19.Види документів та їх класифікація.

Ознаки класифікації	Групи документів
За способом фіксації (відбиття) інформації	письмові ,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи
За стадіями творення	оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)
За найменуванням	положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші
За формою	стандартні, індивідуальні
За ступенем складності	складні, прості (односкладні)
За походженням	внутрішні, зовнішні
За терміном виконання	термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)
За ступенем гласності	звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)
За юридичною силою	справжні (дійсні і недійсні), підроблені
За технікою відтворення	рукописні, відтворені механічним способом .
За терміном зберігання	постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)
За джерелом виникнення	первинні, вторинні
За напрямом	вхідні, вихідні
За спеціалізацією	управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

20-21.Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, заохочення, накладання дисциплінарних стягнень.

Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Основні реквізити автобіографії:

• Назва виду документу.

• Текст, в якому зазначається:

1. прізвище, ім’я, по-батькові;

2. дата народження;

3. місце народження;

4. відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

5. відомості про громадську роботу;

6. короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

• Дата написання

• Підпис

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити характеристики:

Назва виду документу

• Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);

• Текст, який містить такі відомості:

• трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

• ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

• моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

• висновки;

• призначення характеристики (при потребі);

• Дата складання

• Підпис керівника установи

• Печатка

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі:

• назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

• назва виду документа;

• назва місця видання наказу;

• номер;

• дата підписання;

• короткий зміст наказу (заголовок);

• текст наказу;

• підстава для складання;

• підпис керівника підприємства (установи).

Резюме — це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність і професійні успіхи та досягнення особистості, яка його складає.

Реквізити:

• Назва документа.

• Прізвище, ім`я та по-батькові особи, яка складає резюме.

• Мета складання резюме.

• Досвід роботи.

• Освіта.

• Знання мов.

• Контактний телефон.

Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Реквізити:

• Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву.

• Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали

• Адресант. З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

• Назва документа (як правило, з малої літери).

• Текст (з абзацу, з великої літери).5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

• Дата.

• Підпис адресанта .