4. Автоматизация предприятия

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от их квалификации, от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи. В учреждении имеется персональный компьютер, принтер, ксерокс, телефон.

На рабочем месте специалиста 1 категории имеется компьютер, который используется для создания и оформления документов; принтер, телефон. В своей работе специалист 1 категории использует программный пакет MS Office 2003 в частности текстовый процессор Word, табличный процессор Excel, Access, Internet (Волга Телеком).

5. Информационно-поисковая система

Регистрация документов – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация должна быть однократной.

В администрации имеется список нерегистрируемых документов: рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров и совещаний; печатные издания (книги, брошюры, журналы); копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные книги с самостоятельными регистрационными номерами.

В администрации Деминского сельсовета для регистрации документов используется журнальная система регистрации.

Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи. Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал входящих документов, в котором регистрационный номер состоит из порядкового номера по данному журналу. Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя».

После регистрации в журнале документы складываются в отдельную папку и передаются главе администрации для рассмотрения и их подписания. После рассмотрения документов глава администрации ставит свою резолюцию на свободном месте документа, и он отправляется по отделам для исполнения. Можно в резолюции указать исполнителя, срок исполнения и содержание поручения. После исполнения документа ответ на входящий документ отправляется адресату.

Исходящие документы - это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления либо во исполнение письменных указаний высшей инстанции. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера по журналу.

Работа с внутренними документами осуществляется исключительно внутри учреждения.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: распоряжение № 7, протокол № 9.

В администрации Деминского сельсовета журналы регистрации документов ведутся специалистом 1 категории.

Информационно-справочная работа в учреждении ведется как в традиционной форме, так и в автоматизированном режиме. Документация администрации хранится в кабинете в шкафах специалиста 1 категории. Для удобства хранения и поиска нужного документа, все хранимые документы разделены по папкам на которых указываются года, в которые создан документ. Для более быстрого поиска документа можно использовать современные СУБД, позволяющие осуществлять поиск документа по любой комбинации данных, которые включены в регистрационную карточку документа, а так же поиск может осуществляться по неисполненным документам, исполненным документам, по всей оперативной базе (документация за данный год) и по архивной базе (за прошедшие годы).

Контроль за сроками исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

В документах от вышестоящих учреждений или налоговых органов с содержанием какого-либо поручения, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных главой администрации, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения повторяющихся вопросов должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В сроковом контроле можно выделить три разновидности контроля: текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль. Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, специалист 1 категории выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом главе администрации.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в журнале регистрации.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Проводится учредителями с заданной периодичностью. Результаты последующего контроля записываются в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий.

Большинство информации организационного и распорядительного характера хранится на бумажных носителях. Часть из них созданы рукописным способом некоторые рукописные, а некоторые созданы на ПК и распечатаны с помощью принтера. Необходимую информацию о деятельности администрации, о проводимых мероприятиях, документации можно узнать у специалиста 1 категории. Право доступа к такой информации имеется только у главы администрации и специалиста 1 категории.