Раздел I. Совершенствование документационных процессов

Тема 1.1. Регламентация процессов документообразования

Необходимость регулирования процесса документообразования. Выяснение и устранение причин неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов. Типизация форм документов. Научные концепции межотраслевой унификации форм управленческих документов. Создание банков данных.

Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования.

Тема 1.2. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы

Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод содержательной и формальной унификации.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

Унификация документов. Внутривидовая унификация. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом. Требования к построению формуляра образца.

Опыт международной стандартизации документов.

Проектирование унифицированных форм документов. Типовые специализированные формы документов.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унифицированные формы документов предприятия. Регистрация унифицированных форм документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов. Альбомы форм унифицированных документов.

.

Тема 1.3. Унификация текста документа

Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовые, трафаретные тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы.

Тема 1.4. . Унифицированные системы документации

Понятие "система документации". Признаки системы документации. Основания классификации систем документации.

Государственная система документации. Функциональные системы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь.

Понятие "унифицированная система документации". Разработка унифицированных систем документации - новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы Оформление унифицированной документации по личному составу.

Тема 1.5. Использование новых технологий в документировании

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

РАЗДЕЛ II. КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ

Тема 2.1. Понятие "комплекс документов". Простые комплексы.

Первичные комплексы текстовых документов и их виды.

Комплексы технических и кинофотодокументов.

Тема 2.2. Сложные комплексы.

Понятия "документальный фонд" и "архивный фонд". Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие "коллекция документов". Понятие "архив". Ведомственные архивы. Государственные архивы. Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству.

РАЗДЕЛ III. НАУЧНО-ИСТОРИЧЕСКАЯ

И ПРАКТИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА

Тема 3.1. Понятия: "ценность документа", "экспертиза ценности". Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документов.

Внешняя и внутренняя критика документов. Анализ авторства, времени, места возникновении документа. Анализ содержания документа. Достоверность и ценность документа.

Тема 3.2. Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости: дублетность, поглощенность, суммирование, вариантность, реферирование. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в пределах отрасли.

Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах, соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения. Юридическая сила этих документов. Характер повторяемости, периодичность образования документов.

Выборочная оценка документов.

Тема 3.3. Специальные критерии оценки научно-технической документации (НТД). Изучение внутреннего состава документа по проблемам (темам) и моделям (конструкциям). Значение научно-технической идеи. Значимость объекта для народного хозяйства. Уникальность сооружения или конструкции.

Критерии ценности кинофотофонодокументов. Особенности оценки машиночитаемых документов.

Раздел II. Комплексы документов.

1. Структура документального фонда.

2. . Состав персональных документных ресурсов.

3. Качественная и количественная характеристика архивных комплексов.

4. Библиотечные информационные ресурсы.

5. Музейные информационные ресурсы.

6. Встроенные и распределённые электронные ресурсы.

7. Перспективы развития электронных библиотек в системе документных ресурсов.

8. Документы по личному составу предприятия.

9. Экспертиза ценности документов.

Примерные тесты по дисциплине “Документоведение”

Вариант 1.

1.Что такое «документ»:

а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

б) носитель информации, используемый в целях регулирования социальных отношений;

в) Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

2.Как называется учебная дисциплина, изучающая документ, системы документации и закономерности их развития:

а) Документационное обеспечение управления;

б) Документалистика;

в) Документоведение.

3.Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?

а) да;

б) да, по согласованию сторон информационного обмена;

в) нет.

4.Укажите вид документа, выделяемый по функции управления:

а) кинодокумент;

б) график;

в) отчет;

г) электронный документ.

5.Укажите, какие из перечисленных комплексов документов относятся к «первичным комплексам»:

а) архивные фонды;

б) архивные коллекции;

в) дела

6.Продолжите определение: подлинник документа – это…

а) первый или единственный экземпляр документа;

б) экземпляр документа, с которого снята копия.

7.Какие из перечисленных видов документов относятся к официальным документам:

а) мемуары;

б) личное письмо;

в) характеристика.

8.Правильное оформление визы при внутреннем согласовании включает:

а) фамилию, подпись, дату

б) должность, подпись, инициалы, фамилию, дату

в) должность, структурное подразделение, фамилию, подпись, дату

г) должность, подпись, расшифровку подписи, дату.

9.Какие из перечисленных ниже документов требуют утверждения:

а) устав организации

б) штатное расписание

в) приказы

г) докладные записки

д) гарантийные письма

10.В каком документе устанавливается состав унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации:

а) номенклатура дел;

б) табель форм документов;

в) перечень типовых управленческих документов.

11.Стадии подготовки распорядительных документов:

а) изучение существа вопроса

б) подготовка проекта документов

в) согласование документов

г) __________________ (допишите)

12.Основываясь на определениях, укажите, какая копия документа имеет юридическую силу:

а) копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

б) копия, полностью воспроизводящая информацию подлинника документа и все или часть его внешних признаков.

13.Унификация документов это:

а) сведение к минимуму разнообразия видов и форм документов

б) определение порядка оформления документов

в) разработка «шаблона» документа

г) применение таблиц и анкет

14.Документальный фонд это:

а) совокупность документов структурного подразделения за год;

б) совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица за год;

в) документы организации, выделенные к уничтожению;

г)документы организации, подготовленные к сдаче в государственный архив.

15.Какая управленческая функция реализуется с помощью распорядительных документов:

а) функция организации деятельности;

б) функция регулирования деятельности;

в) функция планирования деятельности.

16.Выберите три функции, выполняемые номенклатурой дел организации:

а) учет документов и дел;

б) систематизация документов;

в) поиск документов;

г) контроль исполнения документов;

д) распределение документов по структурным подразделениям.

17.Унифицированная форма документа - это…

а) способ создания документа с применением компьютерной техники;

б) документ, имеющий типовое содержание и оформление;

в) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе.

18.Укажите, с помощью каких языковых средств можно добиться точности изложения в деловом письме:

а) употребление терминологической лексики;

б) употребление разговорной лексики;

в) употребление номенклатурных названий видов продукции;

г) использование образных слов и выражений;

д) употребление эмоционально окрашенной лексики;

е) использование устойчивых языковых оборотов.

19.Выберите две научные дисциплины, с которыми документоведение связано объектом изучения:

а) Источниковедение;

б) Экономика;

в) Информатика;

г) Нумизматика;

д) Архивоведение.

20.Какая управленческая функция реализуется с помощью отчетных документов:

а) функция планирования деятельности;

б) функция регулирования деятельности;

в) функция контроля деятельности.

21.На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату, проставляются визы:

а) на подлиннике, отправляемом адресату;

б) на копии, помещаемой в дело организации.

22.Каким свойством должна обладать управленческая информация:

а) избыточность;

б) актуальность;

в) дискретность;

г) вторичный характер.

23.Виза официального документа – это:

а) реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

б) подписание документа его составителем

в) указание руководителя о порядке исполнения документа

г) надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение

24.Какие из перечисленных ниже документов не требуют утверждения:

а) объяснительные записки;

б) справки;

в) правила;

г) положения (об организации, структурном подразделении);

д) письма-рекламации.

25.Из перечисленных методов, используемых документоведением, выберите три, относящиеся к методам совершенствования документов и систем документации:

а) системный анализ;

б) унификация;

в) моделирование;

г) классификация;

д) стандартизация.

26.Продолжите определение: система документации – это…

а) совокупность документов, связанных процедурой принятия управленческого решения;

б) совокупность документов, взаимосвязанных пол признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

27.Официальное определение документа закреплено в …

а) ГОСТ Р 6-30 2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документа»;

б) Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

в) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

г) ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

д) ГОСТ РИСО 15489-1-2007 «Управление документами».

Вариант 2.

1.Общий бланк отличается от бланка письма наличием реквизитов:

а) вид документа, справочные данные об авторе, дата и номер документа;

б) вид документа, место составления документа;

в) вид документа, ссылка на номер и дату инициативного документа;

г) эмблема, место составления документа.

2.Документирование – это…

а) создание документа;

б) запись информации по установленным правилам;

в) процесс движения документа в организации;

г) оформление документа;

д) придание документу юридической силы.

3.Типовой формуляр информационной справки содержит:

а) название учреждения-автора, справочные данные об учреждении-авторе, название вида документа, дату, номер, место составления, текст;

б) название учреждения-автора, название вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, подпись;

в) название учреждения-автора, дату, номер, место составления, текст, гриф утверждения;

г) название учреждения-автора, дату, номер, место составления, текст.

4.Копия – это…

а) извлечение из документа, оформленное и удостоверенное в соответствии с установленными правилами;

б) Документ, второй по времени появления после подлинника документа

в) документ, полностью воспроизводящий содержание подлинника документа и все или часть его внешних признаков.

5.В какой форме следует представить унифицированный текст документа, чтобы он был грамматически связным:

а) таблица;

б) трафарет;

в) анкета.

6.Включаются ли в номенклатуру дел печатные издания:

а) да;

б) нет.

7.Композиция текста письма – это…

а) расположение реквизитов делового письма и элементов текста на бланке;

б) последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы;

в) последовательность расположения предложений в тексте документа.

8.Выбрать правильный вариант формулировки распорядительного действия в приказе:

а) Начальнику отдела кадров И.Ю. Романовой 15.12.2004 представить на утверждение график отпусков;

б) Начальнику отдела кадров организовать разработку и утверждение графика отпусков работников предприятия;

в) И.Ю. Романовой не позднее второй декады декабря текущего года представить график отпусков.

9.К организационным документам относятся виды документов:

а) уставы;

б) правила;

в) акты;

г) справки;

д) телеграммы.

10.Гербовой печатью (Печатью организации) заверяют:

а) протоколы заседаний коллегиального органа;

б) командировочное удостоверение;

в) описи дел постоянного хранения структурных подразделений;

г) гарантийные письма;

д) трудовые книжки;

е) трудовые договоры;

ж) рекламные письма.

11.В какой форме следует представить унифицированный текст документа, если необходимо систематизировать информацию о нескольких объектах по некоторому набору признаков:

а) грамматически связный текст;

б) таблица;

в) анкета.

12.ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов…» используется для:

а) организации документооборота в учреждении;

б) проектирования службы ДОУ;

в) оформления реквизитов документов;

г) проектирования бланков организации.

13.Может ли быть документ, созданный физическим лицом, официальным:

а) да;

б) нет.

14.Укажите функцию, которую не выполняют управленческие документы:

а) информационная;

б) коммуникативная;

в) социальная;

г) эстетическая;

д) культурная.

15.Юридическая сила документа – это…

а) особенности внешнего оформления документа;

б) свидетельство наличия в документе положений нормативного характера;

в) способность документа порождать определенные правовые последствия.

16.Какие из перечисленных писем удостоверяются печатью:

а) гарантийное письмо;

б) коммерческое предложение;

в) письмо-просьба.

17.На каком экземпляре приказа проставляются визы:

а) на подлиннике, помещаемом в дело;

б) на копии, остающейся у исполнителя.

18.К какой системе документации относятся приказы и распоряжения:

а) система организационно-правовой документации;

б) система распорядительной документации;

в) система информационно-справочной документации.

19.В какое из перечисленных дел помещается внутренняя опись:

а) личное дело;

б) приказы организации по личному составу;

в) переписка с органами власти и управления.

20.Включаются ли в номенклатуру дел электронные документы:

а) да;

б) нет.

21.К информационно-справочным документам относятся:

а) приказы;

б) протоколы;

в) положения;

г) письма;

д) акты.

22.Формуляр документа – это …

а) набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;

б) порядок обработки документов;

в) порядок расположения составных частей документа;

г) описание документа при его анализе.

23.Гриф утверждения документа - это…

а) подписание документа руководителем организации;

б) письменное согласие сотрудника с содержанием документа;

в) реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

24.Бланк документа – это…

а) набранный на компьютере типовой документ;

б) документ, отпечатанный в типографии;

в) набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;

г) документ с повторяющимся текстом.

25.Укажите требования, предъявляемые к текстам деловых писем:

а) образность изложения;

б) точность изложения;

в) краткость изложения;

г) речевая избыточность;

д) ясность изложения;

е) эмоциональность изложения.

26.Какое из приведенных определений соответствует понятию «архивный фонд»:

а) совокупность архивных документов, исторически и / или логически связанных между собой;

б) совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

27.Если письмо содержит обязательства оплатить услуги, при каком способе доставки его адресату письмо будет иметь юридическую силу:

а) факсимильная связь;

б) электронная почта;

в) почтовая связь.

РАЗДЕЛ 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА.

ТЕМА 4.1. Формуляр документа.

Понятие «реквизит документа». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению.

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Современные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов, регламентируемых государственным стандартом.

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Флаговый и центрированный способы оформления реквизитов документа.

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Требования к оформлению реквизитов «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания)».

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Требования к оформлению реквизита «Наименование организации». Справочная информация об организации – авторе документа. Требования к оформлению реквизитов «Справочные данные об организации», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер», «Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учёт».

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Требования к оформлению реквизитов «Код формы документа», «Наименование вида документа». Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления. Зависимость формы документа от его вида.

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Дата документа. Значение датирования документа. Порядок оформления дат. Требования к оформлению реквизитов «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Место составления или издания документа».

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

ТЕМА 4.2. Лекция № 9. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа. Документы, подлежащие утверждению.

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и использовании печатей. Порядок проставления оттиска печати на документах.

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Гриф и визы согласования, их оформление, место в формуляре документа. Виза ознакомления, порядок её оформления, место в формуляре документа.

ТЕМА 4.2. Современные требования к формуляру управленческого документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции. Требование к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, исполнении документа, исполнителе и др.

ТЕМА 4.3. Текст документа.

Понятие "текст документа" при различных способах документирования. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов.

Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Формализация текста документа.

Элементы текста. Требования к оформлению текста в виде анкеты, таблицы, связного текста. Понятие "заголовок документа". Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления.