Какие данные следует располагать в строках, а какие — в столбцах?

Иногда это очевидно, но в основном более многочисленные данные располагают чаще в строках, чем в столбцах. Принимая решение, учтите также удобство считывания данных.

Например, в ориентированной по месяцам электронной таблице, подобной изображенной на следующем рисунке, названия месяцев можно расположить или в верхней строке, или одно под другим в левой части таблицы. Однако в данном случае расположение названий месяцев одно под другим облегчает просмотр таблицы на экране и ее размещение на странице при печати. Возможно, вы предпочтете, чтобы таблица была длинной, а не широкой, чтобы можно было пользоваться клавишами Page Up и Page Down для перемещения по экрану.

Электронная таблица на этом рисунке содержит только четыре столбца с данными, но если в таблице приводятся данные по многим категориям, число которых превышает количество месяцев, то, возможно, будет лучше расположить названия месяцев в заголовках столбцов. При горизонтальной ориентации данные, приведенные в предыдущей таблице, также будут работать, но вам придется выполнять прокрутку вправо, чтобы просмотреть все данные, как показано на следующем рисунке.

Обычно данные, собираемые в таблице, располагают в строках сверху вниз, т. е. строят длинную и узкую таблицу. Конечно, допустимо создать короткую и широкую таблицу (всего несколько строк и много столбцов), но позднее об этом можно пожалеть. С короткой и широкой таблицей неудобно работать, поскольку постоянно приходится пользоваться прокруткой вправо, чтобы найти нужные сведения, или разбираться с обрывами столбца при печати.

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Для изменения формы электронной таблицы после того, как она была заполнена данными, потребуется много времени. А ведь ее можно было бы построить по-другому с самого начала.

Потребуется ли распечатывать электронную таблицу?

Прежде чем начать работать над электронной таблицей, необходимо также спросить себя, нужно ли будет распечатывать эту таблицу. Возможно, вам не стоит волноваться о распечатке, если, например, электронная таблица будет использоваться только для хранения сведений или в справочных целях.

Если будет нужно распечатывать таблицу, подумайте, как будут выглядеть данные и как таблица будет размещена на бумаге. Это имеет большое значение для общей формы электронной таблицы. Например, электронная таблица с горизонтальной ориентацией, показанная на предыдущем рисунке, займет в печатном виде два листа бумаги, даже если вы зададите альбомную ориентацию в диалоговом окнеПараметры страницы (меню Файл, команда Параметры страницы). Вторая страница распечатанной таблицы будет содержать некоторые итоги по месяцам, но названия регионов будут отсутствовать, если вы не используете параметр Печатать на каждой странице на вкладке Лист, чтобы заголовки повторялись на каждой странице.

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Для больших электронных таблиц, имеющих горизонтальную или вертикальную ориентацию, повторение строк или столбцов с заголовками на каждой распечатанной странице абсолютно необходимо, чтобы таблица была понятна.