2. Нормативная основа делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных и корпоративных нормативных актов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Конституция Российской Федерации является главным нормативным документом государства и имеющим наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации. В ней зафиксирована система правовых актов, издаваемых высшими государственными органами. Так, в частности, в ст. 90 говорится о том, что Президент РФ издает указы и распоряжения. Статья 105 устанавливает положение о том, что федеральные законы принимает Государственная Дума. В ст. 115 устанавливается право Правительству РФ издавать постановления и распоряжения. Кроме того, ст. 71 и 72, посвященные разграничению предмета ведения федеральных и региональных органов власти, закрепляют определенные полномочия в законодательной сфере и т.д.

Как видим, Конституция РФ довольно основательно регулирует вопросы документального обеспечения.

Законы Российской Федерации. Их довольно много, но основными являются кодексы, поскольку вопросы документирования нашли отражение практически во всех кодексах Российской Федерации. Хотя кодексы по юридической силе не отличаются от обычных законов, они все же должны быть поставлены на первое место среди всех законов, регулирующих вопросы документирования, по той причине, что они если и регулируют данные вопросы, то, конечно, наиболее принципиальные.

Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. ГК РФ установил не только правовые основы деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Довольно много статей посвящено установлению требований к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. В ст. 142-144, 160 содержатся правила оформления ценных бумаг, письменной формы сделки. Большое место в ГК занимают нормы о договорах: их видах, форм и особенностях заключения, изменения и расторжения. Большой раздел Трудового кодекса (раздел III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, процессу документирования трудовых взаимоотношений. В Трудовом кодексе мы находим также определение и рассмотрение коллективного договора (ст. 40-44) а также такой вид документа, как соглашение и его разновидности. В ст. 66 ТК РФ мы обнаруживаем указания и еще об одном важнейшем виде документа - трудовой книжке.

Следует обратить внимание на статьи Уголовного кодекса РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество статей касаются охраны и защиты информации, рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации. В Уголовном кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов.

Отдельно Уголовный кодекс РФ оговаривает наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей.

В законодательстве проработан вопрос использования изображений Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации на бланках и печатях. Федеральный конституционный закон "О государственном гербе Российской Федерации" указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках.

Федеральный закон "О языках народов Российской Федерации"формулирует правила использования языков народов Российской Федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и в деятельности государственных органов, организаций, предприятий, учреждений.

Служба делопроизводства должна опираться и на Федеральный закон "О бухгалтерском учете", где указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по установленной форме. Вопросы сохранности бухгалтерских документов затрагивает ст. 17 данного закона, где устанавливаются минимальные сроки хранения для бухгалтерских документов.

В Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи.

Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Документирование регулирует Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав.

Указы Президента Российской Федерации Правовые акты, принимаемые Президентом РФ, развивают положения, зафиксированные в законах по вопросам документирования применительно к своей компетенции. Здесь можно назвать Указы Президента РФ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне", а также "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Постановления Правительства Российской Федерации, его нормативные акты принимаются во исполнение законов. Например, постановление Правительства "О первичных учетных документах" устанавливает круг подчиненных ему ведомств, обязанных разрабатывать и утверждать альбомы унифицированных форм первичных учетных документов и их электронных версий.

4.2. Характеристика специальных нормативных актов по делопроизводству (ГОСТы)

Основной массив ведомственных нормативных актов состоит из нормативных документов, разрабатываемых и принимаемых Госстандартом (ныне - Росстандарт). Его нормативные акты называются ГОСТами. Они касаются различных сторон документирования: оформления документов, их реквизитов, управлению документооборотом, ведению электронного делопроизводства, хранению и архивированию документов, изготовлению штампов и печатей.

ГОСТов довольно много. Классифицируют их по двум основаниям.

А) По уровню (юридической силе). Закон "О стандартизации" устанавливает различные категории стандартов:

- государственные стандарты (ГОСТы);

- отраслевые (ОСТы);

- региональные стандарты (РСТы).

Помимо указанных существуют еще и международные стандарты, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации. Некоторые из них, если пока и не применяются, реально оказывают влияние на документирование в России. Так, например, международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) пока не утверждены государственными органами, но их придерживаются многие и многие организации, особенно те, которые ведут дела с зарубежными партнерами.

Б) По содержанию.

- Нормативные акты по оформлению документов.

- Нормативные акты по организации делопроизводства.

- Нормативные акты по хранению документов.

- Нормативные акты по ведению делопроизводства в организациях.

Кратко охарактеризуем некоторые из государственных стандартов. 1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В нем изложен порядок оформления каждого реквизита - составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам. Этот ГОСТ должен быть настольной книгой любого, кто занимается созданием юридического документа. Он содержит практические рекомендации по оформлению документов и устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Он содержит положения об ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

3. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - это основной терминологический стандарт. 4. Заказывая печать организации, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". 5. При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914-72 "Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования".

Указанные ГОСТы касаются наиболее часто проводимых в делопроизводстве видов работ.

4.3. Корпоративные нормативные акты по делопроизводству

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается Инструкция по делопроизводству, она утверждается руководителем организации. В каждой организации принимается целый комплекс нормативных актов, посвященных различным вопросам ведения делопроизводства. Инструкция по делопроизводству составляет основу корпоративных актов, регулирующих документирование в организации. Структура Типовой инструкции по делопроизводству, перечень вопросов, которые в ней находят отражение:

1. Общие положения.

2. Документы организации и их виды.

3. Правила подготовки и оформления документов.

4. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции.

5. Контроль исполнения документов.

6. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.

7. Регистрация и индексация документов.

8. Организация работы с документами в структурных подразделениях.

9. Печатание и тиражирование документов.

10. Учет и хранение печатей, штампов.

11. Составление номенклатуры дел.

12. Формирование дел.

13. Экспертиза ценности документов.

14. Оформление дел.

15. Составление описей дел.

16. Оперативное хранение документов и дел.

17. Архивное хранение дел.

18. Приложения. При необходимости пользователь (организация) может эту схему наполнить необходимым ему содержанием в соответствии со спецификой своей организации.