3. Организация производственных процессов обработки страховой почты

В письмах с объявленной ценностью пересылаются ценные бумаги или документы (паспорта, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, водительские удостоверения, военные билеты и другие), облигации государственных займов, лотерейные билеты, грамоты, фотографии, художественные карточки, почтовые марки, рукописи, судебные и пенсионные дела, деловые бумаги, документы, имеющие ценность для отправителя и (или) адресата.

В мелких пакетах, предел стоимости, вложения которых не должен превышать шести базовых величин, пересылаются предметы культурно-бытового и производственного назначения, деловые бумаги, печатные издания, художественная литература, литература по изобразительному искусству, звукозаписи, лекарства, лекарственные травы, семена, продукты питания длительного хранения и иные предметы, имеющие ценность.

Для упаковки писем с объявленной ценностью применяются стандартные почтовые конверты или плотная бумага, ткань, клеенка и другие подобные материалы, обеспечивающие сохранность вложения. Ценные письма с деньгами и ценностями, отправляемые учреждениями банков, финансовыми органами принимаются упакованными в специальные брезентовые сумки.

Для упаковки мелких пакетов с объявленной ценностью применяются полиэтиленовые мешочки, прочная бумага, ткань, футляры, картонные коробки, деревянные (фанерные) или металлические ящички. От предприятий, организаций и учреждений письма и мелкие пакеты с объявленной ценностью принимаются в закрытом виде, опечатанными сургучом присвоенными им печатями (мелкие пакеты могут опломбироваться). Мелкие пакеты с объявленной ценностью крестообразно перевязываются льняным шпагатом.

Закрытые письма с объявленной ценностью с облигациями, лотерейными билетами и другими ценными бумагами принимаются только опечатанными сургучом. Мелкие пакеты с объявленной ценностью, отправляемые предприятиями, организациями, учреждениями, разрешается вместо опечатывания оклеивать крестообразно лентой из плотной бумаги шириной не менее 5 см с воспроизведенным на ней типографским способом наименования отправителя. Место соединения ленты заклеивается адресным ярлыком. При упаковке мелкие пакеты с объявленной ценностью в полиэтиленовую оболочку на местах сварки воспроизводится наименование отправителя. Предприятия, организации и учреждения мелкие пакеты с объявленной ценностью могут отправлять в бумажной упаковке с малоценными печатными изданиями (бланками, брошюрами, плакатами и т.п.) в неопечатанном виде.

Письма с объявленной ценностью от граждан принимаются только в открытом виде с проверкой вложения. Письма и мелкие пакеты с объявленной ценностью, отправляемые юридическими лицами, принимаются либо закрытыми и опечатанными их печатью (пломбой) или скрепленными клеевой лентой с логотипом отправителя, либо в открытом виде.

Почтовые отправления с объявленной ценностью по желанию отправителя могут приниматься с описью вложения. В таком случае указанные почтовые отправления принимаются в открытом виде. Опись ф.107 составляется отправителем в двух экземплярах с указанием адреса получателя, наименования и количества предметов и стоимости каждого предмета, удостоверяется подписью отправителя. Объявленная ценность должна соответствовать сумме стоимостей, указанных в описи. По желанию отправителя на первом экземпляре описи, вкладываемой в почтовое отправление, стоимость предметов может не указываться. Отправления  письменной корреспонденции с объявленной ценностью по желанию отправителя могут приниматься в открытом виде с описью вложения ф.ПС107. Опись составляется отправителем в двух экземплярах с указанием полного адреса и наименования получателя,  наименования и количества предметов, объявленной ценности каждого предмета и общей объявленной ценности пересылаемого вложения, которая подтверждается подписью отправителя. По желанию отправителя объявленная ценность предметов в описи, следуемой с почтовым отправлением, может не указываться.

При приеме отправлений письменной корреспонденции  с объявленной ценностью с описью вложения работник отделения почтовой связи сверяет фактическое вложение с данными, указанными отправителем в описи, и проверяет итоговую сумму оценки, расписывается и проставляет оттиск календарного штемпеля на двух экземплярах описи. Первый экземпляр оформленной описи вкладывается в письмо (мелкий пакет) с объявленной ценностью,  второй экземпляр выдается отправителю. Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, подаваемые в открытом виде, в присутствии отправителя  упаковываются, оклеиваются и (или) запечатываются именным скотчем таким образом, чтобы была обеспечена сохранность пересылаемого вложения.При использовании для упаковки письменной корреспонденции с объявленной ценностью самоклеющихся конвертов, изготовленных из бумагоподобных материалов, на клапанах которых  нанесен оттиск «Почта Беларуси» опечатывание именным скотчем не требуется.

Мелкие пакеты с объявленной ценностью в бумажной упаковке, отправляемые физическими лицами, оклеиваются бумажной лентой шириной не менее 5 см с воспроизведением на ней типографским способом или накатным устройством почтового кода и наименования объекта почтовой связи, принявшего данное отправление, либо именным скотчем. Место соединения ленты плотно заклеивается адресным ярлыком, заполненным отправителем, и оформленным работником объекта почтовой связи.

После упаковки отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью взвешивается, тарифицируется и оформляется следующим образом: на адресном ярлыке проставляется вес, сумма платы за пересылку, наклеивается стикер штрихкода, ставится оттиск календарного штемпеля.

При приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью с уведомлением о получении, с оплаченной доставкой, пересылаемых в разряде «Правительственное», с отметками «Осторожно», «Вручить лично», «С путевками», «С билетами», «С документами», в строке «Особое назначение» квитанции ф.1 или СКС и на почтовом отправлении делается соответствующая отметка.

При приеме мелкого пакета с объявленной ценностью с вложением хрупких предметов на него наклеивается ярлык   с надписью «Осторожно».

Если адресные данные написаны непосредственно на мелком пакете, то оттиск  календарного штемпеля  ставится на чистом листе бумаги, аккуратно вырезается и наклеивается в установленном месте либо дата указывается от руки.

С отправителя взимается установленная плата за оказанные услуги и выдается квитанция СКС или квитанция ф.1.

Если отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью подается в маркированном конверте, то в квитанции СКС или квитанции ф.1 указывается сумма, оплаченная марками, которая учитывается в счет оплаты.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью пересылаются в страховых мешках, за исключением мелких пакетов с отметкой «Осторожно», которые приписываются к общей накладной ф.16 (карте отправки ф.Пс16) .

Перед заделкой в страховые мешки отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью приписываются к накладной ф.16, которая составляется в двух экземплярах.

В накладной ф.16 указывается подавательский номер отправления со стикера штрихкода, место назначения и особые отметки (если таковые имеются). Если отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью принято с наложенным платежом, то в накладной ф.16 указывается сумма наложенного платежа. В накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16) подводятся итоги. Количество отправлений указывается прописью. Накладная ф.16 (карта отправки ф.ПС16) подписывается работником, осуществившим заделку мешка.

Один экземпляр накладной ф.16 (карты отправки ф.ПС16) вместе с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью вкладывается в страховой мешок.

Страховые мешки с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью заделываются следующим порядком: верхняя часть мешка туго свертывается  и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, под который предварительно подкладывается оформленный адресный ярлык ф.ПС18. Концы шпагата  перекрещиваются и один конец пропускается под оба оборота шпагата, после чего он туго затягивается и завязывается двойным узлом. Перевязь делается с таким расчетом, чтобы вложение мешка не перемещалось. Мешок опломбируется или опечатывается. Оттиск печати (пломба)  размещается в непосредственной близости от узла. Ярлык ф.ПС18 подписывается тем же работником, который осуществлял составление накладной ф.16 (карты отправки ф.ПС16).

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью поступают в объект почтовой связи в страховых мешках. Страховые мешки вскрываются обязательно двумя работниками. При вскрытии страхового мешка разрезается только один оборот шпагата, при этом не допускается повреждение пломбы или печати.

Вложение просчитывается и поименно проверяется с приписанными в накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16) отправлениями (в автоматизированных объектах почтовой связи вложение мешка сканируется). Проверяется наружное состояние почтовых отправлений. Работники, вскрывавшие страховой мешок, расписывается в накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16).

Входящие отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью передаются на рабочие места (в кладовую) под расписку в накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16), при которой они поступили.

Работник, принимающий отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью поименно сверяет их с записями в накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16), проверяет исправность оболочек, целостность печатей, пломб, лент, наклеек, вес, наличие оттисков наименования отделения почтовой связи места приема, нанесенных при сварке полиэтиленовой оболочки на машине.

Извещения ф.ПС22 формируются автоматизированным путем, номер извещения переносится на оболочку почтового отправления.

При поступлении двух и более отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью в адрес одного юридического лица на все отправления допускается выписка одного извещения ф.ПС22. При этом составляется накладная ф.16 (карта отправки ф.ПС16) в одном экземпляре, в которую поименно записываются почтовые отправления. (№ отпр., сумма объявленной ценности и место подачи). В этом случае в извещении ф.ПС22 цифрами указывается количество отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью. Сведения о предъявленном документе указываются на извещении ф.ПС22. При этом количество полученных отправлений прописью указывается уполномоченным на ф.ПС22, накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16), подписывается с указанием должности и фамилии разборчиво. Накладная ф.16 (карта отправки ф. ПС16) подшивается вместе с извещением ф.ПС22 к документам объекта почтовой связи.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью,  доставка которых оплачена, вместе с извещением ф.ПС22 выдаются почтальонам в доставку под расписку в ф.ПС55, куда они записываются по видам и номерам.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью вручаются адресатам под расписку в извещении ф.ПС22. В извещении ф.ПС22 указывается дата получения почтового отправления, паспортные данные получателя. Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, с описью вложения ф.ПС107, при выдаче их адресатам вскрываются, производится сверка вложения с описью. Разрез  оболочки, перевязи делается таким образом, чтобы не повредить печатей и вложения.

Если при вскрытии отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью, с описью вложения, обнаружится недостача вложения, то на описи делается отметка о том, чего нет в наличии. На такое отправление письменной корреспонденции в отделении почтовой связи составляется акт ф.ПС51 и вложение выдается адресату вместе с копией акта.

По желанию получателя отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, с описью вложения, при выдаче может не вскрываться. В этом случае на извещении ф.ПС22 должна быть сделана отметка, подписанная получателем. Следующего содержания: «От вскрытия отказываюсь».

В отделении почтовой связи отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью выдаются в таком же порядке, как и при доставке на дом, но с обязательной проверкой соответствия фактического веса весу, указанного на оболочке отправления. В необходимых случаях взимается плата за хранение.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, на которые составлены акты ф.ПС51, на дом не доставляются, выдаются адресатам в отделении почтовой связи. Перед выдачей такие отправления вскрываются контролирующим лицом в присутствии получателей. Если вложение в  целостности,  то отправления выдаются в общеустановленном порядке, при этом получатель делает отметку на извещении ф.ПС22 «Претензий не имею». При недостаче вложения составляется акт вскрытия. Оставшаяся часть вложения вместе с копией акта ф.ПС51 выдается адресату под его расписку на акте, а сам акт вместе с оболочкой отправления передается руководителю по подчиненности объекта почтовой связи для проведения ведомственной проверки и сообщения результатов адресату.