1. Учет неописанных документов

Дата записи	Наименование номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток)
		Количество дел, документов, листов	Крайние даты дел и документов	Кол-во дел, документов, листов	Крайние даты дел и документов	Всего дел, документов, листов
1	2	3	4	5	6	7

Дата записи	Номер	Крайние даты	Название описи дел или аннотация документов	Поступило дел	Выбыло				Наличие (остаток)							Замикрофильмированно дел постоянного хранения
					дел	Основание выбытия (название, дата, номер документа)	В том числе по описям, утвержденным ЭПК		Всего дел в фонде	В том числе
										Постоянного хранения				По личному составу
							дел	Крайние даты дел		дел	Крайние дат дел	Из них по описям, утвержденным ЭПК		дел	Крайние даты дел
												дел	Крайние даты дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17

Самостоятельная работа

1. Какие документы называются особо ценными?

2. Как происходит учет ОЦД?

3. Что называется страховым фондом?

4. Что называется фондом пользования?

Выполните практическое задание.

1. Оформите лист-заверитель дела (форма 4).

2. Оформите лист фонда (форма 5).

Тест для самоконтроля к УЭ № 13

Закончите предложение.

1. Учет архивных документов – это … . Р=1

2. Перечислите этапы учета архивных документов.

а) …;

б) …;

в) …;

г) составление в органах управления сводных документов. Р=3

Закончите предложение.

3. Единицей учета АФ РФ называется … . Р=1

4. Дополните основные внутренние учетные документы архива.

а) книга поступлений;

б) …;

в) …;

г) …;

д) … . Р=4

Закончите предложение.

5. Сведения о движении документов фонда заносятся в … . Р=1

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 99-107.

2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Изд-во НОРМА, 1996. – С. 129-144.

УЭ № 14. Порядок размещения и обеспечение сохранности документов в архивах.

α	β	γ	V	Κτ
2	2	2	5	0,7

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения Вы будете:

знать:

• виды хранения документов в архиве;

• топографирование в архиве;

уметь:

• производить выдачу дел из архива;

• заполнять учетные документы по выдаче дел.

Входной тест к УЭ № 14

1. Укажите классификацию документов по способу фиксации информации. Р=4

Ответьте на вопрос.

2.Какие документы называются особо ценными? Р=1

3. Перечислите условия хранения дел в СДОУ. Р=3

Размещение фондов в хранилищах архивов является одной из работ по обеспечению сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площади архива, сократить время на поиск документов, создать лучшие условия хранения для ОЦД.

Особоценные дела хранятся в лучших условиях. Раздельного хранения требуют документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно отдельно хранить научно-техническую и картографическую документацию.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой).

В ведомственном архиве документы делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного срока хранения, документы по личному составу.

В пределах групп документы размещаются по фондам, в пределах фондов – по номерам описей и номерам дел. Хранилища оборудуются металлическими стеллажами, шкафами, сейфами (рис. 4).

Рис. 4. Государственный архив города Магнитогорска для хранения особо ценных документов

Топографирование

Для быстрого поиска документов в архиве используются топографические указатели. Для этого нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы и полки. Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты, слева направо от входа. В двусторонних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

Полки нумеруются сверху вниз.

Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами (рис. 5).

Документы постоянного хранения хранятся в коробках, папках, контейнерах; дела временного хранения в связках.

Есть два способа укладки документов на стеллажах: горизонтальный и вертикальный (для дел в твердых обложках). К связкам привязываются, а на коробки наклеиваются ярлыки, на которых указывается: название фонда, № фонда, № описи, № дела (дел), включенных в связку (коробку).

З апрещается хранить документы между стеллажами, на окнах, вне хранилищ.

Рис. 5. Топографирование в архиве г. Магнитогорска

Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями (Приложение 7).

Топографические указатели бывают двух видов:

• постеллажный (фиксирует сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами);

• пофондовый (фиксирует сведения, где хранятся документы конкретного фонда).

Порядок выдачи дел из хранилища

Документы, хранящиеся в архиве, могут выдаваться:

• работникам структурных подразделений, исследователям;

• организациям во временное пользование;

• организациям для проведения работ с документами: создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д.

Выдача дел в читальный зал архива производится по письму соответствующей организации с резолюцией руководителя о разрешении работать с документами.

Выдача дел во временное пользование другими организациями оформляется по письменной просьбе заинтересованных организацией о разрешения руководителя данного учреждения. На дела, выданные во временное пользование, составляется акт в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются руководителями, проставляется печать учреждения.

Выдаваемые дела должны быть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, пронумерованные листы и заверительную запись.

Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи по форме:

Название архива

Книга выдачи дел во

временное пользование

№ п/п	Дата	Номера фонда, описи, дела, заголовок дела	Кому выдано и на какой срок	Роспись в получении дела	Дата возвращения дела и роспись принявшего дело

За своевременным возвращением дел в архив устанавливается контроль.

На место каждого выданного дела кладется карта-заместитель (прил. 8).

После возвращения дела работник архива проверяет физическое состояние возвращенных дел (целостность листов, отсутствие помет).

Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя учреждения с составлением акта об изъятии. Акт об изъятии хранится в деле фонда.

Передача дел на реставрацию, переплет оформляется заказом по форме акта выдачи дел во временное пользование.

А рхив обязан следить за порядком транспортировки дел как внутри здания, так и вне его. Документы в другие здания перевозят в закрытом транспорте, в упакованном виде. При перевозке на большие расстояния документы упаковывают в водонепроницаемые материалы и помещают в ящики или контейнеры. Для транспортировки документов используются специальные тележки (рис. 6).

Рис. 6. Тележка для

транспортировки дел