Вопрос 9. Указатели. Формы, виды принципы построения

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.

По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).

По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и развернутыми.

По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные.

К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности – географический, именной и др.

Предметный указатель может быть общим и специальным. Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий

К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.

Тематический указатель является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.

Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме классификации.

Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.

Структурный указатель - вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.

Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.

Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений-фондообразователей.

Вопрос 10. Архивная опись. Особенности информационного языка

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи.

Описательная статья описи - совокупность сведений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:

1. порядковый номер;

2. делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

3. заголовок дела и указание на подлинность;

4. способ воспроизведения;

5. степень полноты документов и внешние особенности дела;

6. аннотация документов

7. крайние даты документов в деле (число, месяц, год)

8. количество листов в деле

Заголовок дела является главной частью описательной статьи описи.

Титульный лист описи несет определенную информацию о делах, включенных в опись. На титульном листе помещаются следующие данные: название государственного архива; название фонда; номер фонда; номер описи, название описи; крайние даты документов.

Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям на всех ее экземплярах. Располагается она в конце описи, вслед за последней описательной статьей. Итоговая запись содержит подпись составителя описи с указанием должности и даты составления.

Например, дело, сформированное из документов различных по своим разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных последовательностью делопроизводства, описывается как «Документы».