8.6. Характеристики эффективного контроля

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение определенных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и информирование о их результатах необходимо только как средство достижения цели. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

Таким образом, контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем. Также, он должен соответствовать контролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Одним из аспектов эффективности контроля является его своевременность, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его поведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры.

Таким образом, система эффективного контроля — это система, которая дает необходимую информацию персоналу до того, как произойдут негативные явления.

Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают связаны с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

Как правило, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньшее количество усилий и более экономичны, но самое важное состоит в том что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

Таким образом, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Глава 11. Внешняя среда организации

11.1. Характеристика внешней среды организации

В науке управления представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы и факторы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 1950-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода и необходимостью для менеджера рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь имеющую разветвленные связи с внешним миром.

В то же время, помимо системного подхода, возникает концепция ситуационного подхода, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.

В настоящее время изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание, чем прежде. Если бы изменения не были столь значительными, менеджерам все равно пришлось бы учитывать среду, так как организация как открытая, относительно обособленная система зависит от внешнего мира в отношении таких материальных потоков, как поставки ресурсов, энергии, кадров, определенного спроса потребителей и информационных потоков законодательных актов, решений различных органов, ситуаций на рынке и т. д. В ситуации, когда от руководства зависит выживание организации, менеджер должен уметь не только оперативно выявить основные факторы в окружении, которые могут оказать влияние организацию, но и предложить подходящие способы реакции на внешние воздействия, т. е. найти методы, способствующие адаптации к условиям внешней среды. Так как учесть все существующие и оказывающие влияние на организацию факторы практически невозможно, то закономерно возникает проблема определения аспектов и факторов, от которых зависит деятельность организации.

К характеристикам внешней среды могут быть отнесены:

— взаимосвязанность факторов;

— разнообразие факторов;

— высокая динамичность изменений факторов;

— неопределенность как во времени воздействия, так и по силе воздействия.

В менеджменте существует такое понятие, как предпринимательская среда, под которой понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации и требуют принятия или приспособления к ним. Состояние внешней среды имеет ключевое значение для бизнеса, так как внешняя среда по отношению к организации является объективной средой, т. е. существует независимо, что приводит к необходимости учета ее в своей деятельности. В связи с этим от правильности расчета и учета внешней среды зависит результативность и эффективность деятельности организации.

При создании организации необходимо учитывать то, что она должна занять свою рыночную нишу, так как иначе не сможет функционировать. Существование рыночной ниши для организации означает наличие покупателей товаров или услуг, производимых ею. Кроме того, успешному функционированию организации, а также созданию могут препятствовать множество других факторов. В рамках рыночной системы существуют вводные барьеры, т. е. различные препятствия для проникновения на рынок новых конкурентов.

К таким барьерам можно отнести:

— масштаб производства;

— дифференциацию продукта, т. е. индивидуализацию, придание особых характеристик;

— потребность в значительных объемах капитальных вложений;

— издержки на переориентацию потребителя;

— недоступность каналов сбыта, так как они уже поделены на рынке;

— ограниченность доступа к источникам ресурсов;

— высокий уровень используемых технологий, что приводит к необходимости их лицензирования;

— отсутствие земельных участков;

— запреты на лицензии. Например, необходимость государственной регистрации;

— исключительное право заниматься какой-либо деятельностью, предоставляемое государством (практически непреодолимый отбор);

— недостаток практического опыта в той сфере, в которой ведется деятельность организации;

— противодействие существующих фирм, т. е. конкурентная борьба.

Каждая организация имеет свою собственную внешнюю среду, окружение, охватывающее большое количество различных факторов, которые могут так или иначе воздействовать на функционирование как в текущем периоде, так и в перспективном.

Как и факторы внутренней среды, факторы внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как и изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

При рассмотрении внешнего окружения организации необходимо учитывать то, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия довольно различна, и в ее основу могут быть положены различные принципы. В менеджменте принято, и большинство придерживается его, разделение факторов на факторы прямого и косвенного воздействия.