Неправильный вариант оформления заголовка

«председателей профсоюзных комитетов государственных архивов»

«заседание экспертно-методической комиссии о проекте «Инструкции по делопроизводству»

Правильный вариант оформления заголовка

протокол (чего?)

совещания председателей профсоюзных комитетов государственных архивов

заседания экспертно-методической комиссии о проекте «Инструкции по делопроизводству

Наиболее важной и сложной частью протокола является текст. Оформление текста протокола имеет ряд особенностей.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «присутствовали» указывается только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «приглашенные». Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Неправильный вариант оформления вводной части

Заведующий – Самсонов П.В.

Секретарь: Николаева А.Н.

Присутствовали – Берков О.В., А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич.

Приглашенные: А.Е.Рыбалко.

Правильный вариант оформления вводной части

Председатель – П.В.Самсонов

Секретарь – А.Н.Николаева

Присутствовали: О.В.Берков, А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич.

Приглашенные: Консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Э.Н.Данильченко, главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь А.Е.Рыбалко.

Если членов коллегиального органа (совещания) больше 19, то в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».

Аналогичным образом, если приглашенных больше 10, то список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в протоколе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

Например:

Председатель – П.В.Самсонов

Секретарь – А.Н.Николаева

Присутствовали – 44 человека (регистрационный лист прилагается)

Приглашенные – 16 человек (список прилагается).

В вводной части также указывается повестка дня. В ней перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению. Печатается повестка дня с 0-го положения табулятора, первая буква прописная. Формулируется вопросы с помощью предлогов «О» и «Об» и отглагольного существительного в П.п. Выбор того или иного предлога зависит от того, с какой буквы начинается следующее слово. Если слово начинается с гласной буквы, то употребляется предлог «Об», если же с согласной, то предлог «О».

После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия в Р.п.

Если на заседании рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется. Если на заседание выносится два или более вопроса, то они нумеруются арабскими цифрами.