Учет произведенной продукции
Рис 4. Процесс организации производства
Субпроцесс – это структурная часть процесса, определенным образом организованный поток работ, нацеленный на промежуточный результат. Каждый субпроцесс может быть рассмотрен как процесс, но до достаточного уровня детализации.
Задание – процесс подготовки курсовой работы
Результат – курсовая работа. С какими качествами?
С чего начинается процесс?
Какие работы необходимо выполнить от первичного ресурса до результата?
Описание бизнес-процессов
Определяется результат процесса – конечный продукт в форме материального результата, либо информации, либо измененного состояния какого-либо объекта (клиент удовлетворенный). Ориентиром для корректного определения результата процесса является цель его создания и функционирования – вопрос «Для чего этот процесс работает?»
Определяется первичный ресурс проекта – информация либо материальные объекты, появление которых инициирует начало функционирования процесса, то есть первой деятельности.
Определяется внутренняя структура процесса: сначала формулируется содержание деятельности по преобразованию первичного ресурса и приданию ему определенной добавленной стоимости (клиент информированный), затем последующей деятельности по цепочке добавленной стоимости и т.д. Каждая последующая деятельность добавляет стоимости к первичному ресурсу, входящему в процесс. Причем это правило касается не только основных процессов, но и обеспечивающих, и управляющих, и процессов развития.
В реальности бизнес-процессы существуют, но...
Бизнес процессы очень фрагментированы
Бизнес-процессы не формализованы и не описаны
Не всегда понятно, кто же отвечает за результат
Никто не владеет ситуацией в целом
По мере выполнения бизнес-процесса слишком часто происходит передача ответственности и никто не несет ответственности за бизнес-процесс в целом
Недостаточность или переизбыток точек контроля
Информационное обеспечение бизнес-процессов неэффективно (целостность, полнота, своевременность поступления)
Методология – язык и набор правил, по которым описывается бизнес-процесс.
Модели бывают различных типов: модели процессов/потоков работ, функциональные модели, организационные модели, модели данных/ресурсов, временные модели типа диаграмм Ганта, модели причинно-следственных связей. Факт заключается в том, что нет "одной, самой лучшей" модели для описания бизнес-процессов. Можно провести аналогию с графиками, которые используются для иллюстраций. Круговая диаграмма с сегментами, пропорциональными по размеру проценту чего-либо целого, отлично подходит для определенных задач, но ее нельзя использовать для иллюстрации и анализа всех типов данных (например, изменений каких-то данных во времени). Точно также при анализе бизнес-процессов выбранный метод моделирования должен отражать цели анализа. Оптимизация процесса по времени и четкий анализ взаимодействия между участниками процесса могут потребовать разных моделей.
Для автоматизации моделирования процессов сложился специальный класс программных продуктов. Наиболее известными являются такие продукты, как ARIS, Software Architeсt, BPWin (новое название – AllFusion Process Modeler), хотя в большом количестве случаев стандартных графических пакетов типа Microsoft Visio, текстового редактора и электронной таблицы бывает достаточно. В данном курсе мы не будем останавливаться на сравнительном анализе этих и других средств, и отсылаем читателя к специализированным публикациям.
Пример описания процесса в Allfusion Process Modeller (BPWin) представлен на рисунке 6.
«Золотые правила» описания процессов «как есть»
Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с ответственными/участниками процесса
Используйте подручные средства при составлении схемы, способствующие повышению эффективности работы в группе
Используйте язык, понятный ответственным/участникам процесса
Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур
Избегайте излишней детализации
Избегайте составления схемы ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям
Не смешивайте понятия «как есть», как «должно быть»
Описание процессов осуществляется в форме:
Текстовой
Табличной
Графической
Рис. 5. Графическое изображение процесса «Создание аппаратно-программных ресурсов».
Основные и вспомогательные процессы.
В любой организации существуют как основные, так и вспомогательные процессы, и необходимо понимать разницу между ними.
Основные процессы – это процессы текущей деятельности компании, результатом которых является производство выходов, требуемых внешним клиентом. Основные процессы связаны с первичными деятельностями (М.Портер) по преобразованию сырья в потребительскую стоимость, ценную для внешнего клиента компании. Выделение основных процессов компании основано на определении цепочки добавленной стоимости. Первичные деятельности – это входящая логистика, производственные операции, связанные с созданием услуги или товара, исходящая логистика, маркетинг и продажи, послепродажный сервис.
Обеспечивающие процессы обеспечивают существование основных процессов. Обеспечение деятельности связано с доставкой ресурсов, необходимых для функционирования основных процессов в срок и к необходимому месту. Поэтому, составляя перечень процессов, действующих на предприятии, необходимо ориентироваться на основные ресурсы, потребляемые при создании добавленной стоимости. Это могут быть:
Финансы;
Трудовые ресурсы;
Основные фонды, в том числе возможно рассмотрение по группам;
Информация;
Безопасность.
Процессы управления – это деятельность, связанная с разработкой, внедрением, контролем исполнения и регулированием основных стандартов (правил, норм, традиций), действующих на предприятии и создающих общие рамки функционирования компании в целом. Среди процессов управления могут быть разработка и подержание экономических стандартов, технологических стандартов и т.п.
Процессы развития – деятельности, связанные с изменением основных видов деятельности, восстановлением, реновацией и расширением основных фондов предприятия, то есть любыми действиями, ведущими к серьезному отклонению от существующих на предприятии стандартов. Это может быть выработка стратегии и т.п.
Пример: сетевая компания розничной торговли продуктами питания
Процессы основные с точки зрения создания потребительской ценности:
Продажи в магазине
Мерчандайзинг
Распределение и доставка товара
Ценообразование
Формирование товарного портфеля
Управление категорией
Закуп товара
Процессы обеспечивающие сформулируйте с точки зрения потребляемых ресурсов?
Процессы развития : Выработка стратегии
Процессы управления: Разработка и поддержание стандартов; Бюджетирование, поддержание отношений с налоговыми органами; мониторинг внутренней среды.
Результаты процессов
Результатом процесса является продукт его деятельности. Результатов у процесса может быть несколько. При этом особенное значение имеют первичные результаты, которые называются первичными не потому, что появляются раньше других, а потому что их важность намного больше для формирования потребительской ценности, чем других результатов. Основным критерием определения первичного результата служит цель создания и функционирования процесса. При этом надо помнить, что цель функционирования основных процессов – преобразование минимального количества входящих ресурсов для создания максимальной потребительской ценности и получения соответствующего денежного потока. Цель обеспечивающих процессов – поставка вовремя необходимого количества ресурсов основным процессам.
Результатами процессы связываются между собой. Результат одного процесса потребляется следующим процессом, который выступает клиентом по отношению к нему. И, таким образом, результат предыдущего процесса является ресурсом для последующего.
Рис. 6 Взаимосвязь процессов
В форме результатов/процессов реализуется взаимосвязь между процессами предприятия с одной стороны. А с другой стороны, результат/процесс – это рубеж, водораздел между двумя процессами, граница, на которой можно осуществлять контроль. В самом деле, если результат не поставлен вовремя предыдущим процессом последующему, то последующий процесс не может вовремя начаться. Таким образом осуществляется контроль по срокам течения процессов. Если результат не поставлен с нужным (стандартным) качеством, то последующий процесс не может его принять в переработку как ресурс. Так осуществляется тотальный контроль качества по компании в целом.
Таблица 2. Результаты процессов сетевой компании розничной торговли
Наименование процесса |
Результат процесса |
Закуп товара |
Договор |
Ценообразование |
|
Доставка (распределение) товара |
Товар на полке, доставленный вовремя |
Мерчендайзинг |
Стандарт выкладки |
Организация розничной торговли |
|
Расширение сети |
Новые магазины |
Обеспечение трудовыми ресурсами |
Работающий персонал в необходимом количестве и необходимой квалификации |
Обеспечение требований налоговых органов |
Выполненные требования |
Обеспечение финансовыми ресурсами |
Удовлетворенная потребность в оборотных средствах и инвестициях |
Мониторинг внутренней среды |
Информация о соответствии плану |
Поддержание стандарта деятельности |
Информация о необходимости изменений |
Мониторинг внешней среды |
Информация об изменениях внешней среды |
Разработка и внедрение изменений |
Стандарты деятельности |
Выработка стратегии |
|
Задание Для процессов, выделенных курсивом, определить результаты