Рубрикація наукових і ділових текстів

Для зручності користування наукові та ділові тексти поділяються на рубрики (розділи, параграфи, пункти та ін.). Поділ тексту на складові частини – рубрики – з подальшим їх графічним відокремлення одна від одної називається рубрикацією. Рубрикація тексту допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої теми чи підтеми.

Найпростішою рубрикацією тексту є його поділ на абзаци. Абзац характеризується єдністю і закінченістю думки і позначається праворуч у початковому рядку відступом у п’ять друкованих знаків. У ділових і наукових текстах абзаци повинні мати не більше шести речень, причому кожен абзац має розпочинати нову думку чи мікротему. Для кращого сприйняття думки бажано, щоб на початку і в кінці абзаца речення були короткими (до семи слів).

Загалом рубрики поділяються на нумеровані і ненумеровані. Нумерація рубрик може бути лінійною (або літерною, або цифровою), індексною та комбінованою (лінійно-індексною, літерно-цифровою).

Лінійна нумерація рубрик – нумерування структурних одиниць тексту в порядку зростання (Розділ 1, Розділ 2, Розділ 3).

Індексна нумерація рубрик – нумерування кожного фрагмента композиційних рівнів (приклади див. далі). Індексна нумерація буває крапковою (містить крапки після кожної цифри рубрики) і безкрапковою (не містить крапки після останньої цифри рубрики).

У літерно-цифровій рубрикації використовуються одночасно і цифри, і літери. Останнім часом найбільш поширеною є цифрова безкрапкова рубрикація.

При рубрикації документів на пункти, підпункти в межах одного текстового періоду слід використовувати або тільки дієслівні конструкції, або тільки іменникові, відповідно і рубрикація має бути або тільки крапковою, або тільки безкрапковою, наприклад:

Зразок індексної крапкової нумерації рубрик, побудованих з дієслівних конструкцій

7. Офіс-менеджер має право:

7.1. Брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва.

7.2. Розглядати документи і направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам товариства.

7.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, складених з порушенням установлених правил їх оформлення.

7.4. Візувати документи управлінської діяльності (у межах своєї компетенції).

7.5. Вносити на розгляд керівництва пропозиції стосовно поліпшення документаційного забезпечення діяльності товариства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки.

7.6. Працювати з документами, що мають гриф „Конфіденційно”, „Таємно”, „Для службового користування”, „Не для друку”.

7.7. Ухвалювати рішення в межах своєї компетенції.

Зразок індексної безкрапкової нумерації рубрик, побудованих з іменникових конструкцій

3 Посадові обов’язки офіс-менеджера

3.1 Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності товариства.

3.2 Облік, реєстрація документів, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації.

3.3 Контроль правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву товариства.

3.4 Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів для своєчасного та якісного їх виконання.

Під час безкрапкової рубрикації слід дотримуватися таких правил:

1. Кожну структурну частину тексту (розділ) слід розпочинати з нової сторінки (використовувати функцію „Розрив сторінки”). Розділи тексту повинні мати порядкову нумерацію в межах усього тексту і позначатися арабськими цифрами без крапки. Заголовки структурних елементів тексту слід розташовувати посередині рядка і друкувати великими літерами без крапки, не підкреслюючи (РОЗДІЛ 1, РОЗДІЛ 2). Структурні елементи ЗМІСТ, ВСТУП, РЕФЕРАТ, ВИСНОВКИ, СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ і ДОДАТКИ не нумеруються, не беруться в лапки і вважаються заголовками. Вони оформлюються тільки чорним кольором без підкреслення.

2. Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, відокремлених один від одного крапкою. Після номера підрозділу крапка не ставиться, наприклад:

1.1 (перший підрозділ першого розділу)

1.2 (другий підрозділ першого розділу) і т. д.

3. Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу і підрозділу. Номер пункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених один від одного крапкою. Після номера пункту крапка не ставиться, наприклад:

1.1.1 (перший пункт першого підрозділу першого розділу)

1.2.3 (третій пункт другого підрозділу першого розділу) і т. д.

4. Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених один від одного крапкою, наприклад, 1.2.3.1 (перший підпункт третього пункту другого підрозділу першого розділу) і т. д. Після номера підпункту крапка не ставиться.