Створення основного документу на прикладі фори стандартного листа.
Процес створення однотипних документів, таких як стандартні листи, представляє собою об’єднання основного документу з джерелом даних. На першому кроці ви повинні визначити основний документ, який буде утримувати незмінну частину листів – текст, пунктуацію, графіку та ін.
Як створити основний документ, наприклад, стандартний лист
Відкрити документ, який ви хочете використовувати в якості основного. Ви можете відкрити вже існуючий лист або почати новий, вибравши для нього придатний шаблон.
Виберіть команду Злиття з меню Сервіс.
Мал. 1 Вікно Асистент злиття
В вікні Основний документ натисніть кнопку [Створити], потім виберіть Форми.
Натисніть кнопку [Активне вікно]
Нижче кнопки [Створити] з’явиться тип та ім’я основного документу.
Пізніше ви завершите створення основного документу, вводячи та редагуючи текст та вставивши поля злиття. Зараз же вам необхідно виконати другий крок – визначити джерело даних, яке буде утримувати зміну частину однотипних документів. Визначити джерело даних можна двома способами:
Використовувати існуюче джерело даних (дивіться розділ Використання джерела даних).
Створити нове джерело даних (дивіться розділ Створення нового джерела даних).
Створення нового джерела даних
В діалозі Асистент злиття натисніть кнопку [Одержати дані], розташовані нижче заголовка Джерело даних.
Виберіть Створити джерело даних.
В списку Поля в рядку заголовка з’явиться список імен полів, що представляють ті категорії інформації, які найбільш часто використовуються в якості джерела даних. Ви можете змінити це список таким чином:
Щоб |
Зробіть наступне |
Знищити дану категорію з джерела інформації |
Виділіть ім’я поля і натисніть кнопку [Знищити поле]. |
Додати нову категорію до джерела даних |
Введіть нове ім’я у поле Поле та натисніть кнопку [Додати поле]. Ім’я поля має бути не довше 40 символів та повинне починатись з літери. В імені можна використовувати літери, цифри та знак підкреслення ( _ ). Пропуски в імені поля не допускаються. |
Змінити порядок слідування імен полів |
Виділіть ім’я поля в списку Поля в рядку заголовка та натисніть на верхню або нижню стрілку справа від списку доти, доки виділене ім’я не займе потрібну позицію. |
Таб.1 Дії для зміни списку імен полів.
Після того, як ви завершити роботу зі списком імен полів, натисніть кнопку [ОК].
На екрані з’явиться діалог зберегти джерело даних, в якому ви повинні визначити нове ім’я для джерела даних.
Введіть ім’я документу у полі Файл та натисніть кнопку [ОК].
Після цього на екрані з’явиться повідомлення, в якому вас запитають, що ви бажаєте робити далі – редагувати джерело даних або повернуться в основний документ. Натисніть кнопку [Правка джерела даних] для введення змінної частини листів.