Сохранить или кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная;
- сочетание клавиш Ctrl + S.
- при первом сохранении нового файла Excel выводит диалоговое окно для уточнения параметров сохранения. Команда Файл/Сохранить как (клавиша F12) выводят то же диалоговое окно. Необходимо указать папку, в которую будет помещена рабочая книга и задать имя файла. По умолчанию файлу присваивается расширение *.xls.
Кроме того, можно сохранить рабочие книги в формате HTML – с расширением *.htm или *.html – для последующей публикации данных на web-страницах. Появилась, также, возможность сохранения файлов в виде web-архива с расширением *.mht или *.mhtml. Web-страница обычно представляется в виде HTML-файла и папки с вспомогательными файлами, а web-архив – это единый файл, с которым удобнее работать.
Команда Сервис / Параметры + вкладка Сохранение позволяет установить флажок Сохранять данные для автовосстановления каждые ХХХ минут (от 1 до 120). Задав соответствующую опцию можно поручить Excel заниматься сохранением рабочих книг автоматически.
Если в окне Excel одновременно открыто несколько документов, хранящихся в различных папках, и в это время приходится завершить сеанс, есть возможность запомнить имена открытых рабочих книг, размеры и расположение окон, в которые эти книги выведены. Команда Файл / Сохранить рабочую область позволяет задать имя и расположение файла, в котором будет храниться вся перечисленная информация. По умолчанию – это файл resume.xls. Для различных задач можно сохранить несколько таких файлов со своими именами resume*.xls. Очередной сеанс работы с Excel следует начать с вызова файла resume*.xls, соответствующего задаче, которую необходимо решать в данный момент – на экране будет полностью восстановлена картина, соответствующая решаемой задаче.