Вопрос 28. Электронные документы и архивы: проблемы хранения и использования

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

• разработка принципов хранения информации

• защита информации

• активизация вторичного использования информации

• стандартизация критериев описания данных

• оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов

• регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных

• реализация информационных услуг и исследовательских проектов

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп: базы данных, текстовые файлы, оцифрованные копии (графические файлы).

Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть доступным сотрудникам. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.

Вопрос 29. Организация работы архива

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива.

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

• положение об архиве;

• положение о структурном подразделении архива;

• структура и штатное расписание архива;

• смета расходов архива на год;

• должностные инструкции сотрудников;

для ведомственного архива:

• положение об архиве;

• инструкция о службе документационного обеспечения управления или инструкция по делопроизводству организации;

• должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

Вопрос 30. Нормативно-правовая база работы архива организации

Основным правовым источником работы архива является Конституция РФ, а также архив руководствуется Федеральными законами, законами РБ и следующими актами:

• ФЗ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 15 сентября 2009 г.

• Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г.

• ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

• Федеральный закон от 02.05.2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

• Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 г.