Структура администрации
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, или на одного из сотрудников.
При создании службы необходимо учитывать юридический и организационный аспекты.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством, создаваемых в организации документов. В администрации есть Устав, в котором записаны права и обязанности работников, конституция РФ, различные законы, Трудовой кодекс РФ, справочники.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, что помогает предотвратить дублирование операций и установить ответственность за определенные участки работы.
Делопроизводственной службой администрации Деминского сельсовета является приемная главы администрации. В состав приемной главы администрации входит один сотрудник – специалист 1 категории.
Специалист 1 категории обеспечивает документами всех сотрудников администрации, а подчиняется непосредственно Главе администрации сельсовета.
Ежедневно специалист работает с входящей документацией, создает документы для движения внутри администрации, создает исходящие документы, а так же доставляет документы на почту, чтобы отправить их адресату.
Специалист ведет прием граждан, организует прием граждан главой администрации сельсовета, а также ведет работу паспортного стола. Специалист занимается подготовкой совещаний. Он подготавливает необходимую информацию для руководителя и участников совещания, оповещает участников совещания о времени и месте проведения совещания.
Приемная взаимодействует с главой администрации, специалистом по учету и отчетности, счетоводом-кассиром, специалистом по воинскому учету, техническим персоналом. В организации имеется локальная сеть, объединяющая между собой администрацию Деминского сельсовета и районную администрацию. Наличие локальной сети между этими учреждениями позволяет своевременно предоставить необходимую информацию.
Все делопроизводственные операции: регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа выполняются специалистом 1 категории, как с помощью компьютерных систем, так и вручную. Организационная структура администрации приведена в приложении А.
В настоящее время одной из характерных черт развития общества является возникновение и создание сложных систем. Для того чтобы изучать такие системы, чтобы их проектировать, необходимо создать модель системы, модель объекта управления, которая отражает состав объекта, характер взаимодействия его элементов и их особенности, поэтому один из главных этапов разработки модели сложных систем, а в частности систем управления, состоит в проведении исследований и анализе объекта управления.
При составлении структурного описания администрации был определен список элементов и список связей между ними. Для более полной идентификации связям структуры управления также были присвоены атрибуты. Для удобства восприятия эти данные были оформлены в виде таблицы (Таблица 1).
Таблица 1 – Подсистема администрации
Номер по порядку |
Элемент системы управления |
Атрибуты управления |
Связи |
Атрибуты связей |
1 |
Глава администрации |
Подготовка решений, распоряжений и постановлений |
Специалист 1 категории Специалист по учету и отчетности Специалист по воинскому учету Техничка Оператор Охранник Счетовод-кассир |
Решения, распоряжения, постановления |
2 |
Специалист 1 категории |
Передача документации
Статистическая отчетность
Информация о призывниках |
Глава администрации
Специалист по учету и отчетности
Специалист по воинскому учету |
Отчеты, заявления, договоры
Корреспонденция Статистическая отчетность
Информация |
3 |
Специалист по учету и отчетности |
Статистическая отчетность |
Глава администрации
Специалист 1 категории
Счетовод-кассир |
Статистическая отчетность |
4 |
Счетовод-кассир |
Предоставляет заявления, распоряжения о премировании, о принятии и увольнении с временных работ
Информация по запросам |
Глава администрации
Специалист по учету и отчетности |
Заявления, распоряжения
Информация |
5 |
Специалист по воинскому учету |
Личные карточки, заявления
Информация по запросам |
Глава администрации
Специалист 1 категории |
Личные карточки, заявления
Информация |
6 |
Оператор |
Заявления |
Глава администрации |
Заявления
|
7 |
Охранник |
Заявления
|
Глава администрации |
Заявления
|
8 |
Техничка |
Заявления |
Глава администрации
|
Заявления |
Для моделирования структур систем управления удобно использовать графы (Рисунок 1).
Рисунок 1 – Оргграф системы управления