35. Систематизация и оперативное хранение конфиденциальных до¬кументов и дел.

Помещения должны соответствовать нормам. Вход строго регламентирован. Допускаются: рук-ль, сотрудники, связанные с обработкой и хранением КД, лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт оборудования и ТС, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения КД. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты. Входные двери помещений обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие.

Конфиденциальные документы храниться в сейфах, метал шкафах, к-ые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, нерабочее время храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника, ответственного за хранение документов Исполнители могут работать с КД или в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства, или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место. Ключи выдаются под подпись в лицевом счете. Запасные экземпляры ключей должны храниться в подразделении конфиденциального делопроизводства или службе охраны в опечатанном номерной печатью исполнителя конверте.

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие группы ограничения доступа:

- «Конфиденциально»

- «Коммерческая тайна»

- «Для служебного пользования»

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела).

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Дело должно иметь:

- гриф ограничения доступа;

- список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

- нумерацию листов;

- внутреннюю опись документа;

- заверительный лист;

Хранение дел с конфиденциальными документами производится:

- в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;

- в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации;

Срок оперативного хранения дел составляет от 1года до 3 лет.

36 Проверка наличия конфиденциальных документов, дел и носите¬лей информации.

Цель обеспечение контроля за сохранностью д-ов. Это Установления наличия д-тов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску. Не реже одного раза в год. Комплексные проверки наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении - проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации; - проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала; - проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, - один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки); - проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка). Нерегламентные проверки наличия документов проводятся по мере возникновения необходимости. Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок

Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентированными (непериодическими).

Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежеквартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфиденциальных материалов фирмы. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений или направлений деятельности фирмы, увольнении сотрудников, после завершения экстремальной ситуации, при выявлении факта возможной утраты информации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных материалов.

Технологическая схема проверки наличия документов, дел и носителей информации включает в себя следующие процедуры:

6. подготовка квартальной или годовой проверки;

7. проверка в службе конфиденциальной документации;

8. проверка на рабочих местах исполнителей;

9. оформление и анализ результатов проверки.

ПРОВЕРКИ(ЕЖЕДНЕВНЫЕ (В КОНЦЕ ДНЯ,КВАРТАЛЬНЫЕ ,ГОДОВОЙ ,При увольнении, переводе на другую работу, перед командировкой, отпуском исполнителя)