- •Основные задачи курса доу
- •Основные направления улучшения доу
- •3Пути сокращения объема документации
- •4Документ как самый распространенный носитель информации, посредством которого реализуются управленческие функции
- •5Основные требования к документам
- •6Понятие и общие правила оформления реквизитов документа
- •7 Бланк документа
- •Положение
- •Инструкция
- •11Правила
- •12Должностная инструкция
- •13.Положение о структурном подразделении
- •14.Организационная структура
- •15.Штатное расписание
- •16. Приказы
- •17.Распоряжения
- •Часть – события, 2 часть – выводы и предложения!
- •Докладная записка
- •20Служебная записка
- •21Объяснительная записка
- •22Протокол
- •23Справка
- •24Анкета
- •25Заявления
- •26Резюме
- •27Личная карточка (т-2)
- •28Композиция и структура текста документа
- •Примеры типов структурных единиц Заголовок
- •Основной текст
- •Подпись (или Автор)
- •29Номенклатура дел
- •30Работа по подготовке документов по следующему хранению и исполнению, отбору документов на длительное хранение
- •31Экспертиза ценности документов
- •32Совокупность документации по личному составу
21Объяснительная записка
Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).
Сама объяснительная записка состоит из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию) и 2) причинины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.Оформление
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:наименование организации;данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;само наименование — «Объяснительная записка»;дата составления и зарегистрированный номер документа;подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);непосредственно текст пояснения;составитель и подпись.
22Протокол
Протокол – документ содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях.
Все виды и разновидности протоколов, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.Полные протоколы могут быть подробнымитекстовыми (текстовый способ документирования),
стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола),фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протоколаПротокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:полное наименование организации или предприятия;название вида документа (ПРОТОКОЛ);дата;индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;заголовок;текст;подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:наименование структурного подразделения;гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;место (помещение, офис) и время проведения заседания;фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;дата подписания протокола;способ голосования (открытое, тайное, заочное).Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.