13. Автоматизация в сфере доу: комплекс программных средств, предназначенных для реализации функций доу. Этапы работ по выбору автоматизированной системы доу.

Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.

Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

предлагаются следующие этапы проведения работ по выбору автоматизированной системы ДОУ¹:

1. Составление перечня предъявляемых основных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота.

2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования для экспертной оценки.

3. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.

4. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.

5. Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов.

6. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.

7. Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов.

8. Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях данного типа), репутации фирмы-разработчика.

9. Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота.

14 Цели автоматизации доу. Задачи доу в организации. Охват процесса автомтизации доу.

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:

1. Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

2. Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

3. Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

4. Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

5. Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1. Подготовка и оформление документов

• повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации

• унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования

1. Организация документооборота и исполнения документов

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

• исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации)

• упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация)

• повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами

• сокращение сроков исполнения и прохождения документов

• своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом)

1. Организация контроля исполнения документов

• объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных)

• оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа

• обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения),

1. Организация хранения документов, поисковая система.

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним.

• обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу.

• обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.