Inform2005

Министерство образования Российской Федерации

Ростовский государственный университет

М. Э. Абрамян

СБОРНИК УПРАЖНЕНИЙ ПО ИНФОРМАТИКЕ

Работа с текстовыми документами, электронными таблицами и базами данных в системе Microsoft Office

Издание четвертое

Ростов-на-Дону 2005

ББК 32.973 А16

УДК 681.3

Печатается по решению учебно-методической комиссии механико-математического факультета РГУ от 17 апреля 2001 г.

Рецензент доктор физико-математических наук, профессор, зав. кафедрой информатики и вычислительного эксперимента РГУ В. С. Пилиди

Абрамян М. Э.

А16 Сборник упражнений по информатике: Работа с текстовыми документами, электронными таблицами и базами данных в системе Microsoft Office. — 4-е изд. — Ростов-на-Дону: ООО

«ЦВВР», 2005. — 187 с.: ил. ISBN 5–94153–012–9

Учебное пособие содержит 100 упражнений по трем разделам курса информатики (работа с текстовыми документами, электронными таблицами и базами данных). Большинство упражнений снабжено решениями или подробными указаниями, ориентированными на использование программ

Word, Excel и Access системы Microsoft Office (версии 97, 2000, 2002, 2003). Пособие также может служить справочником по основным приемам работы с программами Word, Excel и Access.

Для преподавателей информатики, старшеклассников и студентов.

ISBN 5–94153–012–9

© М. Э. Абрамян, 2005

3

Предисловие

Предлагаемое пособие предназначено, прежде всего, для использования на практических занятиях по информатике. Оно содержит 100 упражнений по трем важнейшим разделам курса информатики (работа с текстовыми документами, электронными таблицами и базами данных) и охватывает достаточно широкий диапазон тем по данным разделам. В качестве программной среды выбрана распростра-

ненная система Microsoft Office (а именно, ее компоненты Word, Excel и Access).

Упражнения разработаны с учетом опыта проведения практических занятий по информатике на юридическом факультете Ростовского государственного университета, а также на открытом факультете РГУ (компьютерные курсы для старшеклассников). При подготовке данного пособия были использованы материалы книг

[1, 3].

Большинство упражнений снабжено либо полными решениями, либо развернутыми указаниями. Это избавляет преподавателя от необходимости давать подробные инструкции к выполнению каждого упражнения и дает возможность учащимся выполнять упражнения максимально эффективным образом и в удобном для них темпе, консультируясь с преподавателем только в особо сложных ситуациях. Наличие решений и указаний, кроме того, позволяет учащимся в дальнейшем освежить в памяти процесс выполнения упражнений. Указания к упражнениям ориентированы на систему Microsoft Office версий 97, 2000, 2002, 2003, хотя многие из них применимы и для более ранних версий этой системы.

Пособие может также служить справочником по основным приемам работы с программами Word, Excel и Access. Для облегчения ориентации среди более чем 270 приемов, описанных в решениях и указаниях к упражнениям, все приемы пронумерованы и перечислены в указателе, приведенном в конце пособия. Заметим, что нумерация приемов работы обеспечила более компактное описание процесса выполнения упражнений: для действий, описанных ранее, дается лишь отсылка

кместу их подробного описания.

Всилу своей специфики предлагаемое пособие не может считаться исчерпывающим учебником по соответствующим разделам курса информатики. Предполагается, что отсутствующие в нем развернутые определения используемых понятий и другие сведения теоретического характера будут рассмотрены на лекциях или изучены с помощью учебников подходящего уровня (см., например, [2, 5]). Тем не менее, для того чтобы избавить учащихся от необходимости постоянно обращаться к дополнительным источникам, в примечаниях к описаниям приемов рабо-

4	Предисловие

ты приводятся необходимые пояснения к используемым понятиям и другая сопутствующая информация (по необходимости краткая).

Хорошее знание операционной системы Windows является желательным, но не обязательным условием. Вполне достаточно умения работать с клавиатурой, мышью, а также владения терминологией, связанной с окнами и управляющими элементами Windows. Эти и другие начальные сведения приведены во вводном разделе пособия. Там же дается описание используемых условных обозначений.

Выполнение некоторых упражнений предполагает наличие заготовок (исходных текстов или электронных таблиц), предварительно созданных преподавателем. Использование подобных заготовок позволяет учащимся сосредоточиться на основной теме упражнения, не отвлекаясь на выполнение подготовительных действий. Однако, при наличии достаточного времени, отведенного на проведение практических занятий, или при выполнении упражнений на домашнем компьютере, можно обойтись и без заготовок, поскольку их тексты полностью приведены в упражнениях и, следовательно, могут быть воспроизведены учащимися непосредственно при выполнении упражнений. Исключением является упражнение W1–1, исходный текст для которого должен быть создан в неформатирующем текстовом редакторе (например, в стандартном Windows-приложении «Блокнот»), а также упражнение W7–2, предполагающее использование в качестве заготовки достаточно большого текстового документа, состоящего из нескольких глав.

Материал каждой части пособия можно условно разделить на основной и дополнительный (см. таблицу). Основной материал (или бóльшая его часть) должен входить, по-видимому, в любой курс информатики; привлечение дополнительного материала будет оправданным для углубленных курсов или для отдельных, хорошо подготовленных учащихся.

	Тема	Основной	Дополнительный
		материал	материал
	I. Работа с текстовыми документами:	Пункты 1–6	Пункты 7–11
	программа Microsoft Word	(19 упражнений)	(14 упражнений)
	II. Работа с электронными таблицами:	Пункты 1–5	Пункты 6–9
	программа Microsoft Excel	(24 упражнения)	(12 упражнений)
	III. Работа с базами данных:	Пункты 1–4	Пункты 5–7
	программа Microsoft Access	(16 упражнений)	(15 упражнений)

5

Начальные сведения

Работа с мышью и клавиатурой

При работе с программами, разработанными для операционной системы Windows (Windows-приложениями), манипулятор «мышь» используется очень интенсивно. Перечислим основные приемы работы с мышью:

•щелчок на экранном объекте (например, на изображении кнопки, на пункте меню, на имени файла в списке и т. д.): установить курсор мыши (обычно имеющий вид стрелки ) на нужном экранном объекте, после чего нажать и быстро отпустить левую кнопку мыши. Следует учитывать, что позиция курсора-стрелки определяется ее острием; прочие части курсора могут находиться вне требуемого объекта;

•двойной щелчок: двукратное быстрое нажатие и отпускание левой кнопки мыши; при этом необходимо, чтобы временной промежуток между нажатиями был мал, и чтобы курсор мыши при выполнении двойного щелчка оставался неподвижным;

•вызов контекстного меню объекта: щелкнуть правой кнопкой мыши на нужном объекте; в результате на экране возникнет небольшое меню, набор команд которого определяется свойствами выбранного экранного объекта;

•перетаскивание с помощью мыши: установить курсор мыши на объекте перетаскивания, нажать левую кнопку мыши (зацепить объект) и, не отпуская ее, переместить курсор мыши на новое место (перетащить объект), после чего отпустить кнопку мыши. Иногда для достижения требуемого результата при перетаскивании необходимо держать нажатой определенную клавишу (например, перетаскивание выделенного текстового фрагмента в документе приведет к его перемещению, а если при этом удерживается нажатой клавиша [Ctrl], то фрагмент копируется на новое место).

Важно следить за тем, чтобы нажатая клавиша была отпущена после отпускания кнопки мыши.

Выполнение различных управляющих действий с помощью мыши представляется наиболее наглядным и простым, однако это зачастую самый медленный способ. Для ускорения работы следует активно использовать так называемые горячие клавиши, то есть клавиатурные комбинации, обеспечивающие выполнение требуемых действий. Например, завершить выполнение любого Windows-приложения

можно, щелкнув на кнопке на рамке его окна, но быстрее это выполнить

6	Начальные сведения

с помощью клавиатурной комбинации [Alt]+[F4]. При вводе подобных комбинаций вначале надо нажать первую, вспомогательную клавишу (в нашем примере [Alt]) и, не отпуская ее, нажать и сразу отпустить клавишу, указанную последней ([F4]), после чего отпустить первую клавишу. Заметим, что попытка нажимать все требуемые клавиши одновременно может привести к неверному результату (если, например, клавиша [F4] будет нажата чуть раньше, чем клавиша [Alt]).

При вводе текста следует обращать внимание на состояние индикатора «Caps Lock», расположенного в правой верхней части клавиатуры. Если этот индикатор находится во включенном состоянии, то нажатие на буквенные клавиши будет приводить к вводу прописных (заглавных) букв, а комбинации вида [Shift]+[буква] — к вводу строчных (маленьких) букв. Для отключения индикатора и возврата к обычному режиму надо нажать клавишу [Caps Lock]; в обычном режиме буквенные клавиши обеспечивают ввод строчных, а [Shift]-комбинации — ввод прописных букв.

Следует также обращать внимание на текущий режим клавиатуры. Индикатор режима обычно отображается на панели задач в нижней части экрана («En» — английский, «Ru» — русский); для переключения режима применяется либо комбинация [левая клавиша Alt]+[Shift], либо [Ctrl]+[Shift] (способ переключения определяется настройками системы Windows). Заметим, что действие горячих клавиш не зависит от режима клавиатуры и от состояния индикатора «Caps Lock».

Запуск программ системы Microsoft Office

Запуск любого Windows-приложения, установленного на компьютере, можно выполнить с помощью главного меню, которое вызывается щелчком мышью на кнопке «Пуск», расположенной на панели задач в нижней части экрана (главное меню можно также вызвать клавиатурной комбинацией [Ctrl]+[Esc]). В главном меню надо выбрать пункт «Программы» (подведя к нему курсор мыши или выделив его с помощью клавиш со стрелками и нажав [Enter]). Появившееся меню второго уровня будет содержать перечень установленных программ. Обычно уже в этом ме-

ню размещаются пункты «Microsoft Word», «Microsoft Excel» и «Microsoft Access»,

позволяющие запускать одноименные программы. Если такие пункты отсутствуют, то следует выбрать пункт «Microsoft Office», в результате чего появится меню третьего уровня, в котором будут присутствовать пункты «Microsoft Word», «Microsoft Excel» и «Microsoft Access».

Часто на рабочем столе размещаются ярлыки программ Microsoft Office. В этом случае для запуска нужной программы достаточно выполнить двойной щелчок на его ярлыке. Приведем вид ярлыков программ Microsoft Office версий 97 и 2000 (ярлыки версий 2002 и 2003 аналогичны ярлыкам версии 2000):

7

Окно программы и его структура

После открытия любой из программ Microsoft Office на экране появляется окно этой программы. Все программы, рассматриваемые в данном пособии (Word, Excel, Access), имеют окна похожей структуры, которую мы опишем на условном

примере (см. рис.).

Заголовок окна содержит

значок программы (вопросительный знак на рисунке), название программы и три кнопки управления окном. Если окно программы после запуска находится в неразвернутом состоянии, его следует развернуть, щелк-

нув мышью на средней кнопке: . Ниже заголовка окна располагается меню программы. Окно на рисунке содержит наиболее распространенные пункты меню, имеющиеся во всех трех изучаемых программах (Word, Excel и Access). Для перехода в меню надо щелкнуть мышью на одном из его пунктов или нажать левую клавишу [Alt] или [F10] и, выбрав нужный пункт с помощью клавиш со стрелками, нажать [Enter]. В результате на экране появится меню второго уровня (выпадающее меню), пункты в котором можно выбрать аналогичными действиями. Рядом с пунктом выпадающего меню часто указывается горячая клавиша, позволяющая выполнить соответствующее действие без вызова меню. Для выхода из меню без выполнения каких-либо дейст-

вий достаточно нажать [Esc].

Ниже меню располагаются панели инструментов, содержащие по преимуществу кнопки быстрого доступа. В окнах программ Word и Excel обычно отобража-

ются две панели: стандартная панель и панель форматирования (в указанном по-

рядке). При запуске программы Access в его окне обычно отображается единственная панель инструментов «База данных». Для отображения/скрытия панелей достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из имеющихся панелей или на строке меню; в результате на экране появится список всех имеющихся в программе панелей, причем рядом с отображенными на экране панелями будет указана «галочка». Следует снять «галочку» около панелей, которые требуется скрыть, и установить ее около панелей, которые требуется отобразить (щелкая мышью на имени настраиваемой панели).

Кнопки быстрого доступа на панелях инструментов обычно изображаются «плоскими». Рамка, обрамляющая кнопку, появляется лишь при перемещении на данную кнопку курсора мыши (на рисунке так выделена последняя кнопка). Если задержать курсор мыши над кнопкой в течение 1–2 с, то рядом с кнопкой появится всплывающая подсказка с описанием данной кнопки. Особым видом кнопок быстрого доступа являются кнопки-переключатели, которые могут находиться в двух состояниях: обычном («отжатом») и «вдавленном» («нажатом»). Для перевода

8	Начальные сведения

кнопки-переключателя из одного состояния в другое надо щелкнуть на ней мышью. Следует заметить, что в Microsoft Office 2002 и 2003 «нажатые» кнопки-переключа- тели отличаются от «отжатых» только тем, что вокруг «нажатых» кнопок изображается тонкая рамка. Помимо кнопок, на панели инструментов могут размещаться поля ввода с выпадающими списками (см. ниже описание управляющих элементов).

Под панелями инструментов отображается рабочая область окна. В ней размещаются тексты документов (для Word), рабочие книги (для Excel) или различные элементы базы данных (для Access).

В нижней части окна размещается статусная панель, на которой выводятся различные сведения о текущем состоянии программы, а также краткие подсказки.

Окно программы Excel содержит дополнительный элемент: строку редактирования. Она располагается непосредственно над рабочей областью окна.

Диалоговые окна и управляющие элементы

При выполнении многих действий на экране возникают диалоговые окна, позволяющие ввести дополнительную информацию, необходимую для выполнения выбранного действия. Для ввода этой информации имеется не-

сколько видов управляющих элемен-

тов (см. рис.).

Перед настройкой управляющего элемента его надо активизировать (выделить). Проще всего это сделать, щелкнув на нем мышью (для некоторых элементов, например, флажков или переключателей, этот щелчок одновременно установит их в новое состояние). Для активизации управляющего элемента с помощью клавиатуры надо несколько раз нажать клавишу [Tab].

Каждое нажатие на эту клавишу перемещает выделение к очередному управляющему элементу в диалоговом окне, а если достигнут последний элемент, то нажатие [Tab] приведет к повторной активизации первого элемента. Таким образом, клавиша [Tab] обеспечивает циклический перебор управляющих элементов данного диалогового окна. Можно перебирать элементы и в обратном порядке; для этого предназначена комбинация [Shift]+[Tab].

Использование того или иного вида управляющего элемента определяется характером вводимой в него информации. Перечислим основные управляющие элементы.

9

Поле ввода используется для ввода текстовых строк. В активном поле ввода появляется мерцающая вертикальная черточка (клавиатурный курсор, или каретка), показывающая, куда будут вставляться символы, набираемые на клавиатуре.

Поле ввода с выпадающим списком отличается от обычного поля ввода наличием особой кнопки с маленьким треугольником, направленным вниз. При щелчке мышью на этой кнопке разворачивается список, содержащий набор наиболее часто используемых вариантов текстовых данных. Для того чтобы выбрать один из таких вариантов, достаточно развернуть список и щелкнуть мышью на нужном варианте. Выбрать элемент из списка можно и с помощью клавиатуры: для этого надо развернуть список, нажав комбинацию [Alt]+[ ], а затем, пользуясь клавишами со стрелками, выделить нужный вариант и нажать [Enter]. Если список вариантов достаточно велик, то при его разворачивании справа появляется полоса прокрутки (подобная той, которая указана на рисунке рядом со списком строк). В поле ввода с выпадающим списком обычно разрешается не только выбирать вариант данных из списка, но и вводить данные непосредственно с клавиатуры (как в обычное поле ввода).

Список строк отличается от раскрывающегося списка тем, что он не требует разворачивания; при этом данные можно выбирать только из указанных в списке.

Флажок используется в тех случаях, когда элемент данных может принимать только два значения («включен» или «выключен», «доступен» или «недоступен», «да» или «нет»). Признаком его установки является наличие «галочки». При щелчке на флажке мышью он переходит из одного состояния в другое (то есть из установленного в отключенное и наоборот). Если флажок является активным (в этом случае около его названия изображается рамка из точек), то перевести его в противоположное состояние можно также с помощью клавиатуры, нажав клавишу пробела.

Группа флажков позволяет визуально объединить несколько флажков, а также упрощает настройку флажков с помощью клавиатуры: после активизации группы флажков перемещаться по ним можно не только с помощью клавиш [Tab] и [Shift]+[Tab], но и используя клавиши со стрелками.

Переключатель (набор радиокнопок) используется в случае, когда элемент данных может принимать несколько взаимоисключающих значений. От набора флажков переключатель отличается тем, что в каждый момент времени может быть выбрано («включено») только одно из указанных в нем значений. В кружке, соответствующем выбранному значению, отображается черная точка. Для выбора другого значения достаточно щелкнуть на его названии (или на кружке) мышью или, предварительно активизировав переключатель, воспользоваться клавишами со стрелками.

Набор вкладок используется в ситуациях, когда все необходимые управляющие элементы не умещаются в одном диалоговом окне. Щелчок мыши на ярлычке той или иной вкладки выводит ее на передний план, то есть отображает в диалоговом окне те управляющие элементы, которые связаны с этой вкладкой. Для быстро-

10	Начальные сведения

го перебора вкладок можно использовать клавиатурные комбинации [Ctrl]+[Tab] (перебор вкладок слева направо) и [Ctrl]+[Shift]+[Tab] (перебор справа налево).

Кнопки, присутствующие в диалоговых окнах, обычно используются для завершающих действий. Так, нажатие на кнопку [OK] обеспечивает передачу сделанных настроек в программу и закрытие диалогового окна, а нажатие на кнопку [Отмена] закрывает диалоговое окно без изменения настроек программы (при этом все действия, выполненные в диалоговом окне, игнорируются). Вместо нажатия на кнопку [OK] можно нажать клавишу [Enter] (эта клавиша связывается с той кнопкой, которая имеет более толстую рамку — см. рисунок на с. 8); вместо нажатия на кнопку [Отмена] можно нажать клавишу [Esc]. В диалоговых окнах часто присутствует кнопка [Применить]. Нажатие на нее обеспечивает передачу настроек в программу без закрытия диалогового окна.

Используемые обозначения

Приведем примеры обозначений, используемых при описании различных приемов работы с программами:

•вызов команды меню: «Сервис | Язык | Расстановка переносов...» — означает, что надо выбрать команду меню «Сервис», в появившемся выпадающем меню выбрать команду «Язык», а в очередном меню (третьего уровня) выбрать команду «Расстановка переносов...» (наличие многоточия в названии команды означает, что при ее выполнении возникает диалоговое окно);

•нажатие на кнопку быстрого доступа: . При необходимости уточня-

ется, на какой панели инструментов находится данная кнопка, а также приводится текст ее всплывающей подсказки;

•ввод клавиатурной комбинации: [Ctrl]+[O]. При обозначении буквенной клавиши всегда указывается связанная с ней латинская буква;

•нажатие на «обычную» кнопку диалогового окна: [OK];

•ввод текста в поле ввода или в ячейку электронной таблицы: Счет 1.

При указании нескольких вариантов выполнения одного и того же действия

они разделяются связкой «или»: «Файл | Открыть...» или или [Ctrl]+[O]. Абзацы, снабженные заголовком с нумерацией (например, 1.1. ОТКРЫТИЕ

ФАЙЛА), посвящены описанию нового приема работы с программой. В дальнейшем при использовании этого приема дается ссылка на его описание, например: (см. 1.1). Нумерация приемов в каждой части пособия является независимой; она состоит из номера пункта и порядкового номера приема в пределах данного пункта. С помощью указателя, приведенного в конце пособия, можно определить, в каком упражнении описан данный прием и в каких упражнениях он используется или упоминается.

Если описываемый прием состоит из нескольких шагов, то для бóльшей наглядности он обычно оформляется в виде маркированного списка (см., например,