9. Учет денежных средств, товарно-материальных ценностей и составление отчетности в отделениях почтовой связи

Порядок получения подкрепления денежной наличности в отделениях связи

При недостатке денежных средств на оплату пенсий, пособий и переводов начальник ОПС передает в вышестоящий объект почтовой связи кодированную заявку на подкрепление. Полученные заявки на подкрепления денежной наличности по каждому ОПС заместитель начальника почтовой связи записывает в бланк-распоряжение ф. МС-45.

На утвержденные к высылке суммы выписывается расходный кассовый ордер ф. КО-2 или на распоряжение накладывается штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Этот расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и вместе с двумя экземплярами бланков-распоряжения передается в Главную кассу.

Учет кассовых операций в отделениях почтовой связи

Учет кассовых операций в отделениях почтовой связи (ОПС) осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету денежных средств, товарно-материальных ценностей и составлении отчетности в ОПС. Инструкция составлена в соответствии с требованиями правил ведения кассовых операций эксплуатационных ОПС, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

ОПС продают услуги физическим и юридическим лицам в соответствии с Законом Республики Беларусь “О почтовой связи”. За все предоставленные услуги выдаются квитанции, оформленные на почтово-кассовом терминале (ПКТ), а при отсутствии ПКТ, оформленные вручную. Квитанции ф. ПС1 и ПС5 являются бланками строгой отчетности и имеют корешок, заполняемый под копирку при оформлении квитанции. Квитанции выдаются потребителю, а корешок служит основанием для оприходования денежной наличности при составлении сводного денежного отчета (СДО). Квитанция ф. ПС5 используется при приеме переводов, в том числе при приеме переводов с наложенным платежом и оформлением бланка ф. ПС112 и заявления ф. 58. Квитанция ф. ПС1 заполняется при приеме всех регистрируемых почтовых отправлений, в том числе, при приеме сверхлимитных остатков, денежной наличности уполномоченных филиалов АСБ “Беларусбанка” в сельской местности. В ней указывается от кого поступила сумма, код, расчетный счет получателя, сумма и время.

При приеме денежных средств за реализацию товарно-материальных ценностей операция оформляется без выписки квитанции ф. ПС1 и отражается учетом движения денежных средств в специальной ведомости, которая направляется в налоговые органы. Поименный учет бланков строгой отчетности (БСО) осуществляется в разрезе ОПС данного районного узла почтовой связи и регистрируется в третьем разделе СДО.

На каждый кассовый аппарат ведется отдельная книга кассира-операциониста В ОПС осуществляются следующие расходные операции:

- оплата переводов, выплата пенсий и пособий, выплата на погребение;

- выплата работникам отделений почтовой связи заработной платы, премий и других социальных выплат по платежным ведомостям;

- высылка сверхлимитных остатков в вышестоящий объект почтовой связи;

- выдача наличных денег под отчет на мелкие расходы по содержанию ОПС;

- выплата комиссионных сборов за товар;

- возврат подписки;

- возврат излишне взысканных сборов за услуги.

Услуги почтовой связи могут оплачиваться наличными деньгами, знаками почтовой оплаты, по безналичному расчету (квитанции из авансовых книжек, чеки из чековой книжки, платежные поручения).

Знаками почтовой оплаты могут оплачиваться простые и заказные почтовые отправления, заявления отправителя или адресата.

По безналичному расчету оплатить услуги почтовой связи могут предприятия, организации и частные лица.

Платежными поручениями могут оплачиваться денежные переводы, отправления с объявленной ценностью, подписка на периодические издания.

Квитанциями из авансовых книжек оплачиваются страховые почтовые отправления. Для приема к оплате необходимо проверить сумму аванса, оставшуюся на счету. Если сумма меньше той, которая необходима к оплате, то квитанция не принимается до пополнения аванса. Авансовая книжка имеет номер лицевого счета и каждая квитанция должна иметь печать владельца книжки. После оформления операции на квитанциях ставится оттиск календарного штемпеля и подпись работника связи.

По расчетным чекам из чековых книжек физическое лицо может рассчитаться за услуги почтовой и электросвязи, нетрадиционные услуги связи, знаки почтовой оплаты.

При приеме чеков из чековой книжки необходимо проверить подлинность чека. Срок действия – 1 год. Оператор также проверяет правильность заполнения чека, отсутствие подчисток, наличие подписи чекодателя и ее идентичность с паспортом, соответствие суммы остатка на корешке к остатку предыдущего чека за минусом суммы за услугу. После оформления операции на обороте чека и на корешке ставится четкий оттиск календарного штемпеля, оператор подписывает чек и корешок.

Международный ответный купон – специальный знак, отпечатанный на бумаге и издаваемый международным бюро Всемирного почтового союза и подлежащий обмену на почтовые марки в порядке, определенном актами Всемирного почтового союза. Международный ответный купон принимается как платежное средство за пересылку международного простого приоритетного письма массой до 20 гр.

Клиент может оплатить услуги связи пластиковой карточкой банка при наличии в отделении связи специального оборудования. Оператор связи может пополнить карт счет, выдать наличные, оплатить услуги связи по безналичному расчету и оказать сервисные услуги связи (просмотр баланса счета).

При оказании услуг с использованием банковских пластиковых карточек оператор обязан проверить карточку на подлинность. В случае появления сомнений в принадлежности карточки держателю, оператор имеет право потребовать документ, удостоверяющий личность.

При наличии разрешения начальника объекта почтовой связи оплата может производится гарантийными письмами. Остаток в кассе объекта почтовой связи ограничивается лимитом, который устанавливается вышестоящим ОПС и утверждается его руководителем.

При расчете остатка кассы и установлении лимитов в него не включаются наличные деньги, выданные для доставки на дом почтальонам для оплаты переводов, пенсий и пособий при условии, что почтальоны отчитываются за полученные деньги на следующий день.

Итоги дневников кассовых аппаратов оформляются следующим образом: на свободном листе ленты указываются коды всех проведенных операций, количество операций и сумма по каждой операции, а также общая сумма. Услуги, оказанные по авансовым книжкам, приходуются ежедневно и отражаются в сводном денежном отчете.

Бухгалтерия проверяет правильность оформления первичных документов и составление СДО, который составляется в двух экземплярах и содержит четыре раздела:

Первый раздел - кассовые операции;

Второй раздел - движение товарно-материальных ценностей;

Третий раздел - движение квитанционного материала;

Четвертый раздел - статистическая отчетность.

В первом отделе отражаются доходы, принятые платежи, поступившие суммы.

Первая часть первого раздела состоит из 12 столбцов; вторая часть «Расход» состоит из четырех столбцов. В столбцах 1, 5, 9, 13 указываются коды проведенных операций, которые состоят из трех цифр и буквы. В каждой цифре заложен определенный смысл:

0 – остаток в кассе; 1, 2, 3, 4 –доходы; 5, 6, 7 – услуги, которые оказываются на договорных началах и отражают платежи, плата за которые включается в доход отделения почтовой связи; 8 – денежные средства, поступившие в кассу отделения почтовой связи; 9 – расходные операции.

Вторая цифра обозначает наименование оказанной услуги, третья – разновидность услуги. Буквы указывают способ оплаты.

В столбцах 2, 6, 10, 14 отражается сумма операций, операций, которые подлежащих оприходыванию, и общие суммы по этим столбцам.

В столбцах 3, 7, 11, 15 указывается наименование операции и условное обозначение документов.

В столбцах 4, 8, 12, 16 отражается количество проведенных операций.

В третьей части первого раздела отражается выведение остатков.

Здесь отражается остаток на начало дня, приход, расход, остаток на конец дня.

В четвертой части отражается движение денежных средств по книге ф.55. Она заполняется в том случае, если почтальонам выданы деньги для оплаты на дому пенсий и пособий, и включает в себя следующие строки: переходящий остаток наличных денег на начало дня; выдано в доставку наличных денег; выплачено в доставке наличных денег; возвращено наличных денег; остаток на конец дня.

Второй раздел «Движение товарно-материальных ценностей» отражает ежедневный учет и движение ценностей и состоит из восьми столбцов. В столбце 43 – указываются коды, в столбце 44 – отражаются остатки ценностей на начало дня, в столбце 45 – поступление товарно-материальных ценностей, 46 – продано наличными, 47 –продано по денежным документам, товарно-материальных, 48 - возвращено, 49 –списано, 50 –остаток на конец дня.

Суммы, указанные в столбцах 46 и 47 должны соответствовать суммам столбцов два и четыре раздела.

В третьем разделе «Движение квитанционного материала» включено шесть столбцов, которые заполняются по принципу второго раздела. В столбце 51 указываются наименования бланков строгой отчетности, в столбце 52 – количество квитанций и товарных накладных, 53 –поступило, в столбце 54 –израсходовано, в столбце 55 –аннулировано, в столбце 56 – остаток квитанционного материала накладных на конец дня.

Количество, указанное в строке 54 должно соответствовать количеству квитанций и накладных, отраженных в столбцах 3, 7, 11, 15 первого раздела.

При недостаче денежных средств отделение почтовой связи получает подкрепление. Порядок получения подкреплений денежной наличности будет рассмотрен в следующем разделе.

Четвертый раздел «Статистическая отчетность» составляется ежедневно.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРВЕДЕНИЯ «НАЦИОНАЛЬНОГО ДНЯ ПОТРЕБИТЕЛЯ» В ОТДЕЛЕНИЯХ СВЯЗИ

На предприятиях РУП «Белпочта» уже несколько лет практикуется проведение Дня клиента, поскольку это один из способов широкой рекламы услуг, предоставляемых в ОПС страны. Ответственные представители предприятий почтовой связи РУП «Белпочта» в течение двух часов при личном общении с клиентами смогли подробно рассказать об услугах и квалифицированно ответить на все интересующие их вопросы.

РУП «Белпочта» заинтересовано в увеличении количества и улучшении качества услуг, максимальном привлечении клиентов на предприятия почтовой связи, их своевременном ознакомлении, как с почтовыми, так и нетрадиционными и новыми услугами, изучении мнения клиентов о деятельности почты и дальнейшем её развитии. Ведь именно клиент определяет имидж и состояние белорусской почты.

Накануне проведения национального Дня клиента во всех унитарных предприятиях почтовой связи разрабатываются планы мероприятий, подготавливаются сценарии, вопросы викторины о почте, анкеты для письменного опроса посетителей. Залы ОПС, в которых проводится День клиента, празднично украшаются, звучит музыка.

Информация о предстоящем мероприятии размещается в местных средствах массовой информации. Руководителям наиболее крупных предприятий, организаций и коммерческих фирм направляются письма с приглашениями. Для привлечения клиентов во всех головных подразделениях унитарных предприятий, а также в РУПС у входа вывешиваются красочные рекламные плакаты.

Белорусские «Лявоны» и «Лявонихи» рекламируют услуги почтовой связи, предлагаемые не только на почтамтах, но и в ОПС страны. Во всех предприятиях проводится также почтовая викторина, победителям которой вручаются поощрительные призы.

Работники почты информируют клиентов об услугах почтовой связи, сроках прохождения почтовых отправлений, консультируют по вопросам, касающимся страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, международных и электронных переводов, каталожной торговли, отправлений EMS и DHL и т.д., дают квалифицированные ответы на другие интересующие клиентов вопросы.

С целью наиболее полного ознакомления с услугами почтовой связи клиенты получают рекламные буклеты, а те, кто воспользовались любой из предлагаемых услуг, - сувениры.

Конкурс на самого активного клиента проводился в УП «Витебскоблпочта». Победителями стали три активных участника, выполнивших условие конкурса: два клиента, воспользовавшихся услугами на сумму 30 тыс. руб., награждены чайными сервизами, один клиент, купивший филателистической продукции на 20 тыс. руб., получил возможность бесплатно воспользоваться услугой «Фото на открытку».

В Гомеле стало традицией национальный День клиента проводить на предприятиях города. На этот раз он проводился на СП ОАО «Спартак», куда были приглашены представители средств массовой информации, администрация и работники фабрики.

Такая форма получения информации и обсуждения проблем нравится участникам мероприятия.

Для любителей и знатоков филателии на всех почтамтах подготавливаются экспозиции почтовых марок РБ, организовываются дополнительные места маркированной и немаркированной продукции, что способствует росту доходов от её продажи.

День клиента стал своего рода праздником, поскольку отношения почтовых работников к людям в этот день особенно теплые, внимательные. Цель его проведения всегда достигается: существенно увеличиваются доходы, а интерес к услугам почты и радостные лица клиентов – лучшая благодарность за труд.