Транспортирование дел При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.
В соответствии с этим подбирают и эксплуатируют транспортные средства внутри здания.
Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.
Тележки – универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования.
В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.
Схема 1. Средства транспортирования документов
Чаще других используются тросовые и ленточные конвейеры.
Грейферные конвейеры – тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или перемешаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.
Ленточные транспортеры – могут достигать большой протяженности (до 500 м.), иметь скорость до 1 м/с., наибольший подъем 200.
Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители – карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.
Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов.
По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные.
Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.
Пневматическая почта обеспечивает перемещения документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния.
Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта «Аэропост», например, имеет 18 модификаций.
За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом виде.
При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона.
Самостоятельная работа
Перечислите правила пользования документами архива для исследователей, работающих с архивными документами.
Выполните практическое задание.
Оформите постеллажный и пофондовый указатели (форма 6).
Оформите карту-заместитель (форма 7.)
Оформите запись в книгу выдачи дел во временное пользование (Образец в лекции).
Тест для самоконтроля к УЭ № 14
Ответьте на вопрос.
1. Что определяет порядок размещения фондов в архиве? Р=1
Закончите предложение.
2. В ведомственном архиве документы располагаются по … . Р=1
3. Нумерация стеллажей ведется … . Р=2
4. Укажите способы укладки документов … . Р=2
Ответьте на вопрос.
5. Как называются справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище? Р=1
Закончите предложение.
6. Выдача документов исследователям в читальный зал производится по … . Р=1
7. Перечислите основные учетные документы по выдаче дел. Р=4
Форма 6
Наименование организации
Наименование архива
Карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж №___ Хранилище №___
Шкаф № |
Полка № |
Фонд № |
Опись № (н/д) * |
Дела с № __ по № __ |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Сокращение: номенклатура дел
Формат А6 (148 х 105 мм)
Наименование организации
Наименование архива
Карточка пофондового
Топографического указателя
Фонд №__ Хранилище №___
Название фонда _______________
Опись № (н/д)* |
Дела с № __ по № __ |
Стеллаж № |
Шкаф № |
Полка № |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
Форма 7
_______________________________________________________________________
КАРТА – ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(№ и заголовок)
Опись _______________________________________________________________
(№ и название)
Фонд ______________________________________________________________
(№ и название)
Выдано _______________________________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
______________________ __________ ___________________
Наименование должности
сотрудника, выдавшего
дело Подпись Расшифровка подписи
Литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 116-117.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 144-155.
УЭ № 15. Технология хранения документов в архивах.
-
α
β
γ
V
Кτ
2
2
2
5
0,7
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
требования к помещениям архива;
правила эксплуатации помещения архива;
уметь:
оборудовать помещение архива в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов».
Входной тест к УЭ № 15
Закончите предложение.
1. Рациональное размещение документов в архиве необходимо для … . Р=3
Ответьте на вопрос.
2. Какие документы архива необходимо размещать в особых условиях? Р=1
3. Что такое топографирование архивохранилища? Р=1
4. Где запрещается хранить документы? Р=3
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания (помещения), отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строят специальные здания по типовому проекту. Основные площади здания отводят под хранилища, они изолируются от других помещений.
Кроме этого в архиве должны быть:
помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов;
помещение для использования документов (читальный зал);
рабочие комнаты сотрудников архива.
Здания архива должны располагаться по возможности вдали от промышленных предприятий, больших водоемов, от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением химикатов, пищевых продуктов.
Вновь строящиеся здания оборудуются кондиционированием с системой протипылевых и противогазовых фильтров или калориферным отоплением, совмещенным с вентиляцией и увлажнением воздуха, что позволяет освободить хранилища от труб отопительной системы, исключить возможность затопления. Стены хранилища должны быть ровными, отштукатуренными.
Полы застилаются линолеумом или красятся масляной краской для удобства влажной ежедневной уборки.
Нельзя использовать для архива чердачные и подвальные помещения, не отапливаемые и сырые, без вентиляции помещения, помещения, имеющие магистральные трубопроводы.
Помещение архива нужно изолировать, чтобы они были недоступны для посторонних лиц. В хранилища посторонние люди допускаются в исключительных случаях в сопровождении сотрудника архива. В нерабочее время двери опечатываются и сдаются под охрану, оборудуются сигнализацией.
Двери архива должны быть прочными, иметь надежные замки. На окнах устанавливаются распашные металлические решетки.
Важное требование к технологии хранения – оборудование помещений.
Рис. 7. Передвижные стеллажи
В хранилище устанавливаются стеллажи: стационарные открытые и закрытые; многоярусные; передвижные (рис. 7); автоматизированные элеваторные. Высота стеллажей от 1,5 до 6 метров, глубина полок от 2,5 до 6 метров, высота полок – любая, изменяемая.
Стационарные стеллажи устанавливаются следующим образом:
расстояние в главном проходе между рядами стеллажей – 120 см.;
ширина прохода между стеллажами – 75 см.;
расстояние между стеной и параллельным стеллажом – 75 см.;
расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45 см.;
расстояние от пола до нижней полки – 15-20 см., в цокольных этажах – 30 см.
Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой, что обеспечивает щадящий температурно-световой режим хранения дел (рис. 8).
Если высота помещения более 4 м, то устанавливаются двухъярусные стеллажи. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и передвижные столики, устойчивые стремянки.
Рис. 8. Двухъярусные стеллажи
В
рабочей комнате сотрудника архива
устанавливается канцелярская мебель,
оргтехника, телефон (рис. 9). Особо ценные
документы хранятся в сейфах (рис. 10).
Рис. 10. Сейф в
архивохранилище
Рис. 9. Оборудование рабочей комнаты
Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая, плафоны закрытые, распределительные щиты и рубильники устанавливаются вне хранилища. В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.).
В архиве запрещается:
курить;
применять электронагревательные приборы;
хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества;
хранить пищевые продукты.
Самостоятельная работа
1. Заполните таблицу «Оборудование архива».
Помещения архива |
Оборудование помещений |
1. |
|
|
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
4. |
|
|
|
Выполните практическое задание.
1. Заполните таблицу «Требование к архивохранилищу».
Требование |
Пояснение |
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
Тест для самоконтроля к УЭ № 15
Перечислите основные помещения архива. Р=4
Перечислите оборудование архивохранилища. Р=3
Дополните предложение.
При установке стационарных стеллажей расстояние в главном проходе – … см, между стеллажами – … см. Р=2
Перечислите виды стеллажей. Р=4
Перечислите правила пожарной безопасности в архиве. Р=5
Литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 115-116.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202-206.
УЭ № 16. Техника и режим хранения документов.
-
α
β
γ
V
Кτ
2
2
2
4
0,6
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения МБ Вы будете:
знать:
физико-химические факторы, влияющие на сохранность документов;
биологические факторы, разрушающие документы;
уметь:
обеспечивать оптимальные условия сохранности документов в архиве.
Входной тест к УЭ № 16
Перечислите помещения архива. Р=4
Перечислите требования, предъявляемые к помещению архивохранилища. Р=5
Перечислите правила размещения стеллажей в архиве. Р=3
Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностными режимами, постоянного соблюдения санитарно-гигиенических условий.
Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Неблагоприятно на сохранность документов влияют: резкие перепады температуры, наличие в воздухе вредных примесей, сырость или сухость воздуха, прямые лучи (табл. 1).
Таблица 1
Факторы, разрушающие документы
Название фактора |
Последствия разрушения |
Меры борьбы |
а) солнечный свет |
Бумага желтеет, теряет прочность, текст выцветает, кожаные переплеты разрушаются
|
|
Продолжение табл. 1 |
||
б) пыль |
Разрушает целлюлозу, снижает прочность бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для вредных микроорганизмов, личинок насекомых |
1. Кондиционирование воздуха. 2. Вентиляция с химическими фильтрами. 3. Герметичность архивохранилища. 4. Влажная уборка помещения. 5. Санитарные дни 1 раз в месяц |
в) температура и влажность воздуха |
При низкой влажности бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается, переплет деформируется. При высокой влажности бумага разрыхляется, края деформируются, переплеты могут расклеиваться, образуется плесень |
|
1). Растения: а) бактерии |
Появляются при высокой влажности. На бумаге появляются пигментные пятна |
2. Дезинфекция
|
б) грибы (плесень) |
Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени, если не принять мер, отверстия. Появляются при повышенной влажности, высокой температуре (20-270С), запыленных непроветриваемых углах |
|
2). Животные: а) насекомые (жуки, моль, тараканы); б) грызуны (мыши, крысы) |
Полное уничтожение документов |
|
Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Данные приборов записываются в регистрационном журнале (рис. 11).
Рис.
11. Специалист по учету и сохранности
документов Кадошникова К.Н.
Рис. 12. Картонирование
документов (защищает от солнечного
света и пыли)
Практическое задание
1. Заполните журнал регистрации температуры и влажности воздуха.
Дата записи |
Климатические параметры воздуха |
Подпись сотрудника, сделавшего запись |
Примечание |
|||
Наружный воздух |
Воздух в хранилище |
|||||
|
температура |
относительная влажность |
температура |
относительная влажность |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Тест для самоконтроля к УЭ № 16
Перечислите физико-химические факторы разрушения документов. Р=4
Перечислите биологические факторы разрушения документов.
Р=2
Перечислите меры защиты архивных документов от солнечного света. Р=4
Дополните предложение.
4. В архиве необходимо поддерживать температуру воздуха от …0С до …0С, влажность воздуха … . Р=3
Ответьте на вопрос.
5. Какую опасность для документов представляют биологические вредители? Р=1
Литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 116.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202-211.
УЭ № 17. Проверка наличия документов АФРФ.
-
α
β
γ
V
Кτ
2
2
2
2
0,6
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
задачи и цели проведения проверки документов в архиве;
сроки проверки;
методику проведения проверки;
уметь:
заполнять учетные документы при проведении проверки архивных документов.
Входной тест к УЭ № 17
Ответьте на вопрос.
1. Что является единицей учета АФ РФ? Р=3
2. Перечислите основные внутренние учетные документы архива.
Р=5
3. Перечислите принципы учета документов АФРФ. Р=3
Закончите предложение:
4. Под учетом архивных документов понимается … . Р=2
В обеспечении сохранности документов немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов в архиве, которая заключается в установлении фактического присутствия дел, числящихся по описям, в выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации, в устранении недостатков в учетно-справочном аппарате.
В государственных архивах проверка документов проводится в зависимости от ценности документов: ОЦД проверяются раз в 5 лет, наиболее интенсивно использующиеся документы – один раз в 10 лет, остальные документы – раз в 15 лет.
В ведомственном архиве проверка документов проводится в зависимости от сроков хранения документов: дела постоянного хранения проверяются не реже одного раза в 5 лет и перед передачей на государственное хранение, дела по личному составу и долговременного хранения – не реже одного раза в 10 лет.
Помимо плановых проверок проводятся единовременные в следующих случаях:
1) после перемещения дел в другое здание;
2) после чрезвычайных происшествий;
3) при смене заведующего архивом;
4) при реорганизации или ликвидации учреждения.
Проверка наличия документов проводится работниками архива. Прежде чем приступить к проведению проверки, необходимо подробно изучить документы дела фонда (акты о передаче дел, акты о выделении к уничтожению документов). Особенно тщательно изучаются документы предшествующей проверки.
Непосредственную работу по проверке наличия и состояния дел удобно проводить вдвоем: один сотрудник смотрит опись, другой – дела. Вслух называются шифр дела и заголовок, по описи проверяется их идентичность. Затем просматриваются листы дела, устанавливается соответствие документов заголовку, их физическое состояние, наличие заверительной надписи.
В случае обнаружения недостатков идет запись в лист проверки. Записи в листе проверки ведутся по каждой описи обособлено.
При проведении проверки необходимо:
а) сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, связках;
б) изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;
в) изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями;
г) при обнаружении неописанных дел изымать их и ставить в конец фонда по категориям дел. Работа с ними будет продолжена после проверки наличия и состояния документов в архиве.
По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата, должности и подписи сотрудников.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел и ставится в порядке номеров фондов, описей, дел (Форма 8).
При розыске дела внимательно изучаются учетные документы по выдачи дел из хранилищ, дело фонда (акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия, акты выдачи дел во временное пользование), организуется поиск в структурном подразделении, где документы образовались.
Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается «Найдено и подложено в фонд».
Дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года) составляется акт о не обнаружении, а на неисправимо поврежденные дела – акт о неисправимых повреждениях дел (форма 9).
Итоги проверки оформляются актами. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда.
Форма 8
Наименование организации Фонд № ________________________
(название фонда)
Название архива
Карточка учета Опись №_______________________
необнаруженных дел (название описи)
Номер дела |
Заголовок дела |
Отметки о ходе и результатах розыска |
Дата записи |
Наименование должности и подпись лица, внесшего запись |
|
|
|
|
|
Формат А5 (148х210 мм)
Форма 9
Наименование организации
Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_______________ № _______ руководителя организации
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
Дата
о не обнаружении дел, пути
розыска которых исчерпаны Фонд № __________________
(название фонда)
В результате ___________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
Опись № |
Дело № |
Заголовок дела |
Дата дела |
Количество листов в деле |
Предполагаемые причины отсутствия дела |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: ________________________________________________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Заведующим архивом Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО * ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ______________ № _____________ от ______________ № ___________
Изменения в учетные документы архива внесены
Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)
Дата Подпись Расшифровка подписи
__________
*В случае если не обнаружены дела постоянного хранения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта об не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Выполните практическое задание.
1. Оформите карточку учета необнаруженных дел (форма 8).
2. Оформите акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (форма 9).
3. Оформите акт о неисправимых повреждениях дел.
Тест для самоконтроля к УЭ № 17
Ответьте на вопрос.
1. Что устанавливается в ходе проверки наличия и состояния документов в архиве? Р=3
Закончите предложение:
2. Проверка документов в госархиве проводится в зависимости от ценности документов, а в ведомственном архиве – … . Р=1
3. Перечислите случаи, когда проводится внеплановая проверка документов в архиве. Р=4
4. Перечислите пути розыска необнаруженных дел. Р=4
Дополните предложение.
5. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения … проверяемого фонда. Р=1
Литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 117.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 155-160.
МБ № 5. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного Фонда РФ. Использование документов Архивного Фонда РФ
-
α
β
γ
V
Кτ
2
2
2
21
0,6-0,7
После изучения МБ Вы должны:
знать:
систему научно-справочного аппарата к документам архива;
методы и способы использования документов, хранящихся в архиве;
уметь:
вести справочно-информационную работу по документам архива.
УЭ № 18. Состав научно-справочного аппарата (НСА).
-
α
β
γ
ν
Кτ
2
2
2
4
0,7
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
принципы построения НСА;
функции справочников;
уметь:
использовать архивные справочники для учета, поиска архивных документов.
Входной тест к УЭ № 18
Закончите предложение.
1. Архивный фонд организации – это … . Р=1
2. Архивный фонд личного происхождения – это … . Р=1
Дополните предложение.
3. Хронологические границы архивного фонда учреждения устанавливаются по датам … и … . Р=2
4. Фондообраователем входящих документов является …, а внутренних и исходящих – … . Р=2
В каждом архиве страны имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся архивных документов. Различные виды и типы НСА представляют собой систему архивных справочников.
Архивный справочник – информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную.
Учетные документы архива также могут выполнять справочные функции.
Система научно-справочного аппарата (СНСА) – это совокупность взаимосвязанных учетных документов и архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов архива, создаваемых на единой методологической основе.
Принципы построения СНСА
1. Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников;
2. Неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
3. Преемственность НСА ведомственных и государственных архивов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффектным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Так, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, затем обращается к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов, и более подробную информацию.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех поисков справочников в ведомственном и государственном применяются единые требования и единые методы. Описи дел карточки составляются в соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Структура СНСА
По функциям справочники системы НСА подразделяются на:
1) справочники по учету: ЦФК, фондовые каталоги республик в составе РФ, книга учета поступлений в архив, лист фонда, опись дел.
2) справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы): фондовые каталоги, путеводители, опись дел, тематический и фондовый обзоры; тематические указатели, перечни, информационные письма, архивные справки.
Некоторые справочники выполняют обе функции (фондовые каталоги, опись дела).
В практической работе все справочники по уровням документов получили названия (табл. 2):
1. Межархивные (на уровне АФ РФ или его части):
Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;
Фондовый каталог субъекта РФ или муниципального образования;
Путеводитель «Центральные архивы Москвы». – Вып. 1-3 – М., 1999, Вып. 4. – М., 2000.
2. Внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей):
Путеводитель или краткий справочник;
Книга поступлений;
Список фондов;
Листы фондов;
Описи;
Каталоги;
Тематические обзоры;
Указатели;
Паспорт архива.
3. Внутрифондовые (на уровне фонда или его части):
Лист фонда;
Опись;
Обзор фонда
Каталоги;
Указатели;
Тематические путеводители;
Внутренняя опись дела;
Аннотация;
Заверительная подпись.
Таблица 2
Система научно-справочного аппарата к документам АФ РФ
№ п/п |
Уровни системы научно справочного аппарата |
Типы справочников |
Элементы информации. Составляющий данный вид справочника |
Что узнаем из справочника |
Пример |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
1 2 3 |
Архивный фонд РФ в целом Группа архивов К архив.; |
Основные справочники: путеводитель по архивам |
Описание (характеристика) архива |
Название и адрес архива (музея, библиотеки), в котором хранятся документы по теме исследования, вероятные названия фондов архива |
«Личные фонды в государственных хранилищах СССР». (Т. 1-4) |
|
|
Краткий справочник по архивам, путеводитель по архиву Дополнительные справочники: сайт архива в Интернете |
|
-«- |
«Государственные архивы СССР» (М.: Мысль, 1989. ч.1-2) «Архивы Москвы и С.-Петербурга» |
|
|
Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) |
Описание (характеристика) фонда |
Название архива и номер фонда |
«История русской православной церкви в документах федеральных архивов России, архивов Москвы и С.-Петербурга. Аннотированный справочник-указатель». М. 1995 |
|
|
Межархивные тематические каталоги или заменяющие их базы данных. Тематические обзоры |
Описание (характеристика) группы дел, дела, части дела, документа |
Полный шифр |
Электронный каталог «Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, СПб и пригородов» |
Продолжение табл. 2
4 |
Фонд |
Основные справочники: путеводитель по фондам архива или заменяющие его базы данных, краткий справочник по фондам архива, список фондов, картотека фондов |
Описание (характеристика) фонда |
Название архива и номер фонда |
|
|
|
Дополнительные справочники: реестр описей, тематический путеводитель по фондам архива (архивов), путеводитель по кинофотофонодокументам архива |
Описание (характеристика) фонда |
Название архива и номер фонда |
Тематический путеводитель по фондам документы по истории и культуре евреев в архивах г. Москвы. Путеводитель. М.: РГГУ, 1998 |
|
|
Межфондовые каталоги или заменяющие их базы данных, тематические обзоры, обзоры фондов |
Описание (характеристика) группы дел, дела, части дела, документа |
Полный шифр |
|
3 |
Дело |
Основные справочники: опись или заменяющие ее базы данных. Дополнительные справочники: тематический перечень дел, указатель к описи или к фонду, тематические картотеки |
Описание (характеристика) единицы хранения |
Вид документа, автор / корреспондент, содержание, даты документов дела, номер дела |
|
|
|
Обзор фонда: Тематический обзор, Межархивные каталоги или заменяющие их базы данных |
Описание (характеристика) группы дел, дела, части дела, документа |
Номер фонда или полный шрифт |
|
Окончание табл. 2
4 |
Документ |
Основные справочники: Система каталогов архива: каталоги систематический, тематический, именной, географический, предметный, хронологический, по истории учреждений и др. или заменяющие их базы данных. Дополнительные справочники: внутренняя опись, тематический перечень документов, указатель к описи или к фонду. Обзор фонда: тематический обзор |
Описание (характеристика) документа, части документа |
Вид документа, автор/корреспон- дент, содержание, дата. Полный шифр, включая лист документа в деле |
|
Самостоятельная работа
1. Заполните таблицу.
Информационные характеристики документов и дел |
Примеры |
1. Название учреждения
|
|
2. Название структурной части
|
|
3. Индекс дела по номенклатуре
|
|
4. Заголовок дела
|
|
5. Аннотация документов
|
|
6. Крайние даты документов и дел (даты заведения и окончания дела в делопроизводстве)
|
|
7. Количество листов в деле
|
|
8. Архивный шифр
|
|
2. Перечислите требования к заголовку дела. Из каких элементов складывается заголовок?
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Выполните практическое задание.
1. Используя справочник «Государственные архивы РФ», укажите состав и содержание фондов архивов РФ.
2. Используя описи дел, дайте информацию о содержании дела.
Тест для самоконтроля к УЭ № 18
Закончите предложение.
1. Система НСА необходима для …, … , … . Р=3
2. В систему НСА входят … .
а) … ;
б) … ;
в) … . Р=2
3. Укажите классификацию справочников по уровням архивных документов.
а) … ;
б) … ;
в) … . Р=3
Ответьте на вопрос.
4. К какой группе справочников относятся?
а) паспорт архива – …;
б) книга поступлений – …;
в) путеводитель «Центральные архивы Москвы» – …;
г) аннотация – …;
д) внутренняя опись дел – … . Р=5
5. Перечислите функции архивных справочников.
а) … ;
б) .. . Р=2
Литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М.: Профобриздание., 2002. – С. 119-135.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Изд-во НОРМА, 1996. – С. 161-166.
УЭ № 19. Типы и виды архивных справочников.
-
α
β
γ
V
Кτ
2
2
2
7
0,6
Форма организации учебного занятия: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
типы и виды архивных справочников;
особенности их подготовки.
уметь:
использовать справочники для поиска архивной информации.
Входной тест к УЭ № 19
1. Перечислите принципы построения системы НСА.
а) … ;
б) … ;
в) … . Р=3
Закончите предложение.
2. Архивный справочник – это … . Р=1
3. Перечислите функции архивных справочников.
а) … ;
б) … . Р=2
В основных правилах работы государственных архивов установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, обзоры документов.
Все архивные справочники составляются на основе описи дел.
Каталог
Это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Назначение каталогов – оперативный поиск углубленной информации.
Виды каталогов
Вид каталога зависит от состава и содержания документов архива от наличия других видов каталогов, ранга и профиля архива.
В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают 2-х типов: логической структуры и алфавитной структуры (схема 2).
Схема 2. Структура каталогов в архиве
Классификация каталогов
Систематический каталог – документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества.
Тематический каталог – документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенных в логической последовательности.
а) В каталоге по истории учреждения – документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, по типам учреждения в алфавитном порядке.
б) В каталоге по истории административно – территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем систематизация проводится в логической и хронологической последовательности.
Хронологический каталог – сведения о документах группируются по периодам времени: векам, годам, месяцам, числам.
Предметный каталог – карточки документной информации классифицируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц.
а) В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами
б) В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических объектов (стран, республик, краёв, областей, населённых пунктов, морей, рек и т.д.)
Путеводитель
Виды путеводителей
Схема 3. Структура путеводителей
Основными видами путеводителей являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов) (схема 3).
Путеводитель по архивам – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках, депозитарных отраслевых фондах и других архивах хранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда России в целом, отдельных субъектов РФ или её регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов Архивного фонда РФ.
Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества и объёма фонда на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации документов, списка изданных справочников.
Путеводитель по фондам архива – это основной вид путеводителя, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.
Краткий справочник по фондам архива отличается от путеводителя тем, что в характеристиках фондах либо вообще отсутствуют аннотации документов, либо они даны кратко и обобщённо.
Тематический путеводитель по фондам архива (ов) – вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий на именования или номера архивных фондов.
Путеводитель по архиву – это научно-популярный очерк по истории архива, характеризующий документы архива в целом, без разделения на аннотации отдельных фондов.
Таким образом, путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов).
Рассмотрим составные части путеводителя по фондам архива. Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристики фондов (документов) и справочного аппарата.
Характеристики фондов в путеводителе являются его основной частью. Порядок их расположения зависит от классификационной схемы, которой определяется составом фондов архива. Для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и постсоветского периодов, характеристики на них даются раздельно в исторической последовательности. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д.
Характеристика фонда в путеводителе – это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нём, историю организации - фондообразователя (для фонда личного происхождения – основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде.
Дифференцированный подход к описанию при составлении характеристик фондов предполагает выбор вида характеристик фонда. Так, для фондов первой категории составляются, как правило, индивидуальные характеристики. Для фондов второй категории могут составляться групповые характеристики. Сведения о фондах третьей категории, как правило, отражаются в групповых характеристиках или в списке не аннотируемых фондов.
Обзор документов
Обзор документов – это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение обзоров – информация заинтересованных организаций о документах.
Обзор состоит из:
характеристик учреждений фондообразователей;
характеристик документов;
справочного аппарата.
Информация о документах в обзоре должна быть компактной, что достигается путём составления групповых и индивидуальных аннотаций. Аннотации сопровождаются поисковыми данными (номера фондов, описей, дел, листов).
Виды обзоров
1. Обзор фонда включает сведения по документам одного фонда.
2. Тематический обзор включает систематизированный сведения о составе и содержании документов или несколько фондов по выбранной теме.
Справочный аппарат к обзору
На титульном листе обзора архивного фонда указывается название архива, тип справочника (обзор фонда), номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора. На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания (составления) обзора.
В предисловии даётся история фондообразователя и история фонда, состав справочного аппарата. В предисловии к тематическому обзору характеризуется тема, обосновывается её актуальность.
В справочный аппарат включается оглавление, список сокращений, указатели.
Выполните практическое задание.
1. Дайте характеристику дополнительным справочникам системы НСА.
а) указатель – … ;
б) тематические картотеки – … ;
в) тематические перечни документов и дел – … ;
г) аннотированные реестры (списки) описей – … .
Тест для самоконтроля к УЭ № 19
1. Перечислите типы архивных справочников.
а) архивная опись;
б) …
в) …
г) … Р=3
Закончите предложение.
2. Каталог – это … .
Р=1
3. Перечислите виды каталога
а) … ;
б) … ;
г) … . Р=3
4. Перечислите основные виды путеводителя.
а) … ;
б) … ;
в) … ;
г) … . Р=4
Закончите предложение.
5. Обзор состоит из … .
а) … ;
б) … ;
в) … . Р=3
6. Перечислите виды обзора.
а) … ;
б) … . Р=2
Литература
1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – С. 145-175.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение – М.: НОРМА, 1996. – с. 166-171.
УЭ № 20. Опись дел.
α |
β |
γ |
V |
Кτ |
2 |
2 |
2 |
4 |
0,6 |
Форма организации учебного занятия: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
определение, функции, назначение, описи дел;
уметь:
составлять и оформлять опись дел на архивные документы.
Входной тест к УЭ № 20
1. Перечислите типы архивных справочников, входящих в систему НСА.
а) … ; в) … ;
б) … ; г) … . Р=4
2. Перечислите внутренние учетные документы архива.
Р=5
Ответьте на вопрос.
3. В чем заключается назначение номенклатуры дел организации?
Р=5
Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел.
Архивная опись выполняет три функции:
1. Информационную.
Раскрывает состав и содержание документов по заголовкам дел.
2. учётную.
Обеспечивает учёт дел по указанию количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивает сохранность документов, контроль за изменением объёма фонда. Наличие порядковых номеров дел способствует быстрому поиску необходимой информации.
3. классификационную.
Закрепляет систематизацию дел внутри фонда.
Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи (описательных статей) и справочного аппарата к описи.
Опись является одним из самых древних архивных справочников (с 13 века).
После проведения классификации дел фонда составляется архивная опись. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
На все дела фонда, если учреждение прекратило своё существование;
Дела всех лет одной структурной части, если она прекратила своё существование;
Дела за один год или несколько лет деятельности учреждения – фондообразователя
Все дела объединённого фонда или каждого, входящего в объединённый фонд учреждения.
Количество дел, внесённых в одну опись не должно превышать 9999 (самого большого четырёхзначного числа).
Основная информационная часть описи состоит из описательных статей. Описательные статьи представляют собой совокупность сведений о единице хранения.
№ п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Даты дела (тома, части) |
Кол-во листов |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
773 |
Б-1 |
Штатное расписание и Смета расходов за 1999 год |
1999 |
77 |
|
Графа № 1 – «Порядковый номер» – отражает учётную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.
Графа № 2 – «Делопроизводственный индекс». Это номер дела, присвоенный в делопроизводстве (по номенклатуре дел).
Графа № 3 – «Заголовок дела» – отражает информационную функцию описи, раскрывает состав и содержание документов каждого дела. Здесь же возможна аннотация документов.
Графа № 4 – «Даты дела» – раскрывает даты начала и окончания дела. Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.
Графа № 5 – «Количество листов» – даёт представление об объёме единицы хранения.
Составление справочного аппарата к описи
Справочный аппарат к описи выполняет две функции:
1. Ускоряет поиск сведений по собственно описи.
2. Предоставляет дополнительную информацию о фонде.
Состав справочного аппарата включает:
а) титульный лист;
б) оглавление;
в) предисловие;
г) список сокращений;
д) указатели.
Титульный лист содержит:
наименование архива;
полное название фонда;
номер фонда, номер описи;
название описи (годы, за которые дела включены в опись).
Оглавление содержит:
названия всех разделов, подразделов;
указателей с номерами листов описи.
Предисловие содержит:
историю фондообразователя: исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение-фондообразователь;
дату образования, подчинённость, функции, масштаб деятельности, структуру учреждения-фондообразователя и их изменения;
организацию системы делопроизводства;
даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения фондообразователя.
Далее даётся история фонда: когда был передан в архив, его состав, содержание, объём, архивные работы с фондом (ЭЦ, особенности описания и т.д.).
В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи.
Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращённо написанных слов.
Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.д, пр., и др.; объясняющие названия мер веса, времени, пространства (кг, мин, см, м ); сложные слова, вошедшие в письменную и устную речь (ревком , профком, совнарком) в список сокращений не включаются.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей – ускорить и облегчить труд исследователя. Указатели могут быть предметными, именными, географическими, хронологическими.
А
Архивы:
ведомственные 4,5
государственные 7,8
частные 13,17
Пример предметного указателя
К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на последнем листе описи. Например:
В опись внесено двадцать четыре дела с № 1 по № 24.
Опись составила
(указывается должность личная расшифровка
составителя) подпись подписи.
Самостоятельная работа
Используя форму номенклатуры дел организации, составьте фрагмент номенклатуры любого структурного подразделения (секретариата отдела, кадров, бухгалтерии и т.д).
Форма № 10
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации
Руководитель организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Личная Расшифровка
подпись подписи
00.00.0000 №00 00.00.0000
Москва
на ______ год
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Должность руководителя Личная Расшифровка
службы ДОУ подпись подписи
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
ЭК организации
от 00.00.0000 № 00
_________________
Выполните практическое задание.
1. Используя материалы самостоятельной работы (номенклатуру дел), составить опись дел на документы постоянного, долговременного хранения (прил. 9).
№№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Даты дела |
Кол-во листов |
Примечания |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Тест для самоконтроля к УЭ № 20
Перечислите функции описи дел.
а) … ;
б) … ;
в) … . Р=3
Ответьте на вопрос.
2. Почему опись дел является базовым архивным справочником?
Р=2
3. Перечислите графы описательной статьи описи.
а) … ;
б) … ;
в) … ;
г) … ;
д) … ;
е) … . Р=6
Закончите предложение.
4. Состав и содержание документов дела раскрывается в описи по … . Р=1
5. Перечислите справочный аппарат к описи. Р=3
6. Укажите части архивной описи. Р=2
Литература
1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – с. 135-145.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – с. 171-181.
УЭ № 21. Использование документов АФ РФ.
-
α
β
γ
V
Кτ
2
2
2
2
0,6
Форма организации учебного занятия: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
цели и формы использования документов архива;
требования к использованию документов архива;
уметь:
вести формы учета использования архивных документов.
Входной тест к УЭ № 21
Ответьте на вопрос.
1. С какой целью в каждом архиве создается система НСА?
Р=3
2. Перечислите архивные справочники, выполняющие информационно-поисковые функции?
Р=5
3. Перечислите функции описи дел.
Р=3
4. Перечислите основные функции государственного архива.
а) … ; б) … . Р=2
5. Перечислите основные функции ведомственного архива.
а) … ; г) … ;
б) … ; д) … ;
в) … ; е) … . Р=6
Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
Важнейшими задачами использования документов являются:
укрепление российской государственности;
удовлетворение информационных потребностей общества;
обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны: архив и пользователь. Пользователями информации могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия, организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, общественные организации, граждане.
Цели использования архивных документов
1. Управленческие.
Составление планов, прогнозов развития отрасли, разработка проектов реформ госаппарата, нормативных актов, положений, инструкций.
2. Политические.
Разработка законопроектов, программ, реформ, политическая борьба различных партий, пропаганда официальной идеологии, политики правительства, укрепление государственности, укрепление государственной безопасности, заключение Международных договоров, определение межгосударственных границ.
3. Экономические.
Прогнозирование и планирование экономического развития, разработка и реализация планов, прогнозов; проектные работы при строительстве, реконструкции, проектировании; геологические изыскания, горные работы.
Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов.
4. Научные.
Проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архиве.
Научное использование документов включает написание статей, диссертационных исследований, монографий, курсовых, дипломных работ, создание справочников, обзоров документов.
5. Культурно-просветительские.
Подготовка выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в СМИ. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками.
6. Социально-правовые.
Исполнение запросов, решений задач социальной защиты, подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц.
Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.
Основными формами использования являются:
1) информационное обеспечение организаций, структурных подразделений, граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
2) исполнение запросов граждан;
3) инициативное информирование учреждений и организаций о документах архива;
4) предоставление документов пользователям через читальный зал;
5) выдача документов во временное пользование;
6) публикация документов;
7) информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки, использование документов в СМИ, организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей).
При организации работы по использованию документов необходимо соблюдать следующие требования:
Использование документов проводится только с разрешения руководства.
Непременным условием работы с документами является обеспечение их физической сохранности.
Дела, выдаваемые, исследователям должны быть полностью обработаны (подшиты, пронумерованы, иметь шифр и заверительную надпись, лист использования).
Запрещается подчеркивать документы, де6лать пометки в тексте, загибать листы, закладывать ручки, курить, принимать пищу, просматривая дела.
Снимать копии с документов только с разрешения заведующего архивом, не применять при этом копирку или кальку.
При организации выставок использовать фото или другие копии. Подлинники использовать только в застекленной витрине.
При выемке дела на его место подкладывать карту-заместитель.
Исследователи должны быть ознакомлены с правилами работы с документами, предупреждены об ответственности за их сохранность и физическое состояние.
При приеме дел в хранилище проверяется наличие и состояние всех листов в деле в присутствии лица, их сдающего.
Все формы использования архивных документов тщательно учитываются.
К первичным формам учета использования документов относятся:
Журнал учета подготовленных информационных документов;
Журнал учета культурно-просветительских мероприятий (выставок, лекций, экскурсий);
Журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов;
Журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;
Журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;
Книга выдачи дел из хранилища;
Лист использования дела;
Личное дело исследователя (письмо организации, анкета исследователя, заказы на выдачу дел и копирование).
Самостоятельная работа
1. Подготовьте сообщение о формах использования архивных документов по темам:
1.1. Инициативное информирование учреждений и организаций о документах архива.
1.2. Использование архивных документов в читальном зале архива.
1.3. Выдача документов во временное пользование.
1.4. Организация выставок архивных документов.
5. Публикация архивных документов.
1.6. Использование документов архива в СМИ.
2. Составьте план-конспект своего сообщения.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Выполните практическое задание.
1. Заполните книгу выдачи дел во временное пользование.
Название архива Книга выдачи дел во временное пользование |
|||||
№ п/п |
Дата |
Номера фонда описи, дела. Заголовок дела |
Кому выдано и на какой срок |
Роспись о получении дел |
Дата возвращения и роспись принявшего дело |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Заполните лист использования дела.
Наименование организации
Название ведомственного
архива
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
Фонд №______ Опись № ______ Дело № _______
Заголовок дела ___________________________________________________
Дата использования |
Кому выдано: Ф.И.О., организация |
Характер использования (копирование, выписки, просмотр) |
Номера использованных листов |
Подпись лица, использовавшего дело |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Тест для самоконтроля к УЭ №21
1. Дополните цели использования архивных документов.
а) управленческие;
б) … ;
в) … ;
г) … ;
д) … ;
е) …. Р=5
2. Укажите цель использования архивных документов при написании дипломной или курсовой работы. Р=1
Закончите предложение.
3. Формы использования архивных документов – это … .
Р=1
4. Выдача документов из архива учитывается в … . Р=1
Литература
1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. – М.: Профобриздат, 2002. – с. 176-229.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – с. 189-195.
УЭ № 22. Методика наведения архивных справок.
-
α
β
γ
V
Кτ
2
2
2
4
0,6
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
виды запросов;
ответные информационные документы архива;
методику наведения архивных справок;
уметь:
владеть методикой наведения архивных справок;
оформлять архивную справку.
Входной тест к УЭ № 22
1. Перечислите основные цели использования архивных документов.
Р=6
2. Перечислите формы использования архивных документов.
Р=6
3. Перечислите требования к использованию архивных документов.
Р=5
Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн. запросов, до 80 % рабочего времени архивиста занимает подготовка архивных справок.
Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой информации.
Существуют 3 вида запросов:
тематические: выявление информации по конкретной теме;
персональные: о жизни конкретного лица (биографические) и об истории семьи, рода (генеалогические);
социально-правовые:
о трудовом стаже;
размере заработной платы;
службе в вооруженных силах;
участие в Великой Отечественной войне и других военных конфликтах, участие в партизанском и подпольном движении, нахождение на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде;
пребывании в концлагерях;
работе в годы Великой Отечественной войны;
награждении, присвоении званий;
образовании, учебе;
репрессиях, раскулачивание, реабилитации;
рождении, смерти, браках;
творческой деятельности и авторских правах;
имущественных и наследственных правах.
Исполнение запросов складывается из этапов:
прием запроса и работа с заявителем;
поиск запрашиваемой информации;
составление и выдача заявителям ответов на запросы (схема 4).
Архив может предоставить ответ в виде следующих информационных документов:
архивной справки – документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию, относящуюся к предмету запроса с указанием поисковых данных;
архивной копии – документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящийся к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом;
архивной выписки – фрагмент архивной копии, подготовленный и заверенный архивом;
информационного письма – письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу;
тематического перечня документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат или поисковых данных;
т
3. Составление ответа. Изложение текста сжатое, в хронологической последовательности, возможны цитаты.
Указываются поисковые данные всех использованных документов.
4. Оформление ответа. На бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения, специалист архива, заверяется печатью учреждения.
ематической подборки документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива, части фонда по определенной теме.
Схема 4. Блок – схема методики наведения архивных справок
При наведении справок архивисты должны строго соблюдать правило: документы надо цитировать точно, собственные добавления недопустимы. Архивист может пометить в скобках («Так в документе», «Дата не указана», «Инициалы не указаны» и т.д.) (прил. 10).
Практическое задание
1. Используя прил. 10 (образцы архивных справок) составьте формуляр-образец архивной справки.
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Приведите примеры текста архивной справки.
а) Если в архиве нет фонда, по которому надо искать сведения.
_________________________________________________________________
б) Если справочные материалы в фонде имеются, но фамилия заявителя в них не обнаружена.
________________________________________________________________________________________________________________________________________
в) Если документы по личному составу сохранились в неполном объеме.
_________________________________________________________________
3. Составьте архивную справку.
а) о заработной плате;
б) о трудовом стаже.
а) о заработной плате;
б) о трудовом стаже.
Тест для самоконтроля к УЭ № 22
1. Перечислите виды запросов.
а) … ;
б) … ;
в) … . Р=3
закончите предложение.
2. Документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных – это … . Р=1
4. Дополните блок-схему методики наведения архивных справок.
а) просмотр НСА;
б) … ;
в) … ;
г) оформление ответа. Р=2
5. Укажите основное правило при подготовке архивных справок.
Р=1
Литература
Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. – М.: Профобриздат, 2002. – с. 179-182.
Список использованной литературы
Основная:
1. Архивоведение: Учебник для начального профессионального образования / под ред. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. – М.: Профиздат, 2002.
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 51141-98. – М., 1998.
3. Крайская З В., Э.В. Челлини. Архивоведение: Учебник для средних учебных заведений. – М.: Норма, 1996.
4. Основные правила работы государственных архивов СССР. – М., 1996.
5. Основные правила работы государственных архивов. – М., 1996.
Дополнительная:
6. Отечественные архивы: Журнал. – 1999, №№ 1-3.
Эталоны ответов к тестам для самоконтроля
Эталоны ответов к МБ № 3
Тест к УЭ № 10.
1 – учреждения или лица, передающие документы на хранение в архив; 2 – б – масштаб деятельности учреждения, в – вид организации, г – полнота отражения информации; 3 – свыше 10 лет; 4 – б – нумерацию листов, в – оформление обложки дела, г – оформление внутренней описи на ОЦД; 5 – акта приема-передачи дел; 6 – б – по договору дарения, в – по решению суда, г – по договору купли продажи; 7 – один раз в 3-5 лет.
Тест к УЭ № 11.
1 – процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов; 2 – комплектование ГА и АФРФ; 3 – а – критерии происхождения документов, б – критерии содержания документов, в – критерии внешних особенностей документов; 4 – а – в делопроизводстве, б – в ведомственном архиве, в – в государственном архиве; 5 – а – дела постоянного и долговременного срока хранения, б – дела, выделяемые к уничтожению; 6 – экспертная комиссия.
Тест к УЭ № 12.
1 – а – с указанием сроков хранения, б – документов постоянного хранения, в – документов постоянного и временного хранения; 2 – а – типовые, б – примерные, в – ведомственные; 3 – а –основной части (описательных статей) и справочного аппарата; 4 – 1 – составлении номенклатуры дел, 2 – формировании дел, 3 – проведении экспертизы ценности дел.
Эталоны ответов к МБ № 4
УЭ № 13.
1 – установление количества архивных документов, 2 – отражение этого количества в учетных документах архивов; 2 – а – подсчет количества документов в архиве, б – заполнение внутренних учетных документов, в – заполнение документов централизованного государственного учета; 3 – единица измерения количества документов в архиве; 4 – б – список фондов, в – лист фонда, г – дело фонда, д – архивная опись; 5 – лист фонда.
УЭ № 14
1 – план (схема); 2 – срокам хранения, внутри каждой группы по фондам; 3 – в пределах комнаты слева направо от входа; 4 – вертикальный и горизонтальный; 5 – топографическими указателями; 6 – письму организации с резолюцией руководителя; 7 – а – книга выдачи, б – карта-заместитель, в – акт выдачи дел во временное пользование.
УЭ № 15
1 – а – архивохранилище, б – помещения для приема документов, в – читальный зал (комната для исследователей), г – рабочие комнаты сотрудников; 2 – а –стеллажи, б – шкафы, в – сейфы; 3 – 120 см и 75 см; 4 – а – стационарные открытые и закрытые, б – многоярусные, в – передвижные, г – автоматизированные элеваторные; 5 – а –скрытая электропроводка, б – герметичные плафоны, в – распределительные щиты и рубильники вынесены вне хранилища, г – запрещается курить, применять электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся вещества, д – план эвакуации.
УЭ № 16
1 –а – солнечный свет, б –пыль, в – перепады температуры воздуха, г – повышенная или пониженная влажность воздуха; 2 – а – растения, б – животные; 3 – а – затемнение, б – картонирование, в – установка стеллажей закрытого типа, г – перпендикулярное расположение стеллажей к оконным проемам; 4 – +14°С до +20°С, от 45 % до 60 %; 5 – могут полностью уничтожить документы.
УЭ № 17
1 а – количество дел в архиве, б – количество дел, требующих реставрации, в – выверяется учетно-справочный аппарат; 2 – от сроков хранения документов; 3 – а – после перемещения дел в другое здание, б – при смене заведующего архивом, в – при реорганизации или ликвидации учреждения, г – после чрезвычайных происшествий; 4 – а – изучаются документы по выдаче дел, б – изучается дело фонда (все акты), в – поиск в структурном подразделении, где дело возникло, г – неправильно подложено в другой фонд; 5 – внесения изменений в учетные документы.
Эталоны ответов к МБ №5
УЭ № 18
1 – для учета, поиска, использования архивных документов; 2 – а – архивные справочники, б – учетные документы, в – межархивные; 3 – а – внутриархивные, б – межфондовые, в – внутрифондовые; 4 – а – внутриархивный, б – внутриархивный, в – межархивный, г – внутрифондовый, д – внутрифондовый ; 5 – а – учетная, б – информационно-поисковая.
УЭ № 19
1 – б – путеводитель, в – каталог, г – обзор; 2 – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям); 3 – а – систематический, в – хронологический, г – географический; 4 – а – путеводитель по архивам, б – путеводитель по фондам архива, в – краткий справочник по фондам (архива(ов)), г – тематический путеводитель; 5 – а – характеристик учреждений-фондообразователей, б – характеристик документов, в – справочного аппарата; 6 – а – обзор фонда, б – тематический обзор.
УЭ № 20
1 – а – информационная, б – учетная, в – классификационная; 2 – опись является основой для всех архивных справочников, номер описи включается в поисковые данные; 3 – а – порядковый номер, б – индекс дела, в – заголовок дела, г – даты дела, д – количество листов, е – примечание; 4 – заголовкам дел; 5 – а – титульный лист, б – оглавление, в – предисловие; 6 – а – описательные статьи, б – справочный аппарат к описи.
УЭ № 21
1 – б – политические, в – экономические, г – научные, д – культурно-просветительские, е – социально-правовые; 2 – научная; 3 – определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования; 4 – книге выдачи дел из хранилища.
УЭ № 22
1 – а – тематические, б – персональные, в – социально-правовые; 2 – а – архивная справка; 3 – а – изучение выявленных дел, б – составление ответа; 4 – текст цитировать точно, собственные добавления не допустимы.
Приложение 1
Магнитогорский индустриальный колледж
Учебная часть
ДЕЛО № 759
Протоколы №№ 1-75 заседаний предметной комиссии общественных дисциплин за сентябрь 1999 –июнь 2000 года
начато: 31.08.1999
о
Фонд №_____
Опись №_____
Дело №_____