Вилучення приєднаного джерела даних
В процесі злиття документів джерело даних приєднується до основного документа. Якщо вам необхідно перетворити основний документ у звичайний, необхідно розірвати цей зв'язок та вилучити джерело даних.
1. Відкрийте основний документ, з якого ви бажаєте вилучити джерело даних.
2. В діалозі Асистент злиття натисніть кнопку [Створите для основного документу].
3. Виберіть Перетворити у звичайний документ.
4. Дайте відповідь Так на запит про підтвердження перетворення та зачиніть діалог Асистент злиття.
Сортування записів даних по декількох полях
За допомогою сортування ви можете розташовувати та відображувати записи джерела даних у заданому порядку та визначати порядок, в якому вони будуть зливатись з основним документом.
1. Активізуйте вікно з основним документом та виберіть команду Злиття з меню Cepвic.
Натисніть кнопку [Опції запиту] та виберіть вкладку Сортування записів.
В списку Сортувати по полю виділіть перше поле даних, по якому хочете відсортувати записи та виконайте одну з дій:
Щоб відсортувати |
Зробіть наступне |
Текст у алфавитному порядку, від А до Я, а числа в зростаючий послідовності |
Натисніть кнопку [По зростанню] |
Текст у зворотньому до алфавиту порядку, від Я до А, а числа в зменшуючий послідовності |
Натисніть кнопку [По зменшенню] |
По іншим полям |
Виділіть поля даних та вкажіть тип сортування у вікнах Потім по полю |
Таб.3 Дії в списку Сортувати по полю
Натисніть кнопку [ОК].
Примітка. Якщо джерело даних належить іншому додатку, відсортовані будуть тільки тi поля, які були передані у Word. Проте, якщо ви сортуєте записи даних у форматі джерела даних Word, відсортовані будуть всі записи, а не тільки виділений блок. Щоб зберегти визначений порядок записів, перед завершенням роботи з системою Word збережіть джерело даних; у цьому випадку після сортування можна буде зачинити джерело даних без збереження. Коли наступного разу ви відкриєте це джерело даних, його буде автоматично відсортовано по запам’ятованому критерію сортування.
Додавання, змінення або вилучення записів у джерела даних
Відобразьте записи даних у діалозі Форма даних.
Виконайте одну з дій:
Щоб |
Зробіть наступне |
Одержати пусту форму для нового запису |
Натисніть кнопку [Додати] або натисніть клавішу <Enter> в останньому полі останнього запису |
Змінити запис |
Знайдіть потрібний запис та відредагуйте поля даних. Для переміщення між полями даних використовуйте клавіші <Enter>, <Tab> або <Shift+Tab> |
Вилучити поточний запис |
Натисніть кнопку [Вилучити] |
Скасувати зміни для поточного запису |
Натисніть кнопку [Відновити] |
Табл. 3. Дії над записами в джерелі даних.
Натисніть кнопку [ОК].
Зауваження. Якщо ви змінили джерело даних та не зберегли його, то при cпpoбi зачинити основний документ на екрані з’явиться запит на підтвердження збереження джерела даних. Якщо ви хочете зберегти джерело даних одразу ж після його змінення, натисніть кнопку [Джерело] у діалозі Форма даних. Джерело даних з’явиться у вікні документів, та ви зможете зберегти його звичайним способом. Повернутись в основний документ можна, натиснувши кнопку [Основний документ злиття ] панелі інструментів База даних.
Мал. 2. Кнопка [Основний документ злиття]
Використання панелі інструментів База даних.
Якщо ви працюєте з джерелом даних у вікні документів, ви можете додавати та вилучати записи за допомогою кнопок панелі інструментів База даних. Для того, щоб додати новий запис, натисніть кнопку [Додати запис ]. Для вилучення поточного запису натисніть кнопку [Вилучити запис].
Мал. 3. Кнопки [Додати запис] та [Вилучити запис].