3. Документационная деятельность администрации

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, организации, учреждения, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

Устав — это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав администрации утвержден Комитетом местного самоуправления Дёминского сельсовета Неверкинского района Пензенской области от 23.07.2006 года № 467.

Устав является обязательным документом учреждения. Устав содержит:

• наименование учреждения, его статус и символику;

• территорию и границы;

• вопросы местного значения;

• формы, порядок и участие населения в решении вопросов местного значения;

• муниципальные выборы;

• правотворческую инициативу граждан;

• публичные слушания;

• опрос граждан;

• структуру органов местного самоуправления;

• комитет местного самоуправления

• права и обязанности главы администрации;

• состав и обязанности ревизионной комиссии;

• муниципальные правовые акты;

• экономическую основу местного самоуправления;

• ответственность органов местного самоуправления.

Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Инструкция разрабатывается специалистом 1 категории и утверждается главой администрации. Все изменения в должностную инструкцию вносятся приказом главы администрации.

Оформляется должностная инструкция на листах формата А4.

Должностная инструкция должна содержать следующие реквизиты:

• полное официальное наименование организации;

• наименование вида документа;

• номер и дату написания документа;

• место составления (написания);

• заголовок к тексту документа, включая наименование подразделения и должности;

• виза ознакомления;

• гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его заместителя).

В своем отчете я рассмотрела инструкцию специалиста 1 категории (Приложение Б).

Изучая данную инструкцию, я выявила следующие ошибки:

1. Должностная инструкция должна содержать следующие пункты: общие положения, основные задачи и функции, обязанности, права, ответственность и взаимосвязи сотрудника. В данной инструкции отсутствует пункт взаимосвязи сотрудника.

2. В должностной инструкции в пунктах общие положения, функциональные обязанности, ответственность сотрудника неправильное оформление нумерации подпунктов.

3. В данной инструкции отсутствуют следующие реквизиты:

• полное официальное наименование организации;

• регистрационный номер и дата написания документа;

• место составления (написания);

• виза ознакомления.

4. Неправильное расположение реквизитов наименование вида документа и заголовок к тексту документа. Данные реквизиты должны быть расположены слева.

Изучив инструкцию и рассмотрев все ошибки, я предложила свой образец должностной инструкции специалиста 1 категории, который приведен в приложении Б.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

В состав распорядительных документов администрации Деминского сельсовета входят постановления, решения и распоряжения. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения.

Подготовка распорядительных документов в администрации поручена специалисту 1 категории. Основное требование к исполнителю — компетентность, высокий профессионализм, знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

• изучение вопроса;

• подготовка проекта распорядительного документа;

• согласование документа;

• подписание документа.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — с изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.

Проекты постановлений и распоряжений в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а так же, если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение нормативного правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания.

Перед передачей на подписание главе администрации документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия отделов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо.

При создании нового документа, при внесении изменений в уже имеющиеся документы информация печатается в газете «Деминские вести». Один из номеров газеты приведен в приложении В.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и учреждением. Это решения о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п., трудовые книжки, личные дела сотрудников.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже.

Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения.

По определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие, акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей.

Как и большинство документов, текст акта содержит вводную и основную часть. Во вводной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий.

Ошибки в рассмотренном мною акте (Приложение Г) следующие:

1. Нарушено расположение реквизитов.

2. В реквизите «Гриф утверждения» слово УТВЕРЖДАЮ должно быть написано прописными буквами.

3. Так как дата на документе при распечатке не проставляется, ее проставляет должностное лицо от руки после подписания, допускается ставить черточку, где дата должна быть, но кавычки не ставятся.

4. Предлог «от» при указании даты не ставится.

5. Не указан регистрационный номер акта.

6. Нет подписей членов комиссии.

В основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождение.

Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части.

В процессе прохождения производственной практики были выявлены основные виды документов, которые выполняют различные функции.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.

Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол; конспектирует или записывает на диктофон выступления участников совещания.

Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня.

Как и всякий управленческий документ, протокол имеет установленный порядок оформления. Форма протокола может быть полной и краткой.

Протокол оформляется на бланке учреждения. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года.

Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.

Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.

Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов. Пункт «Разное» в повестке дня недопустим.

Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:

• СЛУШАЛИ:

• ВЫСТУПИЛИ:

• ГОЛОСОВАЛИ:

• ПОСТАНОВИЛИ:

В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления.

В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.

В ходе обсуждения каждого вопроса участники совещания высказывают предложения по принятию решений. Председатель обязан проголосовать каждое предложение. Решение принимается в соответствии с итогами голосования. Голосование по высказанным предложениям проводится либо сразу после внесения, либо в конце обсуждения. Итоги голосования оформляются в подразделе «ГОЛОСОВАЛИ».

В подразделе «ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятые решения.

Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то делается запись «Документ прилагается».

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Ошибки в рассмотренном мною протоколе (Приложение Е) следующие:

• в заголовочной части отсутствует наименование учреждения

• неправильное расположение и оформление реквизита дата документа

• отсутствует реквизит номер документа

• неправильное расположение названия коллегиального органа

• в вводной части сначала указываются председатель, секретарь и приглашенные, а затем список присутствующих

• наименование раздела ПОВЕСТКА ДНЯ должно быть расположено слева

• пункт «Разное» в повестке дня недопустим

• основная часть протокола не соответствует схеме СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ

• неправильное оформление текста основной части протокола

Изучив протокол и рассмотрев все ошибки, я предложила свой вариант протокола, который приведен в приложении Ж.