6. Формы документирования (не понимаю, что это такое, поищи в Интернете, может формы документов, но в учебнике такого нет)

В процессе создания документа информация фиксируется на материальном носителе в знаковой форме. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации в знаковую форму или кодирование информации.

Для кодирования информации используются различные коды:

- алфавитный;

- цифровой;

- алфавитно-цифровой;

- рельефно-точечный и др.

Одним из основных свойств кода является его условность. Любой код представляет собой результат договоренности между людьми. Необходимым свойством кода является его понятность для всех участников коммуникации. В противном случае возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика или программно-технических средств и др. Выбор системы кодирования зависит от используемого материального носителя документированной информации и не зависит от свойств фиксируемой информации. Одна и та же информация может быть зафиксирована посредством самых разных кодов и знаковых систем.

В зависимости от выбора средств и технологий фиксации информации на материальном носителе различают способы документирования:

- текстовое;

- графическое;

- аудиовизуальное;

- электронное.

3. Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки..

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

4. Состав документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов.

Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением,

требованиями к содержанию и форме данного документа

5. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты по госТу р 6.30-2003

.01 - Государственный герб Российской Федерации;

· 02 - герб субъекта Российской Федерации;

· 03 - эмблема организации или товарный знак (знак

обслуживания);

· 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· 12 - место составления или издания документа;

· 13 - гриф ограничения доступа к документу;

· 04 - код организации;

· 14 - адресат;

· 05 - код формы документа;

· 15 - гриф утверждения

· 06 – наименование организации;

· 07 - справочные данные об организации;

· 08 - наименование вида документа;

· 09 - дата документа;

· 10 - регистрационный номер документа;

· 16 - резолюция;

· 17 - заголовок к тексту;

· 18 - отметка о контроле;

· 19 - текст документа;

· 20 - отметка о наличии приложения;

· 21 - подпись;

· 22 - гриф согласования документа;

· 23 - визы согласования документа;

· 24 - печать;

· 25 - отметка о заверении копии;

· 26 - отметка об исполнителе;

· 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· 28 - отметка о поступлении документа в организацию;

· 29 - отметка для автоматического поиска документа.