Неправильный вариант оформления повестки дня

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об ходе разработки «Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел»

Сообщение зам. отделом документоведения Фролов Н.А.

Правильный вариант оформления повестки дня

О ходе разработки «Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел»

Сообщение зам. отделом документоведения Н.А.Фролова.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» (глаголы прошедшего времени, мн.ч.). Эти слова пишутся прописными буквами от 0-го положения табулятора. После них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с отступа указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего в Р.п. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от 1-го л. без местоимения Я. Изложение каждой новой мысли начинается с красной строки.

Неправильный вариант оформления

Слушали:

Фролов И.Г. – в субботнике 27.06. 2010 года будут участвовать коллективы камнераспиловочного и шлифовального цехов.

Правильный вариант оформления

СЛУШАЛИ:

Фролова И.Г. - В субботнике 27.06. 2010 года будут участвовать коллективы камнераспиловочного и шлифовального цехов.

В случае приложения текста доклада к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается «Текст доклада прилагается».

Например:

СЛУШАЛИ:

Фролова И.Г. – Текст доклада прилагается

Номер вопроса указывается только один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

1. СЛУШАЛИ: 2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. В этот раздел включаются кроме текстов выступлений вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Например:

ВЫСТУПИЛИ:

Алексеев И.И. - Предлагаю завершение в 15.30, так как в 16.00 на городском стадионе открывается детский спортивный праздник и многие родители захотят на нем присутствовать с детьми.

Изложение постановляющей части текста протокола должно быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Текст начинается с глагола в неопределенной форме («Возложить», «Поручить», «Организовать» и т.д.) и строится по схеме действие-исполнитель-срок исполнения (рекомендуется указывать с новой строки).

Если в ходе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается номер вопроса повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1

1.2.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.2.

2.1.

Текст постановляющей части не делится на пункты, если по вопросу повестки дня принимается одно решение, независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Если два вопроса в повестке дня, то

ПОСТАНОВИЛИ:

1.

2.

Если в повестке дня только один вопрос, то

ПОСТАНОВИЛИ: