- •Вопрос 1. Информационные системы к нса
- •По типу информационных систем
- •По функциональному признаку
- •По уровням управления
- •Вопрос 2. Основы создания и использования снса аф рф
- •Вопрос 3. Типы и виды архивных справочников. Их целевое назначение
- •Вопрос 4. Описание
- •Вопрос 5. Этапы описания дел в архивах. Заголовки дел
- •Вопрос 6. Каталоги. Определение, структура, виды, функции в снса
- •Вопрос 7.Путеводители и их функции в нса к аф рф
- •Вопрос 8. Каталоги. Определение, структура, виды. Каталоги логической структуры
- •Вопрос 9. Указатели. Формы, виды принципы построения
- •Вопрос 10. Архивная опись. Особенности информационного языка
- •Вопрос 11. Влияние классификации документов и дел в пределах
- •Вопрос 12. Путеводитель. Определение, виды, назначение.
- •Вопрос 13. Преемственность учётно-справочного аппарата делопроизводства. Нса ведомственных и государственных архивов
- •Вопрос 14. Обзор. Определение, виды, назначение
- •Вопрос 15. Назначение, виды и место каталогов в снса государственных архивов
- •Вопрос 16. Снса к документам аф рф
- •Вопрос 17. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения и методика их составления
- •Вопрос 18. Описание. Методика составления описи
- •Вопрос 19. Электронный документ как источник информации
- •Вопрос 20. Организационные формы использования архивных документов
- •Вопрос 21. Методика наведения архивных справок по архивным документам
- •Вопрос 22. Использование документов архива в различных целях
- •Вопрос 23. Доступность архивных документов: правовые и организационные нормы
- •Вопрос 24. Учёт использования архивных документов
- •Вопрос 25. Оценочные характеристики процесса использования архивных документов (интенсивность, эффективность)
- •Вопрос 26. Виды технотронных архивов и порядок их хранения
- •Вопрос 27. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
- •Вопрос 28. Электронные документы и архивы: проблемы хранения и использования
- •Вопрос 29. Организация работы архива
- •Вопрос 30. Нормативно-правовая база работы архива организации
Вопрос 3. Типы и виды архивных справочников. Их целевое назначение
Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи.
Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).
Путеводитель по архивам {архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.
Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.
Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.
Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.
Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.
Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.
Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов.
Вопрос 4. Описание
Описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.
В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:
вид дела
автор
корреспондент
предмет или вопрос
территория
время
формальные признаки (подлинность или копийность)
Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д. Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.
Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.
Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.
Аннотация составляется в трех вариантах:
аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа
аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов
аннотация, содержащая краткое описание содержания документа
В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.