6Понятие и общие правила оформления реквизитов документа

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.¹

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 - код организации;05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);07 - код формы документа;08 - наименование организации;09 - справочные данные об организации;10 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;14 - место составления или издания документа;15 - адресат;16 - гриф утверждения документа;17 - резолюция;18 - заголовок к тексту;19 - отметка о контроле;20 - текст документа;21 - отметка о наличии приложения;22 - подпись;23 - гриф согласования документа;24 - визы согласования документа;25 - оттиск печати;26 - отметка о заверении копии;27 - отметка об исполнителе;28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;29 - отметка о поступлении документа в организацию;30 - идентификатор электронной копии документа.Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;наименование федерального органа исполнительной власти;должность лица - автора документа;подпись должностного лица;вид документа;место составления (издания) документа;справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;адресат;дата документа;регистрационный номер документа;наименование либо аннотация документа; текст документа;ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;отметка о наличии приложений;гриф согласования; гриф утверждения;виза;оттиск печати;отметка о заверении копии;отметка об исполнителе;указания по исполнению документа; отметка о контроле документа;отметка об исполнении документа;отметка о конфиденциальности;отметка о поступлении документа.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.