4. Простейшие операции с данными

Для всех рассматриваемых ниже операций требуется открыть таблицу в режиме таблицы, т.е. выделить ее и нажать кнопку Открыть (или просто дважды щелкнуть мышью по обозначению таблицы).

Просмотр, изменение, добавление и удаление данных

В таблице можно просматривать и редактировать имеющиеся данные. В конце таблицы имеется свободная строка для добавления новых данных.

Если таблица связана с другой таблицей, то рядом с каждой записью имеется отметка (в виде креста). Щелкнув по такой отметке, можно просмотреть записи в другой таблице, связанные с данной записью. Например, если щелкнуть по такой отметке в таблице Объекты, то на экран выводятся данные о рабочих, занятых на этом объекте.

Для удаления записей (одной или нескольких) следует выделить их с помощью мыши и нажать клавишу Del, или выбрать команду Правка – Удалить.

Поиск данных

Пусть требуется найти в таблице Объекты строку с информацией об объекте П100 (это может потребоваться, если таблица большая и не помещается на экране). Для этого требуется выбрать команду Правка – Найти. В поле Образец следует указать образец для поиска (П100). В поле Поиск в можно выбрать имя поля, в котором в данный момент находится курсор, или имя таблицы (в первом случае поиск будет выполняться только в текущем поле, во втором случае – во всей таблице). Имеются и другие возможности настройки параметров поиска. Для выполнения поиска нажать кнопку Найти далее.

Сортировка данных

Для сортировки таблицы по некоторому полю следует установить курсор в это поле и воспользоваться командой Записи – Сортировка, или кнопками с отметками А/Я (сортировка по возрастанию или по алфавиту) или Я/А (сортировка по убыванию, или в порядке, обратном алфавитному).

Выбор столбцов для просмотра

Пусть требуется просмотреть таблицу Объекты, но при этом не требуется, чтобы на экран выводилось поле Шифр объекта. Для этого следует выбрать команду Формат – Отобразить столбцы, снять флажок столбца Шифр объекта и нажать кнопку Закрыть.

Чтобы восстановить отображение столбца, потребуется снова выбрать команду Формат – Отобразить столбцы и восстановить флажок столбца.

Другой способ отмены отображения столбца – поместить курсор в этот столбец (или выделить несколько столбцов, если это требуется) и выбрать команду Формат – Скрыть столбцы. Для восстановления отображение столбцов потребуется использовать команду Формат – Отобразить столбцы.

Примечание. В режиме таблицы имеется возможность изменять структуру таблицы: добавлять новые поля (команда Вставка – Столбец) или удалять их (командаПравка – Удалить столбец). Однако делать этоНЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ. Для изменения структуры таблицы следует использовать режим конструктора, как показано в подразделах 3.1, 3.2.

5. Способы создания и виды форм

Формы предназначены для отображения и/или ввода данных в удобном виде.

Имеются три способа создания форм:

• автоматический (автоформа) – форма строится полностью автоматически и включает все поля выбранной таблицы;

• с помощью Мастера форм – в процессе построения формы пользователю предлагаются подсказки и возможности выбора;

• с помощью Конструктора – форма строится пользователем самостоятельно.

Имеются следующие основные виды форм:

• в столбец – все поля базы данных располагаются в столбец друг под другом (каждое поле – в отдельной строке);

• табличная – имеет такой же вид, как и таблица базы данных;

• ленточная – по виду близка к табличной;

• диаграмма – содержит график.

Кроме того, форма может быть простой (состоит из одного окна и обычно содержит данные из одной таблицы) или составной (обычно состоит из двух окон и используется для просмотра данных в двух связанных таблицах).

Простые формы обычно создаются автоматически, а составные – с помощью Мастера. Затем в них при необходимости вносятся изменения с помощью Конструктора.