5. Реквизиты документа

Реквизиты - обязательные сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать юридической силой. ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению. Стандарт распространяется на документы, как государственные, так и негосударственными организациями. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. В оформлении документов чаще всего используют следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;изображается на бланках:- Президента Российской Федерации;- палат Федерального Собрания;- Правительства Российской Федерации;- Конституционного Суда Российской Федерации;- Верховного Суда Российской Федерации;- центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);- федеральных судов;- Прокуратуры Российской Федерации;- Центрального банка Российской Федерации;- Уполномоченного по правам человека;- Счетной палаты;- дипломатических представительств и консульских учреждений.

2) Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов субъектов Российской Федерации. Речь идет о представительных и исполнительных органах власти республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, а также организаций в их подчинении.

3) эмблема организации или товарный знак- символическое графическое изображение на левом поле документа на уровне названия организации. облегчает поиск документа, но заменять ей наименование организации не допускается.

4) идентификационный номер налогоплательщика; (ИНН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5) наименование организации называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже и должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении). Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках, Московский государственный юридический университет (МГЮА).

6) наименование вида документа позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом "Наименование организации" - например, ПРИКАЗ.

7) дата документа - обеспечивает юридическую силу документа. Ей может быть дата подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Даты в документе оформляются так: день месяца, месяц, год: 22.08.2003. Допускается словесно-цифровым способом: 15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2003.07.05. Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (визы, отметка об исполнении документа и др.).

8) регистрационный номер документа проставляется на уровне даты - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов -порядковый номер в пределах календарного года.

9) место составления или издания документа; -учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений - например, с. Поповка, Ржевского района Тверской области. Сокращение "г." при названии "Москва", а также при названиях городов, оканчивающихся на "град" и "бург"не ставится.

10) адресат используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Написание почтового адреса по требованиям Правил оказания услуг почтовой связи: - наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка и т.п.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Адресат проставляется на бланке документа справа. При направлении в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже. Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией.

11) заголовок к тексту является обязательным для всех документов и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок к тексту выражает краткое содержание текста, его смысловую нагрузку. Например, Положение об акционерном собрании. Он может содержать и две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено (О создании комиссии по проверке.. О подготовке к…). Заголовок определяет тот, кто составляет текст документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров. Заголовок к тексту печатают без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится.

12) текст документа- основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Тексты документов большого объема подразделяются на части, которые могут нумероваться арабскими цифрами.

13) подпись является обязательным реквизитам и обеспечивает удостоверение документа, а также придает ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке.В состав подписи входят: - наименование должности лица, подписывающего документ; - его личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например, директор школы подпись И.С. Замятина. В вузах, научных учреждениях и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание - например, зав. кафедрой истории государства и права д.ю.н., проф. подпись Т.И. Иванов. Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не ставится перед наименованием должности предлог "за" или косую черту.

14) оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения должны быть установлены в Инструкции по делопроизводству организации. Часть реквизитов располагается до текста документа (адресат, место составления, вид документа, наименование и др.).

Реквизиты, располагающиеся после текста документа, таковы: подпись, дата, регистрационный номер, оттиск печати и др. Особенно внимательным надо быть оформлении таких важных реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, поскольку они придают документу юридическую силу. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.