Работа с карточкой поиска

Когда известны все реквизиты документа (номер, дата, принявший орган, название), рекомендуется начинать заполнение карточки поиска с поля НОМЕР. Если количество найденных документов окажется достаточно большим, то следующим заполните поле ДАТА.

Если у Вас информация о номере документа неполная (например, известны только некоторые цифры номера), то в этом случае можно использовать опцию фильтра словаря «Любое вхождение».

ПРИМЕР 1. Найти письмо Минфина РФ от 28.04.2004 г. № 04-03-1/59 (известны номер, дата принятия документа, принявший орган)

-Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

-Установите курсор на поле НОМЕР, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра словаря введите значение для поиска 04-03-1/59, пока курсор не остановится на нужном номере

-Нажмите кнопку «Выбрать» в нижней части словаря (заполнили поле НОМЕР цифрой 04-03-1/59)

Получили список, состоящий из 1 документа. Чтобы открыть список, нажмите клавишу «Построить список» в нижней части Карточки поиска

* * *

Словарь поля ДАТА содержит вкладку «Словарь» (известна точная дата принятия документа) и вкладку «Диапазон» (известен какой-то промежуток времени). Во вкладке «Словарь», по мере набора нужной даты (без точек), курсор постепенно выходит на нужный реквизит. Заполнить окна во вкладке «Диапазон» можно как на клавиатуре (без точек), так и щелкнув по значку » (справа от заполняемых окон) - вызывается электронный календарь, в котором курсором отмечаются нужные реквизиты (год, месяц, день).

В словаре поля ПРИНЯВШИЙ ОРГАН предусмотрена возможность набора в окне фильтра как полного наименования ведомства, так и сокращенного - курсор выйдет на нужный реквизит.

ПРИМЕР 2. Найти приказы Минюста за 1 квартал 2004г. (известны принявший орган, вид документа и примерная дата принятия)

-Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

-Установите курсор на поле ПРИНЯВШИЙ ОРГАН, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра словаря введите значение для поиска МИНЮСТ

-Установите курсор на словах МИНЮСТ РФ

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ПРИНЯВШИЙ ОРГАН словом МИНЮСТ РФ)

-Установите курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра словаря введите значение для поиска ПРИКАЗ

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ВИД ДОКУМЕНТА словом ПРИКАЗ)

-Установите курсор на поле ДАТА, дважды щелкните мышкой

-Выберите вкладку «Диапазон»

-Пометьте точкой раздел «С....ПО...»

-Наберите дату принятия (без точек) с 01.01.2004 по 31.03.2004

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ДАТА диапазоном дат с 01.01.2004г. по 31.03.2004г.)

Получили список, состоящий из ... документов. Чтобы открыть список, нажмите клавишу «Построить список»

Если известно несколько слов из названия документа, то можно составить запрос с помощью поля НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Словарь данного поля содержит все слова, встречающиеся в названиях документов всех разделов. Слова в словаре даны без окончаний, т.к. неизвестно, в каком именно падеже встретятся искомые слова.

При работе со словарями возможен выбор нескольких реквизитов, каждый из которых нужно отметить клавишей «Insert» на клавиатуре, а затем соединить их логическим условием (расположены в средней части окна словаря). При использовании условия «И» происходит поиск документов, в названии которых встречаются все выбранные слова, при использовании условия «ИЛИ» - хотя бы одно из указанных слов. При использовании условия «КРОМЕ» происходит поиск документов, в названии которых не встречается ни одно из выбранных слов. Рекомендуемое количество выбранных слов - 2-3 .

ПРИМЕР 3. Найти положение по учету финансовых вложений (известны вид и примерное название документа)

• Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

• Установите курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

• В окне фильтра наберите слово ПОЛОЖЕНИЕ (фильтр подбирает несколько значений)

• Установите курсор на слове ПОЛОЖЕНИЕ

• Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ВИД ДОКУМЕНТА словом ПОЛОЖЕНИЕ)

• Установите курсор на поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

• Наберите слово УЧЕТ

• Нажмите на клавишу «Insert» на клавиатуре, чтобы отметить выбранное слово (оно будет занесено в нижнее окно «Выбраны») (далее аналогично поступайте с каждым выбранным словом)

• Наберите слово ФИНАНС

• Нажмите на клавишу «Insert»

• Наберите слово ВЛОЖЕН

• Нажмите на клавишу «Insert»

• Установите логическое условие «И»

• Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА словами УЧЕТ* и ФИНАНС* и ВЛОЖЕН*)

Получили список, состоящий из ... документов. Чтобы открыть список, нажмите клавишу «Построить список» (будут найдены документы, в названии которых содержатся все три выбранных слова).

* * *

Если нужно работать со списком, составленным из действующих на данный момент документов, следует выполнить два условия:

1. подключить опцию «В поиске не участвуют старые редакции документов» при помощи значка « v » (как правило, данная опция подключена в Системе по умолчанию);

2. заполнить поле ПОИСК ПО СТАТУСУ

ПРИМЕР 4. Найти действующую редакцию Уголовно-процессуального кодекса РФ (известны вид документа, название, статус). Перед выполнением примера убедиться, что подключена опция «В поиске не участвуют старые редакций документов»

-Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

-Установите курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра введите значение для поиска КОАЕКС

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ВИД ДОКУМЕНТА словом КОДЕКС)

-Дважды щелкните на поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА

-Наберите слово УГОЛОВН

-Нажмите на клавишу «Insert»

-Наберите слово ПРОЦЕССУАЛЬН

-Нажмите на клавишу «Insert»

-Установите логическое условие «И»

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА словами ПРОПЕССУАЛЬН* и УГОЛОВН*)

-Установите курсор на поле ПОИСК ПО СТАТУСУ, дважды щелкните мышкой

-Пометьте курсором раздел ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ПОИСК ПО СТАТУСУ фразой ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ)

Получили список, состоящий из 1 документа. Чтобы открыть этот список, нажмите клавишу «Построить список».

Примечание: после выполнения примера в Карточке поиска попробуйте отключить опцию «В поиске не участвуют старые редакции документов» и очистить поле ПОИСК ПО СТАТУСУ (кнопка «Удалить») ~ в этом случае будут заполнены два поля: ВИЛ ЛОКУМЕНТА и НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Построив список документов, Вы можете убедиться, что Система включила в список все Уголовно-процессуальные кодексы: и действующий, и недействующие редакции, и утратившие силу.